Создание централизованной системы управления общественными финансами и ведения бухгалтерского учета в Порецком районе Чувашской Республики
С. В. СОКОЛОВ, руководитель департамента бухгалтерского учета и консолидированной отчетности «Кейсистемс»
В рамках программы повышения эффективности бюджетных расходов Чувашской Республики и реализации программы по созданию муниципального сегмента «Электронного бюджета» в Порецком районе Чувашской Республики была внедрена комплексная система централизованного бухгалтерского учета на базе программного комплекса «Смета-СМАРТ» (разработчик — компания «Кейсистемс»).
До начала реализации данного проекта ведение бухгалтерского учета в масштабах муниципального образования осуществляло несколько организаций: районный отдел образования, МБУ «Централизованная бухгалтерия Порецкого района», администрация Порецкого района, финансовый отдел администрации Порецкого района. Для автоматизации их деятельности использовались различные решения как в области бухгалтерского учета и заработной платы, так и в области отчетности.
В результате проведенной оптимизации была создана одна централизованная бухгалтерия на базе МБМЦУ «Централизованная бухгалтерия Порецкого района», которая взяла на себя ведение бухгалтерского учета всех учреждений района, а это 43 учреждения, из которых 4 автономных, 13 казенных и 26 бюджетных учреждений.
Регина Ивановна НИКОЛАЕВА, главный бухгалтер Министерства финансов Чувашской Республики:«Основной принцип, который мы хотели реализовать в рамках данного «пилота», заключается в однократности ввода всех первичных документов и их обработке в режиме реального времени в рамках единой интегрированной системы управления общественными финансами. Мы справедливо предположили, что внедрение данного принципа позволит существенным образом разгрузить как сотрудников учреждений, так и работников централизованной бухгалтерии, исключит возможные человеческие ошибки и гармонизирует все бизнес-процессы, которые охватывают данную сферу.С развитием информационных технологий осуществление этого принципа стало реальным. Уже сейчас на ранних этапах реализации проекта сотрудники бухгалтерии отмечают положительные тенденции, связанные с уменьшением ручного труда по вводу информации, автоматической генерации результирующей отчетности и общим повышением качества ведения бухгалтерского учета.
В качестве программного средства для автоматизации деятельности ЦБ была выбрана система «Смета-СМАРТ» — централизованное интернет-решение для автоматизации бухгалтерского учета в учреждениях всех типов. Комплекс предназначен для централизации бухгалтерского и бюджетного учета региональными ГРБС и финансовыми органами муниципальных образований, государственными (муниципальными) учреждениями и организациями, имеющими подведомственную сеть или обособленные подразделения, межотраслевыми центрами бюджетного учета (централизованными бухгалтериями), отраслевыми министерствами и ведомствами. Система имеет модульную структуру и состоит из следующих компонентов: бухгалтерский учет, отчетность, подсистема информационной безопасности, подсистема интеграции и подсистема защищенного документооборота.
Помимо целей объединения ЦБ и оптимизации штатной структуры основной задачей пилотного проекта стала интеграция комплекса бухгалтерского учета с подсистемами исполнения бюджета, отчетности, муниципальных закупок, планирования бюджета, используемыми как в финансовом органе Порецкого района, так и в Минфине ЧР.
Поскольку один из основных принципов концепции «Электронный бюджет» предусматривает реализацию сквозных бизнес-процессов, интеграции подлежат все информационные потоки, которые используются в деятельности учреждений и финансового органа Порецкого района. К ним относятся такие документы, как заявки на кассовый расход, платежные документы, заявки на получение наличных, документы по санкционированию, договоры и контракты, заявки на закупки, отчетность и др. Конечно, амбициозные планы такого масштаба не реализуются в течение столь короткого времени. Однако уже сейчас на примере отчетности можно сделать выводы о значимости и пользе данных процессов для конечных пользователей.
Пример интеграции подсистем
Бухгалтер учреждения в системе «Смета-СМАРТ» вводит документ «Заявка на кассовый расход» (далее ЗКР). Документ моментально появляется в базе данных финансового органа (далее ФО), где в автоматическом режиме проходит его контроль. Если контроль выдал ошибки, то в учреждении в «Смета-СМАРТ» у документа появляется соответствующий статус, и бухгалтер учреждения может посмотреть протокол контроля документа. В случае успешного прохождения предварительного контроля операционист ФО может сразу увидеть этот документ в системе «Бюджет-СМАРТ» (применяется для автоматизации процесса исполнения бюджета). Сотрудник ФО может принять этот документ к исполнению или забраковать его с указанием причины. В этом случае в «Смета-СМАРТ» у документа также появится соответствующий статус. Если документ успешно прошел все проверки, то он включается в рейс и отправляется в банк или казначейство. Затем ФО получает выписку по счету бюджета, свидетельствующую о выполнении платежа. После обработки выписки сотрудником ФО формируется выписка по лицевому счету, которая автоматически попадает в систему «Смета-СМАРТ», и у заявок, включенных в эту выписку, появится отметка об исполнении и дата выполнения операции.
Уже сейчас, например, отчетность всех учреждений Порецкого района генерируется на основании первичных документов в единой базе консолидированной отчетности Министерства финансов Чувашской Республики в режиме реального времени без какого-либо ручного участия пользователей. Это позволяет избегать возможных ошибок в части как формирования, так и передачи отчетности и гарантированно получать своевременную и достоверную регламентированную отчетность в любой момент времени.
Николай Яковлевич КУТОРКИН, заместитель главы администрации по социальным вопросам — начальник финансового отдела:«Оптимизация ведения бухгалтерского учета с применением единого программного решения создает базу для внедрения единой учетной политики, плана счетов, структурного классификатора хозяйственных операций, а также единых жестких регламентов работы с контролем их соблюдения в реальном времени, что приводит к существенному повышению качества учета в учреждениях.В процессе реализации пилотного проекта нам удалось перевести ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности на качественно новый уровень. Мы получили возможность полного контроля всех процедур ведения бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии района в режиме реального времени с возможностью оперативной корректировки.
Следующая немаловажная задача, которую мы перед собой ставим, — обеспечить 100 % организаций района удаленными рабочими местами для ввода первичных данных с подписанием электронной подписью для осуществления безбумажного документооборота с ЦБ. Это позволит сократить транспортные расходы на доставку документов и существенно ускорит документооборот».
В дальнейших планах развития данного проекта — интегрировать систему бухгалтерского учета с системой финансового контроля и таким образом перейти от карательных мер по факту уже случившихся различных нарушений к их профилактике на базе интерактивного автоматизированного текущего контроля установленных нормативов, регламентов, отраслевых и специальных требований в области бухгалтерского и управленческого учета.