Хранение (сохранность) и передача бухгалтерских документов в архив

А. Л. Станиславская

Каждому бухгалтеру известно, что соблюдать правила ведения и сохранности документации чрезвычайно важно. Поэтому в данной статье рассмотрим, каким образом следует подготовить документы, подлежащие передаче в архив, чтобы обеспечить сохранность информации, содержащейся в бухгалтерской документации.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации из первичных документов для отражения на счетах бухгалтерского учета. В регистрах бухгалтерского учета отражаются хозяйственные операции в хронологической последовательности, где группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Ответственность за составленные первичные учетные документы и их соответствие указанным фактам хозяйственной жизни несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Информация о хозяйственных операциях за определенный период в сгруппированном виде из регистров бухгалтерского учета переносится в бухгалтерскую и налоговую отчетность, где в дальнейшем учреждение должно обеспечить сохранность данных документов.

Правовая база

При организации обеспечения сохранности документов следует руководствоваться следующими нормативными актами: 

• Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ) — передача документов на постоянное хранение в архив, хранение, учет, комплектование архивных документов;
• приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само­управления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень);
• Закон от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
• Налоговый кодекс;
• Гражданский кодекс.

Правила хранения

Правила хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета состоят в следующем:

• первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив;
• первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером;
• бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность;
• порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации);
• обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены;
• сроки хранения документов, которые образуются в хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, утверждаются учетной политикой учреждения;
• сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер государственного (муниципального) учреждения;
• в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
• по истечении установленных сроков хранения документы уничтожаются в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 

Сроки хранения документов

Хранение бухгалтерской документации устанавливает Закон № 402-Ф, согласно статье 29 которого первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Поэтому при определении срока хранения государственные (муниципальные) учреждения должны руководствоваться Перечнем.

Согласно данному Перечню подавляющее число первичных бухгалтерских документов должно храниться организацией в течение пяти лет, но для некоторых документов есть примечание: «При условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы.

Документы постоянного срока хранения государственными (муниципальными) учреждениями должны храниться в течение срока, установленного Перечнем типовых управленческих архивных документов и статьей 22 Закона № 125-ФЗ. Срок хранения кадровой документации установлен Перечнем для кадровой документации — ее хранение производится в течение 75-летнего срока. Отметим, что срок хранения личных карточек работников установлен в 75 лет (ст. 658 Приказа № 558).

Обратите внимание, что в отношении такой документации, как годовая бухгалтерская отчетность, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы, приложения к ним, а также пояснительные записки, Перечнем установлен постоянный срок хранения.

Отсчет по установлению Перечнем сроков хранения осуществляется с 1 января года, следующего за годом принятия документов к учету. Так, для документов, составленных (принятых к учету) в 2013 году, сроки хранения следует отсчитывать с 1 января 2014 года.

Сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, учреждение должно обеспечить в течение четырех лет, что указано в статье 23 Налогового кодекса.

В статье 196 Гражданского кодекса указан период, за который могут потребоваться документы: «Общий срок исковой давности устанавливается в три года».

Кроме того, в течение пятилетнего срока после последнего использования для составления отчетности бюджетное учреждение должно хранить учетную политику с приложениями и программы машинной обработки данных.

Порядок уничтожения и архивирование документов

Ежемесячно бухгалтерией обрабатываются первичные бухгалтерские документы, которые в дальнейшем комплектуются в хронологическом порядке. Комплектование дел предусматривает подборку, распределение документов в деле и определенное расположение документов внутри дела (по датам, по проведенным и исполненным хозяйственным операциям). Сначала следует основной документ и приложения, затем — все остальные. Кроме того, особого внимания заслуживают прошивка, оформление обложки, на которой проставляются код и наименование подшитых документов. Помимо этого оформление дел предусматривает полное и сокращенное наименования учреждения согласно Уставу. Прошитое дело скрепляют при помощи печати и заверяют подписью руководителя. Все бухгалтерские документы подлежат обязательному переплету — это может осуществляться либо самостоятельно учреждением, либо с помощью специализированных компаний, оказывающих подобные услуги. Согласно приказу Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» такие расходы будут относиться на подстатью 226 «Прочие работы, услуги».

Для отбора дел на хранение и для уничтожения документов в бюджетном учреждении создается комиссия, которая утверждается руководителем учреждения на основании приказа, и приглашаются работники архива для экспертизы ценности документов, то есть для изучения документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное или краткосрочное хранение. Документы длительного хранения принимают по описи, временные принимают по номенклатуре. Номенклатура представляет собой сводный перечень дел, сдающихся в архив. В нем указывают реквизиты и краткую информацию, такую как индекс дела, его наименование (годовые отчеты), количество и срок хранения. Документ оформляют в виде таблицы, согласовывают с руководителем и заверяют комиссией.

В ходе своей работы комиссия подготавливает акт «О перечне документов, подлежащих уничтожению», группируя при этом документы по признаку однородности. По результату работы оформляется акт «Об уничтожении документов».

Например, в актах прописываются следующие данные:

— дата составления;
— члены комиссии;
— перечень документов на списание;
— подписи членов комиссии.

Далее документы, подготовленные для уничтожения, государственное (муниципальное) учреждение сдает в макулатуру.

Вся процедура по уничтожению и архивированию документов, а также документы по ее оформлению должны быть прописаны в учетной политике бюджетного учреждения.

Пример 1
Автономное учреждение заключило договор на сумму 20 000 руб. с архивным управлением по подготовке документации для передачи в архив. Оплата будет производиться за счет дополнительных платных услуг.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 2 401 20 226
«Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит 2 302 26 000
«Расчеты по прочим работам, услугам»
— отражены расходы, связанные с подготовкой документации для передачи в архив, согласно выставленному акту оказанных услуг на сумму 20 000 руб.;

Дебет 2 302 26 000
«Расчеты по прочим работам, услугам»
Кредит 2 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
— оплата услуги по подготовке документации для передачи в архив 20 000 руб.

Одновременно 20 000 руб., списанных с лицевого счета автономного учреждения, отражаем на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (п. 367 Инструкции № 157н).

Ответственность за нарушение хранения документов

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Руководитель и главный бухгалтер за несоблюдение сохранности документов несут ответственность, которая устанавливается статьей 27 Закона № 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством.

Руководитель государственного (муниципального) учреждения несет ответственность за нарушение порядка хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер учреждения.

Статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает предупреждение или наложение административного штрафа на физических или должностных лиц в размере от ста до пятисот рублей за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц.

Cтатья 120 Налогового кодекса утверждает, что отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два и более раз в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. В соответствии со статьей 111 Налогового кодекса лицо не несет ответственности за совершение налогового правонарушения, если установлено, что нарушение обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами.

При утрате документов в результате чьих-либо неправомерных действий необходимо подтверждение данного факта правоохранительными органами в виде акта. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами в виде справок, актов и протоколов. В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с положением о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.