В новый учебный год — с электронными учебниками

Л. А. Лаптева

Идти в ногу со временем, совершенствовать инновационный потенциал образовательного учреждения, модернизировать образовательный процесс, развивать информационно-коммуникационные технологии — все это является одним из условий обеспечения качества образования. В данной статье рассмотрим вопросы, стоящие перед образовательным учреждением по приобретению и учету учебников в электронном виде.

Одной из основных задач образовательных учреждений является обеспечение учащихся учебниками. Образовательные программы меняются, учебники устаревают, приходят в негодность, поэтому требуется их постоянное обновление. Порядок формирования федерального перечня учебников, рекомендуемых к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, установлен приказом Минобрнауки России от 5 сентября 2013 г. № 1047 «Об утверждении Порядка формирования федерального перечня учебников, рекомендуемых к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования». 

Модернизация системы общественного образования, создание комплекса новых образовательных технологий и инструментальных средств, в которые входят современные библиотечные комплексы, информационные образовательные технологии, электронные учебники, системы удаленного доступа для дистанционного образования, специализированное учебное оборудование, обеспечивает развитие учащихся на современном уровне и повышает качество образования. В данной статье речь пойдет об обеспечении учащихся электронными учебниками.

Основание для приобретения

Учебные заведения, осуществляющие образовательную деятельность, в целях обеспечения реализации образовательных программ формируют библиотеки, в том числе цифровые (электронные), обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам. В связи с этим учебные заведения должны быть укомплектованы учебниками, учебными пособиями, методическими и периодическими изданиями по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям) как в печатной, так и в электронной форме (п. 1 ст. 18 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации») для обеспечения педагогов и учащихся современными техническими средствами получения информации.

Учет электронных экземпляров в библиотеке

Использование электронных учебников на базе электронных мобильных устройств (ноутбуков, флеш-карт, настольных и планшетных компьютеров, устройств для чтения электронных книг, мобильных телефонов и т. д.) необходимо для удобства применения и получения эффективного результата в учебном процессе как учащимися, так и учителями, поэтому образовательные учреждения периодически пополняют и мобилизуют библиотечный фонд.

Отметим: электронные версии учебников должны разрабатываться издательствами, входящими в федеральный перечень литературы , рекомендованной к использованию в образовательном процессе общеобразовательных учреждений, реализующих программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию.

Порядок учета учебников в электронном виде, входящих в состав библиотечного фонда, осуществляется на основании приказа Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее — Порядок № 1077), где пунктом 3.4 установлено, что к электронным учебникам относятся документы, размещаемые: 

• на съемных носителях, выпускаемые в виде определенного количества идентичных экземпляров переносимых машиночитаемых носителей информации (компакт-диски, флеш-карты);
• на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети;
• на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки, на устройствах для чтения электронных книг (инсталлированные документы). 

В соответствии с Порядком № 1077 единицами учета учебников в электронном виде являются: 

• экземпляр и название электронного учебника на съемном носителе, учитывается как отдельный экземпляр, то есть каждый автономный объект (компакт-диск). Так же могут учитываться приложения к учебнику, выполняющие самостоятельные функции, используемые в работе отдельно от основного издания. Не учитываются как отдельные экземпляры компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) для учебника и являются его неотъемлемым приложением;
• экземпляр (условная единица учета) и название для сетевых локальных и инсталлированных документов, учитывается как одна единица пополняемого и обновляемого электронного учебника. Экземпляром является единица учета контента в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно. 

Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда, независимо от вида носителя, и ведется он в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном или электронном виде. Суммарный и индивидуальный учет фонда производится структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки (п. 1.4, 1.5, 1.6 Порядка № 1077).

По общему правилу учебники в электронном виде выбывают из библиотечного фонда в случае морального износа, введения новых образовательных программ и методик, при несоответствии техническому и программному обеспечению. Электронные учебники удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения.

Положение

Для систематизации библиотечного и бухгалтерского учета учебному заведению необходимо в рамках формирования своей учетной политики разработать Положение об учете документов в электронном виде в составе библиотечного фонда, в котором следует отра­зить следующее: 

• общее положение, содержащее принципы организации и ведения учета, регистрации, хранения учебной литературы, книг, документов в электронном виде;
• порядок поступления электронных учебников, пособий, книг и документов в библиотечный фонд;
• порядок выбытия электронных учебников, пособий, книг и документов из библиотечного фонда;
• организацию внутреннего контроля (проверка наличия электронных учебников, пособий, книг и документов в составе библиотечного фонда).

Пример 1
Приведем один из пунктов Положения «Об учете документов в электронном виде в составе библиотечного фонда»:

Учет поступления электронных учебников, пособий, книг и документов в библиотечный фонд

1. Электронные учебники, пособия, книги и документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).

2. Учебники, пособия, книги и документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.

3. Прием учебников, пособий, книг и документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).

4. Оценка стоимости электронных периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.

5. Электронные учебники, пособия, книги и документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.

6. Электронные учебники, пособия, книги и документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.

7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Заключаем договор (контракт)

Закупка электронных учебников осуществляется согласно утвержденному на финансовый год плану финансово-хозяйственной деятельности. Учреждению необходимо своевременно подготовить документы в составе конкурсной документации, размещая заказ на электронной площадке для последующего проведения торгов. Помимо выхода на торги образовательное учреждение может заключить договор на сумму, не превышающую четырехсот тысяч рублей, при этом годовой объем закупок, которые учебное заведение вправе осуществить на основании пункта 5 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ

«О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ), не должен превышать пятидесяти процентов совокупного годового объема закупок и составлять более чем двадцать миллионов рублей (Закон от 4 июня 2014 г. № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).

После проведения электронных торгов учебное заведение заключает договор (контракт) в пределах полномочий, переданных учреждению органами местного самоуправления (ст. 15 Закона № 44-ФЗ).

Бухгалтерский учет

Вся литература, хранящаяся на бумажных и электронных носителях, составляющая фонд библиотеки, входит в состав основных средств. Поэтому приобретение для пополнения библиотечного фонда файлов электронной версии учебников, применяющихся в деятельности учреждения в течение длительного времени, то есть более 12 месяцев, следует отнести к основным средствам.

Учет учебников в электронном виде в бухгалтерском учете всех типов учреждений ведется на основании инструкций бюджетного учета, утвержденных приказами Минфина России, на счете 0 101 27 000 «Библиотечный фонд — особо ценное движимое имущество учреждения» или 0 101 37 000 «Библиотечный фонд — иное движимое имущество учреждения» — по решению созданной в учреждении комиссии по принятию и выбытию активов на постоянной основе.

Первоначальная стоимость библиотечных фондов формируется на счете 0 106 21 000 «Вложения в особо ценное движимое имущество учреждения» или 0 106 31 000 «Вложения в иное движимое имущество учреждения».

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», расходы по оплате договора (контракта), предметом которого является приобретение электронных учебников для формирования библиотечного фонда, следует отражать по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. 

Пример 2
Бюджетное образовательное учреждение к первому сентября 2014 года приобрело электронные учебники на сумму 42 500 руб. для пополнения библиотечного фонда, в состав которых входят планшеты с полным комплектом установленных учебников для седьмого класса, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного (муниципального) задания. Комиссией было установлено и утверждено принятие к учету электронных учебников в составе особо ценного движимого имущества.

Принятие к учету электронных учебников бухгалтер отразит следующими записями:

Дебет 4 106 21 310
«Увеличение вложений в основные средства — особо ценное движимое имущество учреждения»
Кредит 4 302 31 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
— сформирована первоначальная стоимость электронных учебников на сумму 42 500 руб.;

Дебет 4 101 27 310
«Увеличение стоимости библиотечного фонда — особо ценного движимого имущества учреждения»
Кредит 4 106 21 410
«Уменьшение вложений в основные средства — особо ценное движимое имущество учреждения»
— приняты к учету электронные учебники на сумму 42 500 руб.

Согласно нормам Инструкции № 157н начисление амортизации начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо его выбытия (в том числе по основанию списания объекта с бухгалтерского учета).
Бухгалтерские записи по начислению амортизации будут следующими:

Дебет 4 401 20 271
«Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов»
Кредит 4 104 27 410
«Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда — особо ценного движимого имущества учреждения»
— начислена амортизация в размере 100 % балансовой стоимости на сумму 42 500 руб.