Новая кассовая дисциплина
Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства утвержден указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У(далее — Указания № 3210-У). Этим документом отменено ранее действовавшее положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Порядок № 373-П).
1 июня 2014 года вступил в силу документ, который определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (кроме банков), а также индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. В отношении получателей бюджетных средств в абзаце 3 пункта 1 Указаний № 3210-У регламентировано, что при ведении кассовых операций они руководствуются документом, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.
В настоящее время в государственных учреждениях кассовые операции ведутся в соответствии с рядом документов:
- Закон от 6 декабря 2010 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ);
- постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»;
- приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
- приказ Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства»;
- приказ Федерального казначейства от 10 октября 2008 г. № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов»;
- Указания № 3210-У.
Лимит остатка наличных денег
Исходя из уставной деятельности, с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денег, учреждения вправе самостоятельно определять лимит остатка наличных денег в кассе. Формулы расчета лимита остатка наличных остались прежними:
с учетом объемов поступлений
L = V : P × Nc,
где:
L — лимит остатка наличных денег в рублях;
V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P — расчетный период, определяемый учреждением, за который учитывается объем поступлений наличных денег, за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
Nc — период времени между днями сдачи учреждением в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Период не должен превышать семи рабочих дней. В случае если в месте расположения организации отсутствует банк, то период не должен быть более чем четырнадцать дней. В случае действия непреодолимой силы период Nc определяется после его прекращения;
с учетом объемов выдачи наличных денег
L = R : P × Nn,
где:
L — лимит остатка наличных денег в рублях;
R — объем выдачи наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях с учетом наличности, хранящейся в кассах обособленных подразделений, если они самостоятельно не сдают средства на банковские счета;
P — расчетный период, определяемый учреждением, за который учитывается объем поступлений наличных денег, за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
Nn — период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Период не должен превышать семи рабочих дней. В случае если в месте расположения организации отсутствует банк, то период не должен быть более чем четырнадцать дней. В случае действия непреодолимой силы период Nn определяется после его прекращения.
Указаниями № 3210-У внесены изменения для учреждений, имеющих обособленные подразделения. Причем указано, что такое подразделение может быть оборудовано хотя бы одним рабочим местом. Следует обратить внимание: учреждения, в состав которых входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу учреждений, определяют лимит остатка наличных денег с учетом лимитов, установленных этим обособленным подразделениям.
Ранее отдельный лимит надо было устанавливать только для обособленных подразделений, которым открыты отдельные счета (п. 1.2 Порядка № 373-П). Теперь всем обособленным подразделениям, сдающим наличную выручку на счета, открытые юридическому лицу в банке, а не в головное учреждение, нужно установить лимит остатка наличных денег (абз. 4 п. 2 Указаний № 3210-У) в порядке, предусмотренном для юридических лиц. То есть у подразделения будет свой лимит кассы, отдельный от лимита остатка наличных денег по учреждению, который нужно утвердить отдельным приказом.
В случае если головное учреждение принимает в свою кассу наличные деньги от своих обособленных подразделений, то при установлении лимита остатка наличных денег юридическое лицо должно учесть лимиты остатка наличных денег в своих обособленных подразделениях. Таким образом, у юридического лица, являющегося головным учреждением, устанавливается один лимит, и его величина распределяется между всеми обособленными подразделениями. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется головным учреждением такому подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.
Как и раньше, предусмотрены случаи превышения установленного лимита остатка наличности:
- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- в день получения наличных с банковского счета на цели, указанные выше;
- в выходные и праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций.
В иных случаях превышение учреждениями средств в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
ВНИМАНИЕ
Формула для расчета лимита остатка наличных в новых правилах останется прежней. Но приказы учреждений об утверждении лимита были составлены в соответствии с нормами Порядка № 373-П. Поэтому с 1 июня необходимо утвердить приказ со ссылкой на Указания № 3210-У.
Наличные деньги, поступившие в кассу учреждения за проданные товары, выполненные работы, а также депонированная заработная плата или иные выплаты уполномоченные представители юридического лица обязаны сдавать в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет.
Для обособленного подразделения головное учреждение должно установить порядок сдачи наличных — в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица (п. 3 Указаний № 3210-У).
Ранее в пункте 1.5 Порядка № 373-П указывалось, что для зачисления, перечисления или перевода на банковский счет деньги можно сдавать в организацию федеральной почтовой связи. В Указаниях № 3210-У такой порядок не оговаривается.
ВНИМАНИЕ
Определены требования к программно-техническим средствам, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России. Они должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков таких банкнот, перечень которых установлен Банком России. Эта норма вступит в силу с 1 января 2015 года.
Кассовые ордера и книга
Проект Указаний № 3210-У предполагал утвердить новые формы кассовых документов. Но в итоговом документе такие приложения отсутствуют. Поэтому для учета кассовых операций в учреждениях применяются унифицированные формы, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
Теперь документы, отражающие кассовые операции, могут быть оформлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Хранение и тех и других видов документов организуется руководителем.
На бумажном носителе
Документы оформляются от руки или с применением технических средств и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправлений.
В электронном виде
Документы оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается (п. 4.7 Указаний № 3210-У).
Как и прежде, прием в кассу наличности и ее выдача компании оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) (далее — кассовые документы). Кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера) (п. 4.2 Указаний № 3210-У).
Подписываются указанные документы главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если руководитель лично оформляет кассовые операции, то тогда и кассовые документы он подписывает сам (п. 4.3 Указаний № 3210-У). Обращаем внимание, что в действующих формах расходных ордеров предусмотрены подписи и руководителя, и главного бухгалтера. Таким образом, требование заполнения всех реквизитов в первичных учетных документах будет выполнено в случае личного оформления руководителем кассовых операций. В этом случае руководитель поставит подпись по строке «Руководитель», а также по строке «Главный бухгалтер».
Приходные кассовые ордера
В пункте 5.1 Указаний № 3210-У подробно описаны действия кассира при принятии наличных денег. В целом процедура не изменилась. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает указанный документ, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру оттиск печати (штампа) и отдает ее (квитанцию) вносителю денег. Таким образом, из нового порядка следует, что кассир вправе не подписывать квитанцию к приходному ордеру, а только ставит штамп. Учитывая, что на квитанции к приходному ордеру (ф. 0310001) есть место для подписи кассира, то при получении квитанции необходимо проверить указанную подпись.
До вступления в силу Указаний № 3210-У не было указано — надо ли по окончании кассового дня на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Законом № 54-ФЗ, оформлять отдельный приходный кассовый ордер на каждую операцию, или можно составить один ордер в конце рабочего дня на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента). Так как не было ни прямого запрета, ни разрешения, на практике встречались оба варианта. Новый порядок уточнил, что на все бланки строгой отчетности по окончании дня кассир учреждения вправе оформить один приходный кассовый ордер (п. 5.2 Указаний № 3210-У). То есть узаконено право учреждения на выбор порядка отражения приходных операций.
Расходные кассовые ордера
В пункте 4.3 Порядка № 373-П при описании процедуры выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру было указано, что при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает. Теперь же сумма, предназначенная к выдаче, может быть сразу указана в расходном ордере прописью и цифрами. Получатель будет только ставить подпись. Это следует из пункта 6.2 Указаний № 3210-У.
Кассовая книга
Разъяснен еще один вопрос, касающийся кассовой дисциплины, — обязательно ли составлять листы кассовой книги за дни, в которые не было кассовых операций (пустые, не заполненные). В Порядке № 373-П было указано, что при отсутствии кассовых операций остаток наличных денежных средств на конец рабочего дня соответствует остатку предшествующего дня. Из формулировки неясно, надо ли дублировать остаток в кассовой книге каждый день, то есть составлять «пустые» листы книги, или только в те дни, когда было движение денежных средств по кассе. Неясная позиция могла быть основанием для споров. В действующем документе прямо сказано, что если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовую книгу не осуществляются (п. 4.6 Указаний № 3210-У).
Упростились правила передачи кассовой книги из обособленных подразделений в головное учреждение, которое получило право самостоятельно определять, с какой периодичностью подразделения будут передавать в головное учреждение копию листа кассовой книги (п. 4.6 Указаний № 3210-У). В этом случае необходимо учесть сроки составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности и передать документы до ее составления (в срок). Ранее подразделения передавали в головное учреждение второй экземпляр листа кассовой книги ежедневно (п. 5.6 Порядка № 373-П).
Исправления возможны
Нормами пункта 2.1 Порядка № 373-П не допускалось внесение исправлений в кассовые документы. Про остальные формы указаний не было, то есть вообще не было норм, которые разрешали исправления в каком-либо документе (не кассовом). Таким образом возникала неоднозначная ситуация. Теперь она разрешена.
Обратимся к Указаниям № 3210-У. Согласно пункту 4.1
Указаний № 3210-У к кассовым документам отнесены приходные кассовые ордера (ф. 0310001) и расходные кассовые ордера (ф. 0310002). В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления (п. 4.7 Указаний № 3210-У).
Итак, нельзя исправлять:
приходный кассовый ордер (ф. 0310001);
расходный кассовый ордер (ф. 0310002).
Можно вносить исправления в:
кассовую книгу;
книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
платежную ведомость;
расчетно-платежную ведомость;
авансовый отчет. •
ВНИМАНИЕ
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:
на должностных лиц — в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).