Опыт построения системы сбора консолидированной отчетности в Чувашской Республике
В 2013 году в рамках реализации Концепции создания и развития государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «Электронный бюджет» Чувашская Республика в качестве пилотного субъекта Российской Федерации приняла участие в мероприятиях по совершенствованию процедур сбора, свода и консолидации бюджетной отчетности, что повлияло на повышение качества составления и представления отчетности об исполнении консолидированного бюджета Чувашской Республики и бухгалтерской отчетности государственных и муниципальных учреждений и как следствие привело к повышению качества финансового менеджмента.
Как все начиналось
Сегодня основы современной системы управления общественными финансами Чувашии сформированы на базе информационно-технологической инфраструктуры Министерства финансов Чувашской Республики. Применение современных средств управления бюджетным процессом основывается на принципах стандартизации, управляемости и прозрачности общественных финансов. Все этапы бюджетного процесса в Чувашии на уровне республиканского бюджета и бюджетов муниципальных образований на данный момент автоматизированы и связаны единой методологией и учетной политикой. В Чувашской Республике насчитывается 21 муниципальный район, 5 городских округов и 291 поселение. На территории Чувашской Республики 599 казенных, 1489 бюджетных и 158 автономных учреждений.
Структура административно-территориального деления Чувашской Республики определила механизм сбора бюджетной отчетности и его актуализацию в программном комплексе «Свод-СМАРТ» (разработчик ООО «Кейсистемс»). В целях обеспечения интеграции процессов составления и исполнения консолидированного бюджета Чувашской Республики, а также бухгалтерской отчетности государственных и муниципальных учреждений на первоначальном этапе одним из основных моментов было создание справочника учреждений, который включал в себя такую информацию, как полное и краткое наименование субъекта отчетности, ИНН, КПП, ОКАТО, код элемента бюджета, код главы по БК и полное наименование вышестоящего субъекта отчетности. При этом каждому субъекту отчетности был присвоен уникальный 8-значный код. Благодаря созданию данной виртуальной бюджетной иерархии был реализован последовательный сбор отчетности, начиная с самых «низов», и упрощена автоматизация процедур свода отчетности на вышестоящие уровни как по всему субъекту в целом, так и по территориальным образованиям в частности.
Успешный сбор по пилотным субъектам всех месячных и годовых форм отчетности на всех уровнях созданного «дерева» позволил не только отработать процедуры организации параллельного сбора, свода и консолидации отчетности, но и максимально автоматизировать все процедуры формирования отчетности.
Таким образом, после отладки механизма сбора, свода и консолидации отчетности на двух пилотных субъектах Минфином Чувашии был разработан график подключения остальных публично-правовых образований и главных администраторов средств бюджета Чувашской Республики. В этих целях осуществлена авторизация пользователей в информационной системе и проведены обучающие семинары. За довольно короткий срок процесс сдачи месячной отчетности был отработан в полном объеме, и было принято экспериментальное решение сформировать отчетность по всем учреждениям субъекта на 1 октября 2013 года в составе годовых форм.
Алена Сергеевна Постнова, старший специалист:
За последнее время, я считаю, сделан качественный прорыв в процессе автоматизации консолидации бюджетной отчетности. Если раньше, например, специалисты финансовых органов много времени тратили на представление информации в Минфин Чувашии вплоть до ручного сбора и обобщения, то сейчас рабочий процесс существенно упростился. Это способствовало решению таких задач, как сокращение сроков сбора отчетности, уменьшение количества возвращенных отчетов на доработку, оперативное формирование сводов отчетности на всех уровнях бюджета с последующей выборкой данных для просмотра и анализа. Таким образом, повышение качества ведения бюджетного учета и отчетности заметил каждый: от бухгалтера учреждения до руководства финансового органа.
Реальность автоматизации
За последнее время Минфином России и Федеральным казначейством внесена ясность во многие аспекты процедуры представления и формирования бюджетной отчетности. При всем этом в соответствии с принципами организации сбора, свода и консолидации бюджетной отчетности Минфином Чувашии было внедрено четкое разделение участников бюджетного процесса по их правам и ролям в цепочке сдачи отчетности. Сформулирован единый подход к методологии процесса проверки отчетности. Например, отчет нижестоящего уровня не проверяется до тех пор, пока не приобретет статуса «Готов к проверке». Если после проверки отчетности обнаруживаются неточности, то отчет со статусом «На доработке» и описанием необходимых исправлений отправляется учреждению на повторную проработку. В случае успешного принятия отчета присваивается статус «Проверен», который исключает возможность редактирования данного отчета учреждением. Каждый статус имеет свой цвет, и поэтому в программном комплексе было видно, какая отчетность уже проверена, а какая требует исправлений. Для контроля за процессом составления отчетов предусмотрена функция, фиксирующая все изменения, произведенные в каждой форме отчетности, включая смену статуса и пользователя. Контролирующие специалисты в режиме реального времени видят, кто, в какое время и что поменял в отчете. «Ручная» проверка всех уровней «дерева учреждений» ушла в прошлое, сейчас вся отчетность проверяется специализированной функцией «Анализ сводного отчета», которая выявляет расхождения сводного отчета с нижестоящими уровнями.
В настоящее время процесс формирования большинства форм бюджетной отчетности полностью автоматизирован. Так, например, формирование формы 0503317 «Отчет об исполнении консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда» происходит в несколько этапов. Изначально из программного комплекса исполнения бюджета «Бюджет-СМАРТ» импортируется форма 0503117 «Отчет об исполнении бюджета» на соответствующие уровни иерархии. Далее из сведенных форм 0503117 «Отчет об исполнении бюджета» и 0503125 «Справка по консолидируемым расчетам» путем автоматической консолидации формируется форма 0503317 на каждом уровне муниципального образования и на уровне Чувашской Республики в целом.
Импорт формы 0503324 «Отчет об использовании межбюджетных трансфертов из федерального бюджета субъектами Российской Федерации, муниципальными образованиями и территориальным государственным внебюджетным фондом» также осуществляется каждым финорганом на своем уровне бюджета. Затем после свода путем автоматической консолидации сумм, подлежащих взаимоисключению, формируется форма 0503324 на «верхнем» уровне.
На каждом этапе проводится внутридокументный и междокументный контроль форм отчетности с казначейскими данными. В Чувашской Республике ежедневно производится автоматическая сверка форм 0531815 «Сводная ведомость по кассовым выплатам из бюджета» и 0531817 «Сводная ведомость по кассовым поступлениям» с рассчитанными показателями; ежемесячно — формы 0503151 «Отчет по поступлениям и выбытиям» с формой 0503117 в разрезах каждого бюджета, 0503152 «Консолидированный отчет о кассовых поступлениях и выбытиях» с 0503317; ежеквартально — формы 0531888 «Отчет об операциях консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджетов государственных внебюджетных фондов по использованию субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, предоставленных из федерального бюджета и подлежащих учету на лицевых счетах, открытых в территориальных органах Федерального казначейства» с формой 0503324.
Важной особенностью при проверке отчетности в нашем регионе является возможность создания форм 0503127 и 0503164 в разрезе каждого ПБС в программном комплексе исполнения бюджета «Бюджет-СМАРТ» и сверка ее с представленными учреждениями формами отчетности в ПК «Свод-СМАРТ». Это позволяет не только в разы уменьшить время на проверку отчетности, но и повысить качество ее представления, исключить механические ошибки. Аналогичным образом происходит сверка формы 0503387 по рассчитываемым показателям.
Следует отметить также, что если раньше в консолидируемых формах отчетности графы по консолидируемым расчетам заполнялись вручную, то сейчас при правильном составлении формы 0503125 происходит их автоматическое заполнение по суммам, подлежащим взаимоисключению в рамках консолидируемого бюджета.
В Чувашии наряду с регламентированной отчетностью также организован сбор оперативных отчетов, которые используются сотрудниками Минфина Чувашии для полноценного анализа текущей ситуации. Так, например, в разрезе каждого бюджета еженедельно формируются «Сведения об отдельных показателях исполнения бюджета», где отражаются основные характеристики по плановым и фактическим показателям доходов, расходов и источников финансирования дефицита бюджета, а также остатки средств бюджета, в том числе целевые.
Сергей Валерьевич Соколов, руководитель департамента бухгалтерского учета и отчетности компании «Кейсистемс»:
Автоматизацией бюджетной отчетности мы занимаемся уже более 10 лет. Наша основная цель — упростить работу конечных специалистов, минимизировать их ручной труд и создать продукт, в котором бы сочетались глубокая методологическая проработка процедур сбора, контроля и консолидации отчетности на основании приказов МФ РФ и Федерального казначейства и новейшие IT-технологии.
Таким продуктом является ПК «Свод-СМАРТ», который на сегодняшний момент используется в 45 субъектах РФ и де-факто стал стандартом среди систем, предназначенных для сбора консолидированной отчетности.
Хочется отметить профессионализм и высочайшую компетенцию сотрудников Управления бюджетного учета и отчетности Минфина Чувашии, в постоянном контакте с которыми нам удается создавать новые решения, алгоритмы и приемы для совершенствования нашего продукта и облегчения повседневной работы наших пользователей.
Дальнейшие перспективы
Благодаря участию в пилотном проекте стало ясно дальнейшее развитие бюджетного учета в Чувашской Республике. Реализация пилотного проекта позволила намного качественнее и оперативнее собирать бюджетную отчетность. Обеспечение интеграции процессов составления и исполнения консолидированного бюджета Чувашской Республики, бухгалтерской отчетности государственных и муниципальных учреждений позволяет нам совершенствовать процедуры свода и консолидации отчетности с использованием программного обеспечения и механизм проверки отчетности с «нижнего» уровня и в конечном счете сократить сроки представления консолидируемой отчетности.
На данный момент работа по совершенствованию процедур сбора и анализа отчетности еще не закончена. Мы ставим новые задачи и совместно с разработчиком программных решений продумываем дальнейшие шаги по автоматизации и оптимизации процедур. Главные задачи, которые мы ставим на ближайшее будущее, это автоматическое формирование форм 0503125 по денежным расчетам, автоматическая передача годовой отчетности государственных (муниципальных) учреждений на официальный сайт с программного комплекса «Свод-СМАРТ», а также полное управление общественными финансами в единой системе, начиная от ведения бухгалтерского учета и заканчивая формированием консолидированной отчетности.