«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Учет ГСМ
Если в учреждении эксплуатируются транспортные средства или агрегаты, расходующие в процессе работы ГСМ, списание ГСМ должно производиться на основании путевых листов с учетом нормативов. При наличии большого транспортного хозяйства, разнообразных видов деятельности, источников финансирования остро стоят задачи автоматизации выписки путевых листов, правильного списания ГСМ по статьям расходов.
О возможностях, предоставляемых для решения данных задач редакцией 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассказывается в статье К. В. СЕРГЕЕВОЙ, руководителя отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С».
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 пре- дусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов, рабочих листов на агрегаты, потребляющие ГСМ, их таксировка и списание ГСМ в соответствии с нормативами.
Оформление путевых листов и листов работы агрегатов
Для оформления путевых листов унифицированными формами в соответствии с перечнем, приведенным в приложении № 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, в программе применяются специализированные документы:
- Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)
- Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец)
- Путевой лист грузового автомобиля (форма №
4-С) - Путевой лист грузового автомобиля (форма №
4-П) - Путевой лист автобуса (форма № 6)
- Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 спец)
- Путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2).
Для подготовки и печати рабочего листа агрегата предназначен одноименный документ.
В программе ведутся журналы учета движения путевых листов (ф. 0345008) и рабочих листов агрегатов.
Расчет расхода и списание ГСМ
Ввод данных об эксплуатации транспортных средств и агрегатов, расчет нормативного и фактического расхода и списание ГСМ оформляются в программе документами «Таксировка путевого листа» и «Таксировка рабочего листа агрегата».
Документы таксировки могут быть заполнены автоматически — на основании соответствующего документа «Путевой лист» или «Рабочий лист агрегата». Также в них можно ввести данные вручную, по первичным документам.
Расчет нормативного и фактического расхода по путевому листу (рабочему листу агрегата) может быть произведен по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства (агрегата), влияющими на расход ГСМ. В одном документе расчет может производиться по нескольким видам ГСМ, например для газодизельного оборудования.
Документами таксировки формируются записи по отражению списания ГСМ как в бухгалтерском, так и налоговом учете.
Необходимые для оформления путевых листов и их таксировки постоянные сведения — информация о транспортных средствах, водителях, номера и серии лицензионных карточек, нормы расхода, поправочные коэффициенты и т. п. — хранятся в программе.
Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки нормативного расхода ГСМ, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке. Если маршрут или режим работы отличается от типового, при таксировке путевого (рабочего) листа установленные значения могут быть скорректированы.
Проанализировать данные о расходе ГСМ по транспортным средствам, агрегатам, водителям и операторам, их эксплуатирующим, можно в отчете «Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам». В отчете приводятся нормативный и фактический расходы ГСМ за период, экономия или перерасход ГСМ по каждому объекту и сотруднику.