Первичные учетные документы и регистры по учету материальных ценностей

О. Б. Воробьева

Продолжаем рассматривать порядок составления первичных документов и регистров учета во всех сферах деятельности¹. В рамках данной статьи разберемся с оформлением операций по учету материальных ценностей.

В соответствии с пунктом 1 Приложения № 5 к приказу от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 52н) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности формирования и хранения первичных документов в электронном виде и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Если регистры бухгалтерского учета ведутся на бумажном носителе, то листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, их количество — заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета. А при условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или лицами, ими уполномоченными, книга скрепляется печатью субъекта учета.

Учреждение вправе ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике.

Внимание!

Удаление субъектами учета отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных Приказом № 52н, не допускается.

Форматы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета допустимо изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значности показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы, в зависимости от принятого решения постоянно действующей комиссии учреждения, подразделяются на две составляющие:

• по приему (передаче) основных средств;
• по приему (передаче) материальных запасов.

Кроме того, финансово-хозяйственные операции с материальными ценностями подразделяются на их прием и выбытие.

Для учета нефинансовых активов (основных средств, материальных запасов) и операций с ними применяются следующие формы первичных учетных документов:

• Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101);
• Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102);
• Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103);
• Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104);
• Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105);
• Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
• Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144);
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
• Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
• Требование-накладная (ф. 0504204);
• Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205);
• Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206);
• Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207);
• Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
• Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220);
• Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов. Он заменил три ранее применявшиеся формы:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);
• Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Данным актом оформляют передачу нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями, в том числе:

• при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения);
• при передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения);
• при передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);
• при иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества.

Акт приема-передачи (ф. 0504101) не применяется при поступлении объектов основных средств по договору купли-продажи.

Отметим, разделы: 1. «Сведения о передаваемых объектах нефинансовых активов» и 2. «Краткая индивидуальная характеристика объекта(ов)» заполняются учреждением-отправителем. Раздел 3. «Сведения о принятых объектах нефинансовых активов» заполняется учреждением-получателем.

Сотрудник бухгалтерии заполняет только блок с бухгалтерскими записями.

Порядок применения акта по форме 0504101 необходимо утвердить в рамках формирования учетной политики.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102)

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) применяется бюджетными учреждениями при оформлении операций перемещения объектов нефинансовых активов внутри учреждения.

Ранее, при использовании форм первичных учетных документов класса «03», применялась Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032).

В настоящее время применение новой формы 0504102 позволит оформить операции по передвижению не только основных средств, но и других объектов нефинансовых активов, например, нематериальных активов, готовой продукции.

Накладная (ф. 0504102) выписывается передающей стороной (структурным подразделением-отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица, передающего объект основных средств, третий экземпляр — материально ответственному лицу, принимающему объект основных средств.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в Инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031).

Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103)

Для оформления операций приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств применяется Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103).

В Акте (ф. 0504103) содержатся сведения о сроках проведения работ по договору и фактически, сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту, реконструкции и (или) модернизации.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в учреждении, второй экземпляр передается организации, проводившей эти виды работ.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в Инвентарную карточку учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031).

В новой форме, в отличие от применявшейся ранее (ф. 0306002), появилась возможность указывать сведения о реквизитах договоров, сроках выполнения работ, в том числе гарантийных.

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104)

Новая форма позволяет заносить информацию, которую прежде аккумулировали две формы класса «03»:

• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Акт о списании (ф. 0504104) оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества Акт о списании (ф. 0504104) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

К оформленному Акту о списании (ф. 0504104) прикладываются копии Инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф. 0504031), сформированные на дату составления Акта о списании (при наличии).

Акт о списании (ф. 0504104) подписывается членами комиссии по поступлению и выбытию активов.

После принятия оформленного Акта о списании (ф. 0504104), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) делает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов в разделе «Отметка бухгалтерии о списании».

На основании Акта о списании (ф. 0504104) в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504104), в разделе 3 «Движение объекта основных средств», производится отметка о выбытии объекта.

Акт о списании (ф. 0504104) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105)

Применение Акта о списании транспортного средства (ф. 0504105) несет ту же смысловую нагрузку, что и применявшийся ранее Акт о списании автотранспортных средств (ф. 0306004).

Отметим, что к Акту о списании (ф. 0504105) в обязательном порядке прилагается копия Инвентарной карточки списываемого объекта (если формирование Инвентарной карточки предусмотрено законодательством Российской Федерации), сформированная на дату оформления акта.

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)

При оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 рублей до 40 000 рублей включительно за единицу применяется Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144)

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и других объектов) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов.

Внимание!

Если законодательством Российской Федерации решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акты о списании (ф. 0504143, 0504144) принимаются к учету только при наличии указанного согласования.

В Актах о списании (ф. 0504143, 0504144) указывают причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов имущества, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, а также делается отметка о результатах проведенных мероприятий, в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте о списании (ф. 0504143, 0504144), с целью дальнейшего их использования.

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202)

Для оформления отпуска продуктов питания применяется Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). Оно составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о численности довольствующихся лиц.

Сведения из Меню-требования (ф. 0504202) после проверки заносятся в ежемесячную Накопительную ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038).

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203)

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203) применяется для оформления выдачи кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных в течение месяца.

Ведомость (ф. 0504203) утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия выданных животным кормов и фуража.

Требование-накладная (ф. 0504204)

Для учета движения материальных ценностей внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется Требование-накладная (ф. 0504204).

Эту форму составляет материально ответственное лицо структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например: со склада на склад; со склада в структурное подразделение и в других случаях) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй — для их принятия.

Требование-накладная (ф. 0504204) служит также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205)

Применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.

Накладная (ф. 0504205) выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при предъявлении представителем учреждения (организации) получателя, организации, осуществляющей перевозку, на основании доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в порядке, установленном законодательством. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй — передается представителю учреждения (организации) получателя материальных ценностей.

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206)

Отметим, что Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) введена впервые и применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей (например, флеш-карты, ноутбуки, диктофоны, индивидуальные средства защиты).

В карточке регистрируется имущество по наименованиям, выданное в пользование, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей.

При возврате регистрируется количество сданного имущества по наименованиям, с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата и подписи лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество.

При формировании Карточки (книги) (ф. 0504206) в целях учета имущества учреждения (организации), выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и другого личного имущества), могут не заполняться.

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)

Эта форма введена впервые и составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений), и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Кроме того, Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) используется и при принятии основных средств, изготовленных учреждением самостоятельно (например, сценических костюмов, мебели и др.).

В случаях, когда при поступлении материальных ценностей имеются расхождения с документом поставщика, составляется Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

Для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу применяется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Записи в этом документе производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3–12).

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке материалов (материальных ценностей) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика).

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) применяется для оформления соответствующего решения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов.

Если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, они прилагаются к Акту о списании (ф. 0504230).

Акт о списании (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем.

Регистры

Регистрами бухгалтерского учета материальных ценностей служат:

• Инвентарная карточка учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031);
• Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032);
• Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов (ф. 0504033);
• Инвентарный список нефинансовых активов (ф. 0504034);
• Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035);
• Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037);
• Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038);
• Книга учета животных (ф. 0504039);
• Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041);
• Книга учета материальных ценностей (ф. 0504042);
• Карточка учета материальных ценностей (ф. 0504043);
• Книга регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Порядок заполнения регистров в основном остался прежним.

Остановимся подробно только на Инвентарной карточке учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031).

Структура инвентарной карточки состоит из пяти разделов:

1. Сведения об объекте;

2. Стоимость объекта, изменение балансовой стоимости, начисление амортизации;

3. Сведения о принятии к учету и выбытии объекта;

4. Сведения о внутреннем перемещении объекта и проведении ремонта;

5. Краткая индивидуальная характеристика объекта.

Появилась возможность указывать сведения о гарантийном талоне (сертификате).

При наличии технической возможности Инвентарная карточка (ф. 0504031) формируется на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись. При ведении Инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) указывается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.

Если Инвентарная карточка (ф. 0504031) ведется в виде электронного документа (регистра), то его копия формируется на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии Инвентарной карточки (ф. 0504031) (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры; в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.

В соответствии с прилагаемой к объекту основных средств документацией в Инвентарной карточке (ф. 0504031) указываются признаки объекта: инвентарный номер объекта, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков — соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации); дата ввода в эксплуатацию, первоначальная (восстановительная), кадастровая (иная) стоимость объекта; сведения об изменении стоимости объекта, в том числе в связи с переоценкой, сведения о начисленной амортизации, иные сведения об объекте. Если в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и в других объектах (составных частях) имеются драгоценные металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанные в паспорте.

На оборотной стороне Инвентарной карточки (ф. 0504031) приводятся сведения о поступлении, перемещении, выбытии объектов учета, проведении ремонтов (в том числе гарантийных); краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).

¹ См. статью «Переходим на новые формы». Журнал «Бюджетный учет» № 8/2015. С. 14–19.