«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Обмен электронными документами
При наличии электронной подписи Закон от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает формирование, хранение и обмен документами с контрагентами и государственными органами в электронном виде. В настоящее время полностью сформирована нормативно-правовая база для выполнения этой функции.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован обмен в структурированном виде электронными документами (ЭД), такими как:
- Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
- Товарная накладная № ТОРГ?12;
- Счет-фактура, в том числе исправительный и корректировочный;
- Счет на оплату.
Все документы могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП). Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.
Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
В программе предусмотрены три варианта обмена:
- прямой обмен с контрагентом. Электронные документы можно передавать через файловый ресурс, ftp-ресурс, по электронной почте;
- через оператора электронного документооборота (далее — оператор ЭДО) — компанию «Такском»;
- через сервис «1С-ЭДО». Сервис 1С-ЭДО включает несколько операторов ЭДО. Это позволяет вести обмен документами с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО.
Программа позволяет:
- сформировать, зашифровать, подписать и отправить ЭД;
- получить, утвердить и отразить в учете или отклонить полученный ЭД;
- обработать подтверждение оператора об отправке / получении ЭД;
- получить извещение покупателя о получении ЭД;
- сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
- просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
- создать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
- вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
- вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
- вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.
Ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.
На основе полученных ЭД автоматически формируются документы информационной базы. Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде и сразу может принять его к учету. При этом вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Документы информационной базы, участвующие в обмене, хранят связь с электронными документами обмена.
В программе предусмотрена настройка параметров взаимодействия сторон для каждого участника обмена: виды электронных документов, которыми будет производиться обмен с контрагентом, будут ли использоваться ЭП и шифрование, способ обмена.
Для подключения к обмену нового участника-контрагента в системе реализован обмен приглашениями через сервис оператора ЭДО.
Использование электронного документооборота с контрагентами позволяет исключить технические ошибки, неизбежные при ручном вводе данных, оперативно и достоверно отражать в учете реализацию и закупки.