Хранение «личных» документов по новым правилам
До недавнего времени все документы по личному составу должны были храниться 75 лет, но теперь сроки изменились. Их нужно знать каждому бухгалтеру.
Согласно пункту 14 Инструкции № 157н[1] учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Основные правила
Процесс хранения или уничтожения документов регламентирован на государственном уровне. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в государственный или муниципальный архив только при ликвидации учреждения. В остальных случаях хранение документов осуществляется на основании Закона от 22 октября 2004 г. № 125?ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125?ФЗ) и приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Приказ № 558).
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся:
- в деятельности кадровых служб:
- приказы по личному составу;
- личные дела;
- личные карточки (счета) сотрудников;
- книги учета личных дел, приема, перемещения и увольнения работников, а также выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним и так далее;
- в деятельности бухгалтерии:
- карточка-справка (ф. 0504417)[2];
- расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401).
Сроки хранения документов[3], формирующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утверждены Приказом № 558 и распространяются на все учреждения независимо от того, поступают их документы в дальнейшем на хранение в государственные, муниципальные архивы или же нет. Однако недавно в Закон № 125?ФЗ внесли существенные изменения, которые касаются сроков хранения документов по личному составу. А именно Законом от 2 марта 2016 г. № 43?ФЗ (далее — Закон № 43?ФЗ) введена специальная статья 22.1, где установлены сроки временного хранения таких документов.
Согласно нововведениям документы, созданные до 2003 года, хранятся:
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, которые выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 75 лет со дня создания. После истечения указанного срока проводится экспертиза ценности документов;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением аналогичной экспертизы;
- в иных организациях — не менее 75 лет со дня создания.
Документы, созданные начиная с 2003 года, хранятся:
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением аналогичной экспертизы;
- в иных организациях — не менее 50 лет со дня создания.
Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, — в течение 75 лет после прекращения государственной службы. После истечения указанного срока хранения проводится экспертиза ценности документов;
в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, — с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением аналогичной экспертизы.
Организация процесса хранения
Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Проведение работ по установлению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляется созданными в учреждении постоянно действующими экспертными комиссиями, в состав которых должны входить квалифицированные специалисты структурных подразделений под председательством руководителя учреждения.
Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временных (свыше десяти лет) сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
После окончания календарного года законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подготавливают к передаче в архив учреждения. Такие документы сопровождаются специальным описанием. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Внимание!
Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления.
Передача дел в архив учреждения осуществляется по графику государственного (муниципального) учреждения.
[1] Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
[2] Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[3] См. журнал «Бюджетный учет» № 7/2014. С. 24.