Централизация учета и отчетности: проблемы и решения

А. В. Пичушкин

Мы уже не раз поднимали тему централизации бухгалтерского учета и отчетности в различных регионах на страницах нашего журнала^[1]. Своим опытом в этот раз поделится Алексей Владимирович ПИЧУШКИН, начальник управления — главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно-аналитический центр».

Во второй половине 2014 года наше учреждение (тогда это было ГБУ «Центр бухгалтерского обслуживания») совместно с Министерством здравоохранения Пензенской области начало, а в 2015 году фактически завершило централизацию бухгалтерского учета 26 районных учреждений здравоохранения Пензенской области и областного медицинского колледжа, в основном расположенных вне областного центра. При внедрении учетной работы районных учреждений в уже имевшуюся в областном центре единую систему бухгалтерского учета (на базе АС «Смета: Централизованная бухгалтерия», далее по тексту — ЕС БУ) нашим учреждением совместно с подрядчиком, оказывающим ЕС БУ информационное и техническое сопровождение, было выявлено множество недостатков в области ведения бухгалтерского учета финансовых и нефинансовых активов, забалансовых счетов, финансовых результатов, обязательств и санкционирования — независимо от того, в какой программе до внедрения ЕС БУ работали больницы. Все выявленные недостатки впоследствии были устранены.

Методическая помощь

Наше учреждение, региональное Министерство здравоохранения, подрядчик и ведомственная комиссия по оказанию методической помощи по ведению бухгалтерского учета консультируют все подведомственные учреждения в режиме онлайн по вопросам бухгалтерского учета, финансов и налогообложения. В целях формирования единого подхода к этой работе в 2015–2016 годах мы разработали несколько документов.

1. Типовая учетная политика для казенных/бюджетных/автономных учреждений здравоохранения Пензенской области, учитывающая специфику отрасли.

2. Методические рекомендации по заполнению текстовой части пояснительной записки (ф. 0503760).

В пояснительной записке учреждения ежеквартально отражают соответствующую информацию, в частности, это:

• количество специалистов, прошедших переподготовку / повышение квалификации;
• среднесписочная численность работников;
• штатная численность работников по всем источникам финансового обеспечения;
• фактическая численность работников по всем источникам финансового обеспечения;
• информация о средней заработной плате работников по всем источникам финансового обеспечения;
• общее количество контрактов/договоров и общая сумма закупок учреждения в рамках Законов от 5 апреля 2013 г. № 44?ФЗ и от 18 июля 2011 г. № 223?ФЗ за отчетный период;
• общая сумма штрафов, пеней и иных санкций, выставленных учреждению за отчетный пе­риод;
• количество и причины судебных исков, выставленных учреждению (учреждение — ответчик) за отчетный период;
• количество и причины судебных исков, выставленных учреждением (учреждение — истец) за отчетный период;
• фондооснащенность и фондовооруженность;
• изменение балансовой стоимости особо ценного движимого имущества и недвижимого имущества, земельных участков;
• сведения о причинах образования остатков на счете 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» (при их наличии);
• сведения о выполнении объемных показателей государственного задания;
• сведения о выявленных в отчетном периоде недостачах/хищениях нефинансовых и финансовых активов;
• сведения об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности по доходам и расходам в разрезе видов финансового обеспечения с указанием причин, по которым исполнение сложилось менее 20 % (первый квартал), 45 % (полугодие) и 70 % (девять месяцев) от плановых показателей текущего года;
• информация о принятых учреждением обязательствах, исполнение и оплата которых предусмотрена в соответствующих годах, следующих за отчетным годом;
• сведения о возврате в бюджет субсидий;
• причины наличия на лицевых счетах невыясненных поступлений и выбытий денежных средств, перечень событий финансово-хозяйственной деятельности, произошедших после отчетной даты и отраженных в представленной отчетности, перечень проведенных в отчетном периоде контрольных мероприятий/проверок/ревизий финансово-хозяйственной деятельности.

3. Типовая должностная инструкция бухгалтера (разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Бухгалтер»).

4. Единый унифицированный справочник видов выплат по заработной плате, дополнительные коды аналитики к КОСГУ, единый справочник кодов субсидий, единый справочник контрагентов (постоянно дорабатывается), которые внедрены в ЕС БУ.

Аутсорсинг бухгалтерского учета

С 2015 года ГБУ «Центр бухгалтерского обслуживания» реорганизовано путем присоединения к ГБУЗ «Пензенский областной информационно-аналитический центр» (далее по тексту — МИАЦ). В настоящий момент мы ведем бухгалтерский учет десяти учреждений здравоохранения, основным источником содержания которых является субсидия на выполнение государственного задания. К сожалению, пока бухгалтеры хотя и числятся в штате МИАЦ, но территориально располагаются в учреждениях (их численность оптимизирована). В настоящее время нет возможности расположиться в отдельном здании. Это снижает эффективность работы и контроля, тем не менее мы отслеживаем в режиме онлайн бухгалтерский учет этих учреждений, выезжаем на места, анализируем документы в рамках внутреннего контроля, консультируем сотрудников — то есть работаем в имеющихся условиях.

Необходимо отметить, что ответственность бухгалтеров за их работу явно повысилась. Также следует подчеркнуть, что должностные лица больниц, связанные с бухгалтерской службой в рамках общего документооборота, ментально пока не готовы к уходу бухгалтерии в другое здание/район, поскольку им придется переходить в основном на дистанционное информационное взаимодействие.

Что касается учреждений системы ОМС, то стоит отметить, что они ведут учет в ЕС БУ через защищенный канал связи в режиме онлайн. Мы отслеживаем их учет и отдельные документы и даем рекомендации по корректировке. Выделять из учреждений системы ОМС бухгалтерскую службу и переводить ее на аутсорсинг сейчас нецелесообразно, так как средства на содержание бухгалтерии заложены в тарифе на оказание медицинской помощи. Здесь пока очевидного решения нет. Но и без аутсорсинга в части повышения эффективности работы учреждений многое удалось сделать. Отсюда вывод: в Пензенской области Министерство здравоохранения региона создало единую централизованную систему бухгалтерского учета в полном объеме, а централизованная бухгалтерия (в части полного аутсорсинга ведения учета) создана частично (без учреждений ОМС).

Внедрение учета и начисления заработной платы в ЕС БУ

При внедрении централизованного учета и начислении заработной платы мы столкнулись с двумя основными проблемами. Первая — необходимость защиты персональных данных, которая потребовала определенных расходов для учреждений. Требовалось подключить бухгалтерские, экономические и кадровые службы больниц к ЕС БУ через защищенный канал связи с использованием АПКШ «Континент». Эта задача была реализована профессиональными программистами МИАЦ в достаточно короткие сроки.

Кроме того, учреждения должны были аттестовать свои рабочие места, то есть фактически быть допущены к обработке персональных данных в ЕС БУ. Сама ЕС БУ к тому моменту была уже аттестована. Отметим, что этот процесс затянулся в основном из-за сложного финансового положения отдельных учреждений, но тем не менее в настоящий момент он фактически завершен. Вторая проблема — разрозненность баз учреждений в части заработной платы либо их отсутствие. После слияния баз (видов выплат и прочих документов) проделана огромная работа по приведению всей информации в соответствие с действующим законодательством РФ.

Конечно, не все шло гладко. От больниц поступала масса претензий, иногда обоснованных, и приходилось принимать решения в очень короткие сроки. Фактически учреждения не имели единого подхода к начислению зарплат, а за один-два месяца унифицировать действия всех учреждений и полностью отладить систему было сложно. Сейчас работа ведется в конструктивном режиме, хотя из-за часто меняющегося законодательства это и непросто.

Преимущества ЕС БУ

Перечислим основные преимущества ЕС БУ для учредителя и учреждений, которые проявились в ходе нашей работы:

• оптимизация численности сотрудников бухгалтерии и экономия ФОТ;
• единые требования к оформлению первичной документации;
• единые требования к подготовке и составлению бухгалтерской отчетности, повышение ее качества, уменьшение количества ошибок и неточностей;
• единый формат должностных инструкций бухгалтеров и четкое разграничение их обязанностей;
• усиление контроля при проведении инвентаризации;
• единый стандарт документооборота с точными сроками исполнения документов;
• улучшение взаимодействия с Минфином и Минздравом Пензенской области;
• возможность составления сводной бухгалтерской отчетности и одновременной ее сверки с данными учета;
• повышение качества отчетности в ФНС РФ, ПФ РФ, ФСС РФ, Росстате, ТФОМС и так далее;
• контроль соответствия установления различных выплат, в том числе надбавок, регламентирующим их локальным актам, издаваемым приказам по личному составу;
• единый свод выплат заработной платы;
• повышение контроля за своевременностью расчета уволенных и отпускников;
• регулярная и более качественная проверка фактического наличия денежных средств и бланков строгой отчетности, денежных документов;
• строгий контроль правильности приема денежных средств, поступающих от приносящей доход деятельности, соответствие сумм их тарифам и локальным актам.

Кроме того, ЕС БУ позволяет удаленно, не выезжая в учреждения, собирать различного рода информацию и выполнять иные функции, как то:

• исполнение планов финансово-хозяйственной деятельности в части доходов и расходов;
• анализ остатков на счетах, в кассе и в пути по всем учреждениям;
• отслеживание кредиторской и дебиторской задолженности отрасли в целом и в разрезе поставщиков или учреждений, наличия и движения имущества, в том числе медикаментов;
• подготовка различных отчетов, в том числе по заработной плате;
• учет доходов, штрафных санкций, закупки основных средств, трат на ремонт, подотчетных сумм и многое другое;
• выгрузка в сервис АХД (единая государственная информационная система здравоохранения) данных бухучета и заработной платы;
• ведение единых справочников субсидий, контрагентов;
• контроль размещения информации на сайте bus.gov.ru.

Заключение

Конечно, наша главная цель при внедрении ЕС БУ — оптимизация численности бухгалтерий в отрасли и повышение качества бухгалтерского учета и отчетности, что в целом должно было привести (и привело) к существенной экономии денежных средств. Однако регионам, планирующим централизовать бухгалтерский учет, мы бы посоветовали не осуществлять одновременно централизацию учета и аутсорсинг его ведения государственным учреждением (как это сделали мы и что оказалось сложно реализовать). Нам представляется, что эффективнее сначала создать единую централизованную систему, унифицировать учет и методологию, а уже потом приступать к аутсорсингу ведения бухгалтерского учета.

^[1] См. журнал «Бюджетный учет» № 12/2015. С. 12–15; № 2/2016. С. 72–75; № 6/2016. С. 20–21.