Централизованная бухгалтерия: порядок оформления первичных документов
Процесс создания централизованных бухгалтерий набирает ход. При этом возникает масса вопросов и проблем, которые в каждом отдельном случае учреждения решают по-своему. Один из них, который следовало бы заранее подробнейшим образом проработать до передачи полномочий по ведению учета в централизованную бухгалтерию, — порядок оформления первичных документов.
Чтобы отразить в учетных регистрах факты хозяйственной жизни учреждения, централизованная бухгалтерия (ЦБ) должна получить первичный документ, полностью оформленный в соответствии с требованиями законодательства. На первый взгляд, это не должно вызвать больших проблем.
Один из вариантов — документы оформляют в учреждении и отправляют в ЦБ. Но для оформления первичных документов нужен определенный опыт работы. Поскольку главная цель централизации учета обозначается как экономия средств, первым шагом на этом пути обычно становится сокращение до минимума штата учетных работников в учреждении. Кто же тогда будет квалифицированно оформлять первичные документы? К тому же, для оформления некоторых первичных документов могут потребоваться данные из учетных регистров (например, для внутреннего перемещения и списания нефинансовых активов, для авансовых отчетов).
Другой вариант — первичные документы оформляют в ЦБ квалифицированные бухгалтеры на основе точных данных учета. Но факты хозяйственной жизни происходят в учреждении, а не в ЦБ. Также первичные документы должны подписываться сотрудниками учреждения (начиная с руководителя), а не работниками ЦБ.
Все эти разносторонние факторы необходимо увязать. Причем сделать это хорошо бы до начала функционирования ЦБ, а не после. Кроме того, следует установить соответствующий порядок составления каждого вида первичных документов, потребность в которых может возникнуть в деятельности учреждения хотя бы один раз в год. Выработанный порядок оформления первичных документов может оказать существенное влияние на распределение полномочий между учреждениями и ЦБ, на формирование штатов, на технологию учета и документооборота.
Этапы формирования первичного документа
Создание первичного документа проходит несколько этапов. Для каждого вида объем работ по каждому из этапов будет различным, но все они имеют место в том или ином виде обязательно.
Первый шаг. Подготовка исходных данных
Исходные данные могут быть как внешнего происхождения (входящие документы), так и внутреннего. Входящие документы необходимо проверить на соответствие требованиям законодательства. Внутренние исходные данные могут быть разнообразными: это и распоряжения руководителя, и решения комиссий учреждения, и результаты расчетов, данные учета.
Второй шаг. Оформление первичного документа на основании исходных данных
Чтобы оформить первичный документ на основании исходных данных, следует решить несколько вопросов:
- определить, достаточно ли исходных данных для оформления первичного документа. Например, для документального оформления списания материальных запасов недостаточно одного только перечня объектов, подлежащих списанию. Требуется еще обоснование списания (цель/причина расходования);
- правильно определить вид первичного документа для соответствующего факта хозяйственной жизни;
- знать, как правильно заполнить документ.
Третий шаг. Подписание (утверждение) первичного документа
Четвертый шаг. Отражение в первичном документе бухгалтерских записей
Факты хозяйственной жизни и их документальное оформление
Разберем реализацию этапов формирования первичного документа на примере отдельных фактов хозяйственной жизни.
Покупка нефинансовых активов
Согласно Методическим указаниям по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденным приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее — Приказ № 52н), основные средства и материальные запасы, приобретенные учреждением, принимаются к учету на основании Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) (далее — Приходный ордер (ф. 0504207)).
Первый шаг. Исходная информация
Исходная информация для оформления Приходного ордера (ф. 0504207) содержится в товарном документе от поставщика. Значит, еще до начала функционирования ЦБ следует определить, куда в первую очередь будут поступать товарные документы от поставщика. Причем для разных групп материальных ценностей, разных поставщиков, разных материально ответственных лиц учреждения может быть установлен свой порядок.
Если принять, что товарные документы будут поступать в учреждение, то именно на его сотрудников возлагается ответственность за принятие соответствующих бумаг и проверку качества их заполнения. Например, соответствие товарного документа договору поставки. Следовательно, при сокращении учетного штата в учреждении следует предусмотреть должность сотрудника, который будет проверять входящие документы.
Можно установить порядок, при котором поставщики должны будут направлять товарные документы сразу в ЦБ. И тогда сотрудник ЦБ сможет более качественно проверить правильность их оформления поставщиком. Но тогда придется решать вопрос, как материально ответственное лицо будет производить приемку по количеству и ассортименту.
Второй шаг. Оформление
Оформление Приходного ордера (ф. 0504207) осуществляется на основании товарных документов от поставщика.
Если принято решение, что сопровождающие бумаги будут поступать сначала в учреждение, то Приходный ордер (ф. 0504207) можно оформить тут же в учреждении. Но здесь снова необходимо решить вопрос о квалификации сотрудника, который будет это делать. От него потребуются соответствующие знания и навыки:
- умение правильно определить вид ТМЦ для целей учета — основные средства или материальные запасы. Для этого необходимо хорошо знать нормы Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, и соответствующие положения учетной политики учреждения;
- определить необходимость пересчета единиц измерения (если учетной политикой учреждения для соответствующего вида материальных запасов установлены единицы измерения для целей учета). Например, если учетной политикой определено, что строительные краски учитываются в единицах веса (кг), сотрудник, ответственный за оформление Приходного ордера (ф. 0504207), должен произвести пересчет количества банок краски в килограммы. Для этого нужно хорошо знать положения учетной политики;
- уметь определить по многим номенклатурным позициям, поступил ли новый вид материальных ценностей, который требует открытия новой номенклатурной позиции в учете, или пришла партия материальных ценностей, уже имеющихся в перечне номенклатуры.
Если товарные документы будут сразу поступать в ЦБ или учреждение будет отправлять товарные документы в ЦБ после приемки товара материально ответственным лицом, то оформление Приходного ордера (ф. 0504207) может быть возложено на ЦБ. Ввиду того, что в ЦБ никто не видит самих материальных ценностей, ей может потребоваться консультация с учреждением для уточнения:
- что именно приобретено (если по наименованию это невозможно однозначно определить);
- это новая позиция в номенклатуре или такие материальные запасы уже ранее были в учете (имеются на остатке).
Третий шаг. Подпись
Где бы ни был оформлен Приходный ордер (ф. 0504207), очевидно, что в графе «принял» подпись должен поставить материально ответственный сотрудник учреждения. Значит, вне зависимости от места формирования документа, он должен попасть в учреждение.
Четвертый шаг. Счета учета
В графах 7 и 8 Приходного ордера (ф. 0504207) должны быть указаны соответствующие счета учета. Также требуется отметка бухгалтерии о принятии к учету и оприходовании материальных ценностей. Кто должен заполнять эти строки?
Новой редакцией Приказа № 52н предусмотрен следующий вариант: при отсутствии возможности заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» в оформленном первичном учетном документе (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии)) формируется Бухгалтерская справка (ф. 0504833).
Списание материальных запасов
Первый шаг. Владение информацией
Исходными данными для списания материальных запасов в первую очередь будет перечень списываемых материальных запасов: номенклатура и количество. Это может быть просто список подлежащих списанию материальных запасов или какая-то подборка документов-оснований.
Например, для списания моторного топлива исходной информацией могут быть путевые листы, а для списания продуктов питания — Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). Подготовка этих данных — дело учреждения. Следует решить, кто из малочисленного штата учетных работников, которые останутся в учреждении после централизации учета, будет этим заниматься.
Для подготовки перечня на списание понадобятся также и данные учета: чего и сколько числится. Например, сотрудник учреждения готовит документы на списание пятнадцати штук простыней. А в учете числится тридцать простыней трех видов. Вопрос: какие именно из них подлежат списанию?
Вторым важным блоком исходных данных будет причина списания (заключение комиссии), которую следует зафиксировать в акте, так как она влияет на способ отражения в учете. Кроме сотрудников учреждения, никто не сможет подготовить эти данные, как и данные о фактическом составе комиссии (хотя комиссия утверждается приказом). На конкретную дату списания кого-то из членов комиссии может не быть на работе и его придется заместить.
Второй шаг. Оформление
Оформление акта о списании соответствующей формы может быть возложено на учреждение. Сотрудник учреждения, выполняющий эту функцию, должен иметь соответствующие навыки:
- правильно определить, какую форму акта о списании следует выбирать;
- указать номенклатуру списываемых материальных запасов в соответствии с остатками по данным учета;
- правильно заполнить соответствующие реквизиты акта.
Обязанность оформлять акты о списании может быть возложена на ЦБ. В таком случае должен быть предусмотрен соответствующий порядок для передачи исходной информации для заполнения акта из учреждения в ЦБ.
Третий шаг. Утверждение
Подписание и утверждение акта о списании должно производиться в учреждении. Следовательно, порядок оформления акта о списании должен предусматривать решение этого вопроса.
Четвертый шаг. Отражение в учете
Для каждой из форм актов о списании материальных запасов предусмотрено описание проводимой операции бухгалтерскими записями. Даже если у работника учреждения и хватит квалификации правильно заполнить эти данные, все равно в акте потребуется проставить отметку бухгалтерии об отражении в учете. Если же в соответствии с принятым порядком бумажная форма акта о списании не будет попадать в ЦБ, то там потребуется распечатывать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).
Обратите внимание, что мы рассмотрели только два факта хозяйственной жизни, и уже возникли вопросы, избежать которых не получится. Если их не обдумать заранее, то придется разбираться с ними «в рабочем порядке», но уже с потерей сил, времени и нервов всех участников процесса.
Мы еще ничего не сказали о том, каким образом документы будут перемещаться между учреждением и ЦБ. На бумаге, с реестром, с потерей времени и самих документов? Или в электронном виде с ЭЦП? На каких компьютерных мощностях, за какие средства? А где будут храниться товарные документы от поставщиков? А где приходные ордеры и акты о списании? Как будут отклоняться и заменяться документы от поставщиков? Как будут исправляться приходные ордеры? Некоторые из этих вопросов мы рассмотрим более пристально в следующем номере.
(Продолжение в следующем номере.)