Централизованная бухгалтерия: организация информационного взаимодействия
Взаимодействие между учреждением и централизованной бухгалтерией (ЦБ)1, уполномоченной вести учет, не завершается передачей учетных регистров и, возможно, компьютерной базы данных. Между сторонами будет происходить движение документов, обмен информацией. А это весьма сложные процессы, которые должны быть заранее продуманы.
Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета
Передача учреждением полномочий по ведению учета в централизованную бухгалтерию (ЦБ) не означает, что на этом отношения между сторонами прекратятся. Учреждение будет осуществлять свою хозяйственную деятельность, которая потребует оформления различных документов для отражения в учете. Поэтому между сторонами обязательно образуется плотный информационный поток. Также за учреждением останется определенный набор функций, относящихся к учету или связанных с учетом. Значит, будет происходить движение документов между учреждением и ЦБ, например первичных документов. От ЦБ учреждения будут требовать различные учетные регистры, отчетные формы.
Поэтому, прежде чем начинать централизацию учета, необходимо разработать технологию информационного взаимодействия учреждения и ЦБ. Это можно сделать как минимум тремя способами, у каждого из которых есть свои достоинства и недостатки.
Документооборот на бумажных носителях
При применении этого метода подразумевается, что между учреждениями и ЦБ будут курсировать бумажные документы и регистры. Факт приема-передачи документов подтверждается реестрами или журналами регистрации.
При организации документооборота на бумажных носителях необходимо решить вопрос, где хранить бумажные первичные документы. Возможны следующие варианты:
обработанные и отраженные в учете первичные документы остаются в ЦБ, где будут брошюроваться и храниться. Такой вариант потребует от ЦБ создания условий для хранения большого объема первичных документов. В том числе и с точки зрения пожарной безопасности. С позиции контроля, у учреждения не будет возможности внести изменения в документы после их отражения в учете. При этом варианте контрольно-ревизионные мероприятия в отношении учреждения по большей части будут проводиться, вероятнее всего, по месту хранения документов, то есть в ЦБ;
первичные документы после их принятия и обработки в ЦБ отправляются на хранение обратно в учреждения. Этот подход снимет с ЦБ задачи по брошюрованию и хранению документов. В этом случае у ЦБ нет гарантии, что после принятия документа к учету в него не будут внесены исправления. Конечно, этот вопрос можно решить сканированием документов сразу при их поступлении в ЦБ, но для этого придется выделять специальные высокопроизводительные сканеры и отдельных сотрудников для работы с ними.
Достоинства и недостатки метода
Для учреждения
Достоинства
Во-первых, минимум дополнительных расходов на организацию документооборота.
Во-вторых, если документы будет решено хранить в ЦБ, учреждение снимет с себя обязанности по их сохранению.
В-третьих, ревизоры большую часть проверки будут проводить в ЦБ.
Недостатки
У учреждения добавится курьерская работа — доставлять документы в ЦБ, забирать отклоненные документы на дооформление, забирать регистры и отчеты. В курьерскую работу будет входить не только доставка, но и прием-сдача документов по реестрам. К тому же, если потребуется, чтобы ЦБ на основании первичного документа выполнила какие-то действия оперативно, курьеру придется перемещаться в пространстве очень быстро.
Для централизованной бухгалтерии
Достоинства
Для ЦБ метод документооборота на бумажных носителях имеет одно достоинство, и то не слишком явное — незначительные затраты на организацию документооборота с учреждениями.
Недостатки
Расходы времени сотрудников на прием документов по реестрам, на регистрацию входящих документов, исходящих при возврате учреждениям на доработку. Если будет принято решение хранить документы в ЦБ, то добавятся расходы на организацию хранения документов.
Уровень качества ведения учета
При бумажном документообороте возникает ряд проблем, отражающихся на качестве ведения учета:
отсутствует оперативность в передаче документов от учреждения в ЦБ и обратно — от ЦБ в учреждения;
переоформление учреждением отклоненных документов занимает времени больше, чем первичная передача.
Не гарантирует от проблем применение реестров при передаче документов. Во-первых, реестр фиксирует только сам факт передачи, но не отражает, какой именно документ был передан, что в нем и как было заполнено. Во-вторых, в силу человеческого фактора очень скоро после начала процедуры передачи по реестрам эта процедура превратится в формальное действие. С каждым днем работа будет выполняться все менее и менее тщательно, пока вообще не потеряет смысл. Более того, в силу того же человеческого фактора документы будут теряться на всех этапах передачи.
Взгляд в будущее
Представим, что между учреждением и ЦБ установлен бумажный документооборот. И вполне возможны ситуации, описанные в следующем сценарии:
25 декабря в 16 час. 00 мин. из Учреждения ГКУ принесли в ЦБ Акт о списании материальных запасов из 90 позиций на трех листах;
25 декабря в 16 час. 15 мин. сотрудник ЦБ Иванова, ответственная за прием документов от учреждений, отправилась к бухгалтеру ЦБ Петровой, которая отвечает за ведение материального учета в Учреждении ГКУ. Петровой на рабочем месте не оказалось, и Иванова оставила Акт о списании у себя на столе;
с 26 декабря сотрудник ЦБ Иванова, ответственная за прием документов от учреждений, заболела и находилась на лечении до 28 декабря включительно. Акт о списании оставался лежать на столе у Ивановой;
28 декабря в 15 час. 00 мин. бухгалтер Петрова начала беспокоиться, почему Учреждение ГКУ не представило Акт о списании за декабрь, несколько раз звонила туда, но не могла застать на месте сотрудника, ответственного за передачу документов в ЦБ. В 17 час. 30 мин. дозвонилась и узнала, что Акт был доставлен в ЦБ еще 25 декабря и передан Ивановой. В 18 час. 00 мин. бухгалтер Петрова нашла Акт о списании на столе у заболевшего сотрудника;
29 декабря в 10 час. 20 мин. бухгалтер Петрова начала отражать Акт о списании в учете. Выяснилось, что Акт составлен с ошибкой: по одной из номенклатурных позиций списываемое количество превышает остаток по данным учета. В результате в учете в ЦБ не был отражен весь Акт о списании, не списана ни одна из 90 позиций. В 10 час. 50 мин. бухгалтер Петрова позвонила в Учреждение ГКУ и уведомила, что Акт необходимо забрать и внести в него исправления;
30 декабря в 12 час. 00 мин. сотрудник Учреждения ГКУ забрал в ЦБ Акт о списании на переоформление. В тот же день внести исправления в документы не представилось возможным — материально ответственный сотрудник Учреждения ГКУ Сидоров, который должен был переоформить акт, находился в отпуске без содержания с 25 декабря и до окончания праздников (10 января);
10 января Сидоров, материально ответственный сотрудник Учреждения ГКУ, обнаружил у себя на столе Акт о списании за декабрь. Он не заметил на третьей странице Акта пометки, сделанной бухгалтером Петровой, и снова отправил Акт в ЦБ в неизмененном виде, с ошибкой.
Все пошло по новому кругу.
Документооборот по электронной почте
Отличительная черта этого метода состоит в том, что между учреждением и ЦБ по электронной почте пересылаются сканированные документы, а также файлы, подготовленные в офисных программах. При необходимости передаваемые документы могут быть защищены электронной цифровой подписью.
Достоинства и недостатки метода
Для учреждения
Достоинства
Не требует расходов на поездки в учреждение и обратно. Не требует расходов времени на прием и сдачу документов.
Недостатки
От учреждения потребуется время на сканирование документов и отправку электронной почты. Необходимо компьютерное рабочее место со сканером и доступом в интернет. Если будет решено подтверждать файлы с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП), то потребуется соответствующее программное обеспечение.
Для централизованной бухгалтерии
Достоинства
По сравнению с бумажным методом обмен документами происходит более оперативно. И никто не будет вынуждать ЦБ хранить бумажные носители.
Недостатки
К минусам метода можно отнести трудозатраты на прием и обработку электронных писем. Потребуется организовать электронное хранилище для документов, полученных по электронной почте.
Уровень качества ведения учета
Конечно, документооборот по электронной почте гораздо современнее, чем бумажный. Но и он не лишен существенных недостатков:
в отношении передачи электронных документов, содержащих персональные данные, могут возникнуть специальные требования к почтовому серверу и на стороне отправителя, и на стороне получателя. Использование популярных общедоступных систем электронной почты, как это часто делается в небольших учреждениях, может оказаться недопустимым;
если не будет установлено требование об обязательном подтверждении с помощью ЭЦП сканов и документов, подготовленных в офисных программах, то у ЦБ не будет никакой гарантии достоверности поступающих документов;
электронная почта не гарантирует доставки электронного письма; отправитель только видит сообщение о том, что письмо отправлено, но такое сообщение никакого веса не имеет;
электронная почта не гарантирует сохранности переписки; письма могут быть удалены пользователями случайно или преднамеренно, могут быть удалены самой почтовой системой преднамеренно (например, при переполнении почтового ящика) или в результате сбоя;
получателю надо будет извлекать из входящих электронных писем вложенные файлы, копировать их в хранилище, сразу распределяя по получателям внутри учреждения;
электронная почта не дает удобного инструмента для контроля за составом и сроками поступления документов; извлеченные из писем файлы-вложения надо еще анализировать, описывать, вносить в реестр с указанием вида первичного документа, его даты, номера и данных о поступлении в ЦБ.
Для электронного документообмена существует еще одна большая угроза — вирусы. Чем больше будет оборот электронных писем между учреждениями и ЦБ, тем больше вероятность заражения компьютерными вирусами, распространяемыми под видом официальных писем. Как показывает печальная практика многих учреждений, антивирусные программы плохо справляются с этой угрозой.
Взгляд в будущее
Представим ситуацию, возникшую при использовании метода документооборота по электронной почте. Возможен следующий сценарий:
при создании централизованной бухгалтерии в Учреждении МКУ был сокращен штат. Сотрудник Смирнов оказался ответственным сразу за все: и за материальные ценности, и за подготовку первичных документов, и за передачу первичных документов в ЦБ по электронной почте;
в результате экономии средств в связи с централизацией учета Учреждению МКУ не были выделены средства для приобретения программы для защиты файлов PDF с помощью ЭЦП. В результате все отправляемые от учреждения сканы ничем не подтверждались;
Смирнов оформил Акт о списании нескольких единиц основных средств стоимостью до 3000 рублей. В Акте о списании таблица с перечнем списываемого имущества оказалась на первой странице, а подписи членов комиссии — на второй;
при подготовке скан-копии Акта о списании ответственный Смирнов изготовил подложный документ, в котором указал большее количество основных средств и добавил другие наименования, заменив первую страницу Акта о списании;
Смирнов похитил основные средства, которые ранее добавил в подложный Акт о списании;
после отправки по электронной почте подложного Акта о списании Смирнов очистил в почтовом ящике папку «Отправленные»;
в ЦБ оказался переполненным накопитель, предназначенный для хранения полученных по электронной почте сканов документов. Сотрудник ЦБ, ответственный за прием электронных писем от учреждений, Семенов, получил указание временно, до покупки нового накопителя, распечатывать все полученные по электронной почте документы. После внесения в программу учета Акта о списании, полученного от Учреждения МКУ, распечатка была выброшена;
системный администратор ЦБ для экономии места очистил на почтовом сервере ЦБ папку «Входящие» от писем, полученных из учреждений;
ответственный сотрудник Учреждения МКУ Смирнов уволился. Ввиду большой нагрузки, ответственности и экономной зарплаты нового сотрудника на эту штатную должность нашли не сразу, поэтому передача дел и имущества новому сотруднику от уволившегося не производилась;
в Учреждении МКУ началась контрольно-ревизионная проверка. Было выявлено несоответствие данных о списании основных средств в учетных регистрах в ЦБ и в первичных документах, хранящихся в Учреждении МКУ;
в телефонной беседе бывший ответственный сотрудник Учреждения МКУ Смирнов заявил, что все акты о списании передавал по электронной почте в ЦБ так, как есть, и что при его увольнении все имущество было на месте;
сотрудники ЦБ не смогли документально подтвердить, что получали от Учреждения МКУ Акт о списании иного состава, чем тот, который хранится в Учреждении МКУ;
возмещать ущерб по недостаче, выявленной по результатам проверки, было предписано сотрудникам ЦБ, которые «неправильно отразили в учете списание основных средств».
Документооборот с использованием программных средств
Для организации документооборота между учреждениями и ЦБ используется специальное программное обеспечение для электронного документооборота (ЭДО), которое реализует передачу и хранение скан-копий первичных документов и документов, сформированных с использованием офисных программ, подписанных квалифицированной ЭЦП.
Достоинства и недостатки метода
Для учреждения
Достоинства
Учреждение имеет возможность контролировать, насколько оперативно ЦБ исполняет взятые на себя полномочия по ведению учета.
Недостатки
Расход средств на сопровождение программы ЭДО, а также на приобретение и/или продление ЭЦП.
Для централизованной бухгалтерии
Достоинства
Все электронные документы сохраняются в системе ЭДО. Все поступившие от учреждений документы имеют подтвержденное авторство. Имеется возможность прослеживать все этапы работы с документом: внесение в систему, изменения, отклонение, согласование, принятие к учету.
Недостатки
Расход средств на приобретение программного обеспечения ЭДО, его настройку, на ЭЦП, на развертывание и размещение базы данных, в которой будут храниться электронные документы.
Уровень качества ведения учета
Несомненные достоинства этого метода:
все передаваемые сканы документов и документы, подготовленные с помощью офисных программ, сохраняются автоматически в системе ЭДО, то есть ничего не потеряется;
авторство каждого помещенного в систему документа подтверждается ЭЦП, что обеспечивает ответственность — никто не сможет отказаться от своих действий или предъявить необоснованные претензии;
дата и время загрузки в систему ЭДО каждого документа фиксируются автоматически (по времени сервера);
системы ЭДО, как правило, содержат средства контроля за прохождением и согласованием документа.
Конечно, надежные, качественные и удобные системы ЭДО в принципе не могут быть дешевыми. Так же как не могут быть дешевыми надежные, качественные и отказоустойчивые сервера, на которых будет храниться весь архив электронных документов. В полной мере оказывается верной народная мудрость: «Дорого да мило, дешево да гнило».
Взгляд в будущее
Электронный документооборот через специализированную программу может происходить примерно по следующему сценарию:
25 декабря ответственный сотрудник Учреждения ГКУ готовит Акт о списании, сканирует, загружает в систему ЭДО, подписывает своей ЭЦП. Программа ЭДО подсказывает, что Акт о списании следует адресовать бухгалтеру ЦБ Петровой, ответственной за обработку Актов о списании от Учреждения ГКУ;
25 декабря в системе ЭДО в списке документов, подлежащих обработке, у бухгалтера Петровой появляется задание принять к учету Акт о списании от Учреждения ГКУ. До конца рабочего дня Петрова не успевает принять Акт о списании к учету;
26 декабря у главного бухгалтера ЦБ Алексеевой появляется информация, что бухгалтер Петрова не обработала Акт о списании от Учреждения ГКУ. Главный бухгалтер Алексеева настоятельно побуждает бухгалтера Петрову принять к учету Акт о списании;
26 декабря бухгалтер Петрова начинает принимать к учету Акт о списании. Выясняется, что по одной из номенклатурных позиций в Акте указано количество, превышающее остаток. Бухгалтер Петрова отражает в системе ЭДО отклонение документа с соответствующим комментарием;
27 декабря у главного бухгалтера Алексеевой появляется информация, что ответственный сотрудник Учреждения ГКУ не исправил отклоненный Акт о списании, и она по телефону указывает сотруднику Учреждения ГКУ о неисполнении;
27 декабря ответственный сотрудник Учреждения ГКУ сканирует и загружает в систему ЭДО, подписывает своей ЭЦП исправленную редакцию Акта о списании;
главный бухгалтер ЦБ Алексеева постоянно имеет статистику, как быстро ее сотрудники обрабатывают поступающие документы и как быстро ответственные работники учреждений исправляют отклоненные документы.