Никто не застрахован от ошибки

Л. Ю. СИМОНОВА, редактор-­эксперт журнала «Бюджетный учет»

В поле законодательства

Может ли работодатель исправить свою ошибку, удержав переплаченную сумму из заработка сотрудника? И может ли излишне начисленная зарплата относиться к удержаниям? Статьей 137 Трудового кодекса в числе удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю предусмотрен возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие:

• счетной ошибки;
• признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ст. 155 ТК РФ) или простое (ст. 157 ТК РФ).

Если сотрудник, в случаях, преду­смотренных статьей 137 Трудового кодекса (счетная ошибка или признание комиссией его вины в невыполнении норм труда или простое), не дает своего согласия на удержание переплаченных ему сумм, работодатель вынужден прибегнуть к процедуре взыскания. Для этого следует обратиться в суд с иском, который будет рассмотрен в соответствии с гражданским процессуальным законодательством.

Трудовым кодексом предусмотрено три ситуации, когда работодатель имеет право взыскать переплату, допущенную в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:

счетная ошибка;

признание органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ст. 155 ТК РФ) или простое (ст. 157 ТК РФ);

решение суда, установившего, что заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями.

Так как законодательство ограничило перечень ситуаций, при которых работодатель вправе удержать излишне начисленную зарплату, следует внимательно отнестись к квалификации причины, по которой произошла ошибка.

Счетная ошибка

Хотя счетная ошибка упоминается в Трудовом кодексе, законодательство не раскрывает это понятие. Определение такой ошибки дал Роструд в письме от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, указав, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Аналогичное мнение высказал Верховный Суд России в определении от 20 января 2012 г. № 59-В11-17: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). В этом же определении Верховный Суд России обратил внимание, что технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются.

Мурманский областной суд в Апелляционном определении от 22 июля 2015 г. № 33-2153-2015 поддержал позицию Верховного Суда России, указав, что из буквального толкования норм действующего трудового законодательства счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, в то время как технические ошибки, совершенные по вине работодателя, или ошибки используемой им программы, неправильное применение норм права, неправомерное начисление излишних сумм счетными ошибками не являются.

К техническим ошибкам можно отнести опечатки и описки в финансовых документах, а также неправильное применение законодательства или нормативно-правовых актов организации. Например:

неверно определен расчетный период;

нарушен порядок расчета заработной платы;

наложение (пересечение) периодов (например, женщина во время декретного отпуска выходила на работу, и ей за один и тот же период были начислены зарплата и пособие по беременности и родам).

Таким образом, отличить счетную ошибку от технической несложно, но очень важно, поскольку удержание излишне выплаченной работнику вследствие технической ошибки (что не является счетной ошибкой) зарплаты без его согласия неправомерно.

Если обнаруженная ошибка не является счетной, то удержать излишне выплаченную сумму можно только по заявлению самого работника или путем добровольного внесения суммы переплаты в кассу (на лицевой счет) учреждения. В случае когда ошибка счетная, необходимо составить акт произвольной формы с учетом всех необходимых реквизитов в соответствии с нормами Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете», который должен быть подписан специально назначенной комиссией. Следует письменно уведомить работника, в отношении которого допущена ошибка в расчетах, что из-за счетной ошибки за ним числится задолженность, с указанием ее размера и срока для погашения. Если работник не погасит долг в этот срок, необходимо издать приказ об удержании и ознакомить с ним работника под роспись. Рекомендуем получить письменное согласие работника, которое может быть зафиксировано на приказе об удержании либо в отдельном заявлении. В случае отказа сотрудника вернуть излишние денежные средства, полученные вследствие счетной ошибки, работодатель имеет право взыскать с него деньги через суд (ст. 137 ТК РФ).

Трудовые споры

Одним из оснований для удержания, а в случае отказа сотрудника — взыскания через суд, излишне выплаченной заработной платы является признание органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ст. 155 ТК РФ) или простое (ст. 157 ТК РФ). Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами (ст. 382 ТК РФ). Как показывает практика, создание такой комиссии редко встречается. Однако приказом руководителя она может быть создана для рассмотрения конкретного случая.

Статьей 155 Трудового кодекса предусмотрены следующие причины невыполнения норм труда работником и соответствующий порядок оплаты:

• вина работодателя. Например, поставив перед работником задачу, работодатель не обеспечил наличие материалов, инструментов, спецодежды, транспорта. Направил на выполнение работ недостаточное количество сотрудников. Не провел инструктаж или разъяснительную работу и т. д. Оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени;
• причины, не зависящие от работодателя и работника. Как правило, это погодные условия, в том числе коммунальные аварии, спровоцированные неблагоприятными погодными условиями, дорожные происшествия и прочие форс-мажорные обстоятельства, которые невозможно предусмотреть. За работником сохраняются не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально фактически отработанному времени;
• вина работника. Может быть выражена в нарушении технических или технологических правил (умышленном или по неосторожности), должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка. Оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы.

Еще одним основанием для излишнего начисления заработной платы указан простой по вине работника. Определение простоя дано в статье 72.2 Трудового кодекса — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера.

Для простоя законодательством определены те же причины, что и для невыполнения норм труда работником. Оплачивается время простоя в зависимости от установленной причины в соответствии с положениями статьи 157 Трудового кодекса:

• вина работодателя. Оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника;
• причины, не зависящие от работодателя и работника. Оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя;
• вина работника. Время простоя не оплачивается.

Для ряда профессий законодательством дано специальное пояснение. Так, не является простоем время, в течение которого творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, а также профессиональные спортсмены не участвуют в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений или не выступают (ст. 157 ТК РФ).

К причинам невыполнения трудовых обязанностей по вине работника справедливо относится прогул. Согласно определению, приведенному в статье 81 Трудового кодекса, прогулом считается отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). Прогул фиксируется актом об отсутствии на рабочем месте, который послужит основанием для неначисления заработной платы за время, когда работник без уважительных причин не работал. Если же работник представит оправдание неявки, например, справку из травмпункта или листок временной нетрудоспособности, то вопрос о прогуле будет снят. А вот если прогул все же состоялся, но в табеле ошибочно была проставлена явка в этот день и начислена оплата, а позже внутренним расследованием был раскрыт факт нарушения трудовой дисциплины, то эта ситуация подпадает под основания для удержания или взыскания излишне выплаченной заработной платы.

Прогул сам по себе — достаточно ясная ситуация, фиксирующаяся актом и не требующая дополнительных подтверждений. А факт вины работника в невыполнении норм труда или простое придется доказать. Как может возникнуть излишне начисленная зарплата в таких ситуациях? Например, работнику было дано задание и предоставлено все необходимое для его выполнения. Однако поставленная цель не была достигнута. Исполнитель заявил, что предоставленное ему оборудование не работало. Была признана вина работодателя, и время, отведенное на эту работу, было оплачено в размере средней заработной платы работника. Позднее выяснилось, что оборудование было в рабочем состоянии, но сотрудник не умел им пользоваться, о чем не уведомил заранее. То есть невыполнение норм труда произошло по вине работника, и, соответственно, ему были начислены незаработанные деньги.

Для разрешения ситуации и в целях правомерности своих действий по удержанию и, если потребуется в дальнейшем, взысканию излишне выданной заработной платы, работодатель может обратиться в комиссию по трудовым спорам или, в случае ее отсутствия, прямо в суд. При этом лучше сразу предъявить требования и об установлении факта невыполнения норм труда, и о взыскании переплаты.

Неправомерные действия работника

В статье 137 Трудового кодекса определено еще одно основание, по которому может быть взыскана излишне выплаченная заработная плата, — решение суда, установившего, что основанием для этого послужили неправомерные действия работника. К таким действиям могут относиться: заведомо неверный расчет, увеличивающий размер заработной платы, оплата невыполненной работы и прочие, нарушающие нормы права, действия. Как уже было отмечено, безосновательность начислений определяется судом.

В учете учреждения

Если принято решение об удержании излишне начисленной заработной платы, следует помнить, что общая сумма удержаний не может превышать 20 процентов от суммы зарплаты, выдаваемой на руки (ст. 138 ТК РФ). При необходимости удержания проводятся в течение нескольких месяцев. При нарушении требований закона о порядке и размерах удержаний работник вправе обратиться в инспекцию по труду, прокуратуру и суд. Если впоследствии выявятся нарушения трудового законодательства, к юридическому (должностному) лицу могут быть применены меры административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

В соответствии с нормами пункта 18 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета, исправляется дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «красное сторно», и (или) дополнительной бухгалтерской записью.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются Бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой определена Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета, и дается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.

Ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской (финансовой) отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), в зависимости от ее характера отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью.

Ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская (финансовая) отчетность в установленном порядке уже представлена, в зависимости от ее характера отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «красное сторно», и (или) дополнительной бухгалтерской записью (п. 18 Инструкции № 157н).

В казенном учреждении операция по отражению счетной ошибки и ее последствий будет отражена в соответствии с положениями Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее — Инструкция № 162н):

Дебет 1 401 20 211
«Расходы по заработной плате»
Кредит 1 302 11 730
«Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
— отражена сумма излишне начисленной заработной платы методом «красное сторно»;

Дебет 1 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 303 01 730
«Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
— отражена сумма излишне удержанного НДФЛ методом «красное сторно»;

Дебет 1 401 20 213
«Расходы на начисления на выплаты по оплате труда»
Кредит 1 303 XX 730
«Увеличение кредиторской задолженности по страховым взносам на обязательное страхование»
— отражена сумма страховых взносов, начисленных на излишнюю сумму заработной платы методом «красное сторно»;

Дебет 1 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 206 11 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»
— отражена задолженность работника по заработной плате, возникшая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, методом «красное сторно»;

Дебет 1 209 30 560
«Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит 1 206 11 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»
— отражены требования к работнику о возмещении излишне выплаченной зарплаты (компенсация затрат учреждения);

Дебет 1 201 34 510
«Поступление средств в кассу учреждения»
Кредит 1 209 30 660
«Уменьшение дебеторской задолженности по компенсации затрат»
— поступила от работника в кассу учреждения сумма излишне начисленной заработной платы;

Дебет 1 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 1 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— внесена сумма переплаты на лицевой счет учреждения;

Дебет 1 304 05 211
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по заработной плате»
Кредит 1 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— восстановлены произведенные кассовые расходы.

В случае если работник решил вернуть полученную переплату не взносом в кассу, а удержанием из заработной платы, то эта операция, проведенная с его согласия, отразится записями:

Дебет 1 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;

Дебет 1 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 1 209 30 660
«Уменьшение дебеторской задолженности по компенсации затрат».

Если вопрос об удержании из заработной платы не решен, любая из сторон имеет право обратиться в суд. При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись в соответствии с Инструкцией № 162н:

Дебет 1 401 10 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами»
Кредит 1 209 30 660
«Уменьшение дебеторской задолженности по компенсации затрат».

В соответствии с положениями пункта 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» не принимается.