Централизованная бухгалтерия: учетная политика
У централизованной бухгалтерии (ЦБ) непростые отношения с учетной политикой. Этот документ вырабатывает субъект учета, то есть учреждение, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им полномочий в соответствии с законодательством.
Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета
При передаче в централизованную бухгалтерию полномочий по ведению учета учреждение дает указание вести его в соответствии с положениями, закрепленными в учетной политике. Но в то же время после передачи полномочий в ЦБ в самом учреждении учетных функций останется весьма немного. То есть от самого учреждения каких-то особенных требований к учетной политике не ожидается, кроме тех вопросов, которые ЦБ решить не может в принципе. А ЦБ будет удобно, когда у всех учреждений, передавших полномочия по ведению учета, будет одинаковая учетная политика. Поэтому при централизации учета обычно делается так: ЦБ вырабатывает учетную политику с учетом пожеланий учреждений и их специфики, с учетом возможностей используемого программного обеспечения. Затем ЦБ передает единую учетную политику учреждениям. Учреждения утверждают эту типовую учетную политику как свою и передают в ЦБ для исполнения.
Однако на практике ЦБ при выработке учетной политики нередко использует формальный подход: просто переписывает нормы инструкций. В итоге никакой пользы такая учетная политика ЦБ не приносит.
На самом деле задача учетной политики в том, чтобы дать ответы на вопросы, по которым отсутствуют указания в инструкциях. И для ЦБ это особенно важно. Потому что работа бухгалтеров в ЦБ обычно организовывается по конвейерному принципу, когда разнообразие выполняемых бухгалтером работ сужается, а количество документов увеличивается. К тому же ЦБ создаются под лозунгом экономии средств, что приводит к сравнительно более низкому уровню квалификации бухгалтеров в ЦБ, чем в бухгалтериях учреждений. И такому узкоспециализированному бухгалтеру надо дать максимально четко описанные правила работы. В инструкции это ввести невозможно, поскольку они пишутся одновременно для всех учреждений, а учетная политика у каждого учреждения — своя.
Проблемы и их решение
В учетной политике учреждения закрепляются различные моменты, которые имеют свое место в учете. В пункте 6 Инструкции № 157н[1] поименованы некоторые из них. Рассмотрим их внимательнее в таблице.
Таблица
|
Утверждается |
Комментарий в связи с передачей учета в ЦБ |
|
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые счета бухгалтерского учета для ведения синтетического и аналитического учета |
Если в компьютерной программе, применяемой в ЦБ для ведения учета, применяются коды счетов, не описанные в Инструкции № 157н, это должно быть отражено в учетной политике (например, счета 106К1 и 1063И в программных продуктах). Если в учреждении применяются дополнительные забалансовые счета, учет по которым передан в ЦБ, это должно быть отражено в учетной политике |
|
Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств |
В Инструкции № 157н описаны три случая, когда субъекту учета необходимо принять решение о способе оценки объектов учета: — для материальных запасов — или по средней, или по фактической цене единицы; — для бланков строгой отчетности может быть установлена оценка по цене приобретения; если ничего не установлено, то по 1 рублю за 1 шт.; — для основных средств, списанных при вводе в эксплуатацию, может быть установлена оценка по цене приобретения; если ничего не установлено, то по 1 рублю за 1 шт. В остальном ЦБ нет необходимости чтото решать по порядку оценки: в пункте 25 Инструкции № 157н дано подробное описание методики оценки. Оценку должна выполнять комиссия учреждения, и нет никакой возможности передать функции этой комиссии в ЦБ |
|
Порядок отражения в учете событий после отчетной даты (СПОД) |
В Инструкции № 157н наблюдается дублирование. Порядок учета СПОД следует разрабатывать, учитывая: — законодательные нормы в отношении порядка исполнения бюджетов (планов ФХД); — порядок документооборота между ЦБ и каждым отдельным учреждением, установленный соглашением о передаче полномочий |
|
Порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты |
|
|
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств |
Вопрос полностью находится в компетенции учреждения. И законодательно он регламентирован в достаточной степени: закреплена обязанность подтверждать годовую отчетность данными инвентаризации3, установлены общие правила проведения инвентаризации4. Поэтому дополнительно вносить чтолибо в учетную политику нет необходимости. Разве что добавить случаи, когда инвентаризация обязательна. ЦБ должна своевременно получить от учреждения результаты инвентаризации и сравнить их с учетными данными. А если учреждение не представило в ЦБ данные инвентаризации перед годовым отчетом, то в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160, 0503760) указать: «Данные отчетности не подтверждены результатами инвентаризации» |
|
Формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, регистров бухгалтерского учета и иных документов бухгалтерского учета, по которым законодательством Российской Федерации не установлены обязательные для их оформления формы документов |
Этот вопрос следует решать с учетом изложенных в предыдущих статьях соображений по поводу порядка оформления первичных документов и организации документооборота между учреждением и ЦБ |
|
Порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля |
Полномочиями на осуществление внутреннего финансового контроля (ВФК) наделены только главные администраторы (ГРБС, ГАДБ, ГАИФ)5. Эти полномочия не могут быть переданы в ЦБ. Но в задачи ВФК входит в том числе контроль за некоторыми функциями, передаваемыми в ЦБ: — осуществление начисления, учета и контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей (поступления источников финансирования дефицита бюджета) в бюджет, пеней и штрафов по ним; — ведение бюджетного учета; — составление и представление бюджетной отчетности и сводной бюджетной отчетности. Каким образом главный распорядитель сможет это проконтролировать? У этой проблемы возможны два решения: — при передаче учета в ЦБ оставить в штате главного распорядителя специалистов, имеющих достаточную квалификацию, чтобы осуществлять ВФК; — исключить из процедуры ВФК перечисленные контрольные операции |
|
Иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета |
Вот под этим пунктом как раз и раскрывается весь тот немаленький перечень вопросов, которые для ЦБ очень важно закрепить в учетной политике, чтобы сделать свою учетную работу более комфортной |
3 Пункт 7 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191н; пункт 9 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н.
4 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Чтобы заранее предупредить ряд наиболее распространенных проблем с заполнением первичных документов, ЦБ может включить в учетную политику перечень соответствующих требований. Основные требования к первичным документам изложены в Методических указаниях № 52н[2]. Но нередко бывает так, что формально первичный документ заполнен, но принятие его к учету для бухгалтера составляет немалую cложность. Бухгалтеру несложно вспомнить типовые проблемы и в учетной политике прописать соответствующие условия.
Наиболее часто трудности возникают при работе с товарными документами на поступление материальных ценностей, а также на приобретение услуг и с отчетами подотчетных лиц. В учетной политике можно указать перечень проблем, при которых первичный документ принимать к учету недопустимо, например:
наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) не содержит ни одного слова на русском языке;
наименование ТМЦ не позволяет однозначно отнести предмет к группе/счету учета;
наименование ТМЦ в товарных документах не соответствует наименованию в технической документации;
товарный документ не позволяет достоверно определить количество поступивших ТМЦ;
в товарном документе указано: «комплект», «набор», иная совокупность самостоятельно используемых объектов без разбивки по количеству, наименованиям и стоимости;
документ, подтверждающий выполнение работ по ремонту основных средств, не позволяет определить, какое именно основное средство ремонтировалось;
наименование выполненных работ в акте не позволяет однозначно классифицировать работы по кодам классификации.
Такой перечень облегчит работу сотрудникам ЦБ: в случае поступления в ЦБ от учреждения проблемного первичного документа будет документально закрепленное основание для его отклонения на доработку.
В Инструкции № 157н, в Указаниях № 65н6[3]используется большое количество терминов и понятий без определений. Множество видов материальных предметов, видов работ и услуг не могут быть однозначно классифицированы на основании одних только нормативно-правовых актов по учету в государственном секторе. Но даже если привлекать определения из других нормативно-правовых актов (кодексов, федеральных законов), это далеко не всегда даст однозначное решение. Вот, казалось бы, такая ясная и понятная статья 130 Гражданского кодекса «Недвижимые и движимые вещи» содержит неоднозначный классифицирующий признак — «несоразмерный ущерб при перемещении».
С проблемами правильной классификации объектов, работ и услуг ЦБ столкнется по всем процессам, по которым часть работы выполняется в учреждении, а часть находится в ведении централизованной бухгалтерии:
По закупкам
Контракты заключаются в учреждении, а оплата и принятие к учету — функции ЦБ. В этом случае возможны конфликты с правильным определением вида материальных ценностей, вида работ, услуг, особенно при заключении сложных комплексных договоров. Будут заключаться контракты, не соответствующие целевому назначению выделенных средств, а также название и предмет которых не соответствуют их истинному содержанию с точки зрения экономической классификации расходов.
По оформлению первичных
документов
Работы по оформлению первичных документов будут выполняться в учреждении, а принятие первичных документов к учету — производиться в ЦБ. Будут оформляться первичные документы на услуги, когда на самом деле будет производиться изготовление нефинансовых активов, будут оформляться документы на материальные запасы, когда по учетной политике надо учитывать основные средства.
Приведем краткий перечень видов материальных ценностей, работ, услуг, при выборе которых наиболее часто происходят ошибки и конфликты.
При определении вида нефинансовых активов — основные средства или материальные запасы:
- объекты оргтехники и вычислительной техники;
- принадлежности к оргтехнике и вычислительной технике;
- дополнительное оборудование для автомобилей;
- принадлежности для автомобилей;
- ручной инструмент без привода;
- ручной инструмент с электро- или пневмоприводом.
При определении, является объект самостоятельным основным средством или частью здания, сооружения:
- оборудование систем отопления;
- оборудование систем электроснабжения и освещения;
- оборудование систем водоснабжения и канализации;
- оборудование систем газоснабжения;
- информационно-коммуникационные системы;
- надворные постройки.
При определении видов работ в отношении основных средств:
- модернизация, дооборудование, реконструкция;
- ремонт, капитальный ремонт.
Чтобы установить порядок при отнесении материальных ценностей, работ, услуг к конкретному виду, ЦБ требуется заранее наиболее полно описать его в учетной политике.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н).
[2] Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
[3]6 Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.