Учет расчетов  с подотчетными лицами

К. В. Сергеева

В статье рассказывается о возможностях редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для оформления и учета расчетов с подотчетными лицами.

К. В. СЕРГЕЕВА, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С»

Согласно пунктам 212–213 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица с указанием назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который он выдается. Для оформления и регистрации заявления на выдачу аванса подотчетному лицу или регистрации распоряжения руководителя в программе применяется документ Заявление на выдачу аванса. В нем указывается направление расходования средств. На основании документа можно зарегистрировать принятие денежных обязательств, сформировать расходный кассовый ордер.

Помимо выплаты наличных денежных средств в программе можно оформить перечисление денежных средств подотчетным лицам для выплаты в безналичном порядке. Для перечисления денежных средств на банковские (дебетовые) карты сотрудников применяется документ Ведомость в банк. Документ можно сформировать автоматически, на основании списка документов Заявление на выдачу аванса. Предусмотрено формирование платежного документа на основании ведомости, печать списка на перечисление и его передача в банк в виде электронного документа в формате, применяемом банками для обмена данными по зарплатным проектам. Также поддерживается автоматическое формирование бухгалтерских проводок в разрезе каждого подотчетного лица при проведении платежного документа, созданного на основании ведомости в банк.

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте.

Согласно пункту 216 Инструкции № 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно Авансовому отчету подотчетного лица, утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом), и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы.

Для регистрации в программе расчетов с подотчетными лицами в части командировочных расходов, приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо применяется документ Авансовый отчет. Документ можно использовать также для оформления или проверки Авансового отчета (ф. 0504505) на основании представленных оправдательных документов и заполнять на основании документа Заявление на выдачу аванса.

Документом Инвентаризация расчетов с контрагентами можно подготовить Инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) с данными по счетам 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и зарегистрировать данные инвентаризации таких расчетов.

Согласно пункту 218 Инструкции № 157н аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по лицам, видам выплат и видам расчетов (по выданным денежным средствам, по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами. Для формирования указанных регистров применяются отчеты Журнал операций, номер журнала операций «3», и Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Также информация о задолженности подотчетных лиц, ее погашении и увеличении в заданном периоде представлена в отчете Оборотная ведомость по расчетам с подотчетными лицами. В отчетах возможна детализация до документов расчетов.