Вопросы командирования
Направление работников в служебные командировки — неотъемлемая часть деятельности учреждений. В статье рассмотрим отдельные моменты при направлении сотрудников учреждений в командировки, в том числе зарубежные.
М. Ю. ВАСИНА, советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса
Гарантии при направлении работников в служебные командировки устанавливаются Трудовым кодексом. Согласно статье 168 Трудового кодекса при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему соответствующие расходы.
В соответствии с пунктом 11 Указа Президента России от 18 июля 2005 г. № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Порядок) при направлении федерального государственного гражданского служащего в служебную командировку ему возмещаются:
- расходы по проезду к месту командирования и обратно — к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы;
- расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии, что они произведены гражданским служащим с разрешения или ведома представителя нанимателя или уполномоченного им лица).
Кроме того, Порядком установлено, что возмещение расходов по проезду и найму осуществляется по нормам, установленным Порядком и в размере фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами.
Согласно пункту 21 Порядка по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по нормам, установленным данным пунктом, исходя из категории и группы должностей федеральной государственной гражданской службы, возмещаются расходы по проезду гражданского служащего к месту командирования и обратно — к постоянному месту прохождения гражданской службы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом, в том числе услуги по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по нормам, установленным пунктом 18 Порядка.
Согласно пункту 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Зарубежная командировка
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, направляющих работников в служебные командировки на территории иностранных государств, размеры суточных в иностранной валюте определены постановлением Правительства России от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (далее — Постановление № 812). При этом указанным постановлением предусмотрены суточные в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую работник направляется в командировку.
Так, при следовании работника с территории России день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 5 Постановления № 812).
Бухгалтерский (бюджетный учет)
В соответствии с пунктом 13 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляются на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь подстрочный перевод на русский язык.
Согласно пункту 212 Инструкции № 157н для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, а также сумм обязательств, принятых перед работником по возмещению расходов, произведенных им в связи с нахождением в командировке, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательств в иностранной валюте, в том числе в счет выданных авансов подотчетному лицу. В случае предоставления авансов в иностранных валютах переоценка расчетов по таким выплатам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте (п. 215 Инструкции № 157н).
Учитывая изложенное, датой принятия к бюджетному учету обязательств по расчетам с подотчетными лицами (по кредиту счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»), возникающих в иностранной валюте, а также определения объема авансовых выплат, предоставленных подотчетному лицу, относимых на исполнение указанного обязательства, следует считать дату представления сотрудником авансового отчета, утвержденного руководителем.
При этом переоценку расчетов по выданным авансам в иностранных валютах, а также определение объема авансовых выплат, произведенных подотчетному лицу (вне зависимости от валюты предоставления аванса), относимых на исполнение обязательств, принятых в иностранных валютах, следует производить по курсу Центрального банка России, установленному на дату принятия к бухгалтерскому (бюджетному) учету (начисления) указанного обязательства.
По нашему мнению, до даты представления сотрудником авансового отчета и его утверждения квалифицировать сумму обязательств перед сотрудником, а также объем зачисляемого во исполнение указанного обязательства аванса на командировочные расходы, включая суточные, не представляется возможным.
Обратите внимание, что согласно пункту 20 Порядка при направлении в служебную командировку на территории России расходы по найму жилого помещения возмещаются гражданскому служащему в размерах, установленных постановлением Правительства России от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений». При этом предоставление услуг по найму жилого помещения осуществляется в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства России от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее — Правила).
Вместе с этим согласно пункту 31 Порядка при направлении в служебную командировку на территории иностранных государств расходы по найму жилого помещения возмещаются гражданскому служащему по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных служебных командировках на территории иностранных государств, утвержденные приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н.
Налоговый учет
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в налогооблагаемый доход не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Для организаций, финансируемых за счет федерального бюджета, направляющих сотрудников в служебные командировки на территории иностранных государств, размеры суточных и надбавок к суточным в иностранной валюте определены Постановлением № 812.
Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса устанавливает размер суточных, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц.
Суммы суточных, превышающие установленные статьей 217 Налогового кодекса размеры, облагаются НДФЛ в установленном порядке.
В соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса дата фактического получения дохода при направлении сотрудников организации в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса), в частности, в рамках трудовых отношений.
При этом согласно пункту 1 статьи 421 Налогового кодекса база для исчисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.
В соответствии с пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не облагаются страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.
Таким образом, с учетом положений пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса суточные, выплачиваемые государственным гражданским служащим при направлении в служебные командировки на территории иностранных государств, не облагаются страховыми взносами в размерах, установленных постановлением Правительства № 812, но не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суммы суточных, выплачиваемые сверх 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Исходя из пункта 1 статьи 424 Налогового кодекса дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника.
Таким образом, сумма суточных, начисляемая работнику в рублевом эквиваленте сверх 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории Российской Федерации, учитывается при определении базы для исчисления страховых взносов на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника.
Обратите внимание, что законодательством предусмотрены выплаты (суточные) сотрудникам при направлении их в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации в иностранной валюте. При этом нормативные правовые акты не содержат положений, которые регулируют вопросы курсовых потерь, возникающих при конвертации валют в условиях изменения курсов валют, для какой-либо из сторон трудовых отношений (работодателя либо работника).
Вопросы курсовых потерь, возникающих в связи с конвертацией рублей в иностранную валюту при изменении курсов валют, следует регулировать, по нашему мнению, локальным актом учреждения, определяющим особенности направления сотрудников в командировки за пределы территории Российской Федерации.