Опыт Приморского края
Вопросы отражения в бюджетном учете операций с бюджетными и денежными обязательствами часто возникают как у территориальных органов Федерального казначейства, так и у получателей средств федерального бюджета. Своим опытом поделилась Светлана Романовна НАТАРОВА, начальник отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов — главный бухгалтер УФК по Приморскому краю.
В 2017 году учет бюджетных и денежных обязательств и формирование бюджетной отчетности ведутся в соответствии с приказами Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, от 6 декабря 2010 г. № 162н, от 28 декабря 2010 г. № 191н (далее — Приказ № 191н), от 30 декабря 2015 г. № 221н (далее — Приказ № 221н) и Федерального казначейства от 4 декабря 2015 г. № 339, а также письменными указаниями (письма Федерального казначейства от 20 января 2017 г. № 07-04-05/02-68, от 16 августа 2017 г. № 07-04-05/02-682, от 18 августа 2017 г. № 07-04-05/02-691, от 5 сентября 2017 г. № 07-04-05/02-709).
Началась новая работа по ежедневной выверке правильности формирования бухгалтерских записей на счетах по учету бюджетных и денежных обязательств в ППО «АСФК», а также по сверке данных, отраженных в Журнале операций (ф. 0504071) и Главной книге (ф. 0504072).
Отметим, что новые бухгалтерские записи значительно увеличили объем Журнала операций (ф. 0504071), являющегося регистром аналитического учета для счетов санкционирования расходов бюджета на счете 502 00 000 «Обязательства» (см. рисунок 1).
Выверка данных
Процедура выверки данных в Журнале операций (ф. 0504071) осуществляется по внебанковским и банковским операциям в следующей последовательности.
1. При наличии записи на внебанковскую операцию по уточнению суммы со счета невыясненных поступлений на конкретного получателя формируется бухгалтерская запись, сторнирующая исполненные денежные обязательства. При этом документом-основанием является Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа (ф. 0531809) (далее — УВиПП) (см. рисунок 2).
2. При наличии бухгалтерских записей по уточнению кода бюджетной классификации на основании УВиПП, представленного бюджетополучателем, в Журнале операций (ф. 0504071) должны сформироваться на исполненные денежные обязательства две бухгалтерские записи:
- сумма по коду, с которого происходит уточнение, отражается по дебету счета 1 502 12 и кредиту счета 1 502 15 со знаком «минус»;
- сумма по коду, на который происходит уточнение, отражается по дебету счета 1 502 12 и кредиту счета 1 502 15 со знаком «плюс» (см. рисунок 3).
3. На следующем этапе осуществляется сверка итоговых сумм операций по исполненным договорным обязательствам с итоговыми суммами по кассовому расходу. Исполненные денежные обязательства должны равняться кассовому расходу. Алгоритм расчета показан на рисунке 4.
Данные берутся без учета бухгалтерских записей закрытого контура, так как они отражаются в Журнале операций (ф. 0504071) открытого контура в связи с особенностями дублирования данных в ППО «АСФК» и последующим проведением синхронизации регистров открытого и закрытого контуров.
Визуальный контроль правильности отражения бухгалтерских записей по конкретной организации по учету бюджетных и денежных обязательств осуществляется со сведениями о бюджетных и денежных обязательствах выборочно из-за огромного количества документов. Поэтому такой контроль ошибок не выявляет.
4. Затем нужно сверить Журнал операций (ф. 0504071) с Главной книгой (ф. 0504072). Для этого суммы, отраженные в Журнале операций (ф. 0504071), по строкам «Итого по операции» по счетам учета бюджетных и денежных обязательств сверяются с данными Главной книги (ф. 0504072) по графам 7 и 8 «Оборот за период» по счетам 1 502 11, 1 502 12, 1 502 13, 1 502 14, 1 502 15, 1 502 17.
При этом данные Журнала операций (ф. 0504071) всегда равны данным Главной книги (ф. 0504072).
На этом же этапе осуществляется сверка данных в Главной книге (ф. 0504072): остаток на конец периода по дебету счета 1 402 20 «Результат по кассовому исполнению бюджета по выбытиям из бюджета» в графе 11 должен быть равен остатку на конец периода по кредиту счета 1 502 15 «Исполненные денежные обязательства в текущем финансовом году» в графе 12 (рисунок 5).
Подобная сверка также не выявляет расхождений.
Анализ ошибок
Вместе с тем существуют ошибки, которые происходили в течение 2017 года и содержатся в учетных записях, например, полугодия, а также встречаются до настоящего времени.
Рассмотрим наиболее часто допускаемые получателями бюджетных средств ошибки:
- в Заявке на кассовый расход ошибочно указывается учетный номер денежного обязательства (с 1 по 19 разряд), отличный от учетного номера бюджетного обязательства, либо учетный номер бюджетного обязательства вообще не заполнен. При этом в АСФК не реализован автоматический контроль проверки идентичности учетных номеров;
- в Заявке на кассовый расход указывается неверный КБК расходов, отличный от КБК в ранее принятом Сведении о денежном обязательстве. При этом в программе отсутствует контроль идентичности КБК в Заявке на кассовый расход и Сведениях о денежном обязательстве;
- в Сведениях о денежном обязательстве ошибочно проставляется либо не проставляется признак авансового платежа.
Эти действия приводят к неверному формированию бухгалтерских записей и, как следствие, ошибкам в регистрах бюджетного учета.
Кроме ошибок, допускаемых получателями бюджетных средств, имеют место ошибки, возникающие из-за некорректной работы ППО «АСФК». Например, в июле месяце в ходе выверки учетных данных были выявлены следующие ошибки:
- автоматически не сформировались Сведения о денежном обязательстве на операцию восстановления кассового расхода по объявлению на взнос наличными. В Отчете о состоянии лицевого счета получателя бюджетных средств в разделе 2.1 в графе 15 «Неисполненные денежные обязательства» сумма восстановления кассового расхода отразилась со знаком «минус»;
- на операцию по Уведомлению об уточнении вида и принадлежности платежа проставилась двойная запись по бюджетному и денежному обязательствам. В Отчете о состоянии лицевого счета получателя бюджетных средств в разделе 2.1 в графе 14 «Неисполненные бюджетные обязательства» и графе 15 «Неисполненные денежные обязательства» сумма отразилась со знаком «минус»;
- по документу «Извещение об осуществлении закупки» на Сведениях об автоматически созданном бюджетном обязательстве сформировалась неверная запись: дебет 1 501 13, кредит 1 502 11, а должна быть: дебет 1 501 13, кредит 1 502 17.
Таким образом, выявить наличие (либо отсутствие) ошибок можно путем анализа Отчетов о состоянии лицевых счетов, направляемых ежемесячно клиентам, а также при осуществлении текущего контроля за оформлением документов-оснований специалистами отделов расходов и самими бюджетополучателями.
Еще в начале года казалось, что необходим отдельный регистр бюджетного учета по бюджетным и денежным обязательствам для контроля за правильностью отражения операций в Журнале операций (ф. 0504071) и Главной книге (ф. 0504072), который бы помогал выявлять ошибки.
Однако, сгруппировав большое количество документов-оснований по каким-либо признакам, ожидаемого результата можно не получить.
В этой связи считаем, что крайне необходима доработка ППО «АСФК» в части автоматического контроля загружаемых в базу документов-оснований по бюджетным и денежным обязательствам, Заявки на кассовый расход по различным параметрам (корректность номеров, соответствие КБК, признак авансового платежа, тип закупки и др.).
Ошибки, которые были в учетной системе, исправлялись по рекомендациям разработчиков программного обеспечения в том операционном дне, в котором был обработан документ-основание Сведения о бюджетном обязательстве и денежном обязательстве. Такое исправление привело к несоответствию данных раннее отправленной отчетности в МОУ ФК и клиентам, а также Главным книгам (ф. 0504072) за предыдущие периоды.
В настоящее время проблема, связанная с внесением изменений в учетные записи по операциям с бюджетными и денежными обязательствами, решена. Изменения вносятся в текущем операционном дне либо в последнем рабочем дне отчетного месяца.
При этом способ внесения исправлений Бухгалтерской справкой (ф. 0504833), предусмотренный технологическим регламентом, практически не применяется во избежание некорректного закрытия финансового года.
Из опыта УФК по Приморскому краю
В августе в УФК по Приморскому краю проводились операции, связанные с реорганизацией в форме присоединения к вышестоящей организации подведомственного учреждения.
Отражение в бюджетном учете операций по передаче бюджетных и денежных обязательств получателей средств федерального бюджета должно было осуществляться на основании Акта приемки-передачи кассовых выплат, поступлений и обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса (ф. 0531728), утвержденного приказом Минфина России от 30 сентября 2008 г. № 104н.
Вместе с тем, в связи с недоработкой ППО «АСФК», организацией был представлен Акт приемки-передачи принятых на учет бюджетных обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса (ф. 0531727) по форме, утвержденной приказом Минфина России от 19 сентября 2008 г. № 98н, который с 1 января 2017 года утратил силу (см. рисунок 6).
В процессе регистрации Акта в программе автоматически сформировались Сведения о бюджетном обязательстве (ф. 0506101) на отмену (обнуление) ранее поставленных на учет этих сведений (см. рисунок 7).
В Журнале операций (ф. 0504071) бухгалтерские записи отразились верно, в соответствии с указаниями, доведенными письмом Федерального казначейства от 18 августа 2017 г. № 07-04-05/02-691, методом «красное сторно» (см. рисунок 8).
Проведение операций по передаче денежных обязательств осуществлялось с использованием ручного режима работы внештатными способами без применения Акта приемки-передачи кассовых выплат, поступлений и обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса (ф. 0531728).
Записи по передаче денежных обязательств были аннулированы в программе скриптами, а также были сформированы две Бухгалтерские справки (ф. 0504833) с типом БСП:
- первая — на сторнирование передаваемых исполненных денежных обязательств по уплате контрагентам авансовых платежей (см. рисунок 9);
- вторая — на сторнирование передаваемых исполненных денежных обязательств.
Данные для составления бухгалтерских справок были взяты из Главной книги (ф. 0504072), сформированной по параметру «Лицевой счет», в которой отразились все обороты и остатки по счету реорганизуемого клиента.
Следует отметить, что операции по передаче ЛБО, кассовых выплат, поступлений и обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса необходимо осуществлять в течение отчетного периода, чтобы не было разрыва показателей в отчетности на
В целях обеспечения корректного отражения в принимающем органе казначейства учетных данных по реорганизуемому клиенту нами была направлена в УФК по Хабаровскому краю информация с перечнем более 700 бухгалтерских записей, которыми были сторнированы учетные записи.
Представление отчетности
В Приказе № 191н подробно описан порядок сверки Сводного отчета (ф. 0503129) с Главной книгой (ф. 0504072). Но, к сожалению, в настоящее время с консолидированной Главной книгой можно сверить только данные по графе 4 «Доведено бюджетных ассигнований» и графе 5 «Доведено лимитов бюджетных обязательств» сводного отчета, так как в течение 2017 года по бюджетным и денежным обязательствам вносились изменения, а консолидированная Главная книга не переформировывалась до окончания работ по внесению исправлений. Сверка Сводного отчета (ф. 0503129) и Главной книги (ф. 0504072) по графам с 6 по 15 «Обязательства» осуществляется раздельно по данным открытого и закрытого контуров (см. рисунок 10).
Основная работа по исправлению некорректных данных по бюджетным и денежным обязательствам была закончена к началу июля. Скриптами делались выборки и выявлялись массивы документов, по которым необходимо было внести изменения. Выполнялись датафиксы. По результатам работы заполнялся и представлялся чек-лист. Однако еще оставались нерешенные проблемы, которые имели свои особенности и не попали под общие условия выборки. По ним велись точечные исправления отделом информационных систем по рекомендациям разработчиков программного обеспечения в августе месяце.
В настоящее время, до реализации автоматической сверки, проводится выборочная визуальная сверка Сводного отчета (ф. 0503129) с Отчетом о состоянии лицевого счета получателя бюджетных средств (ф. 0531786).
В результате сверки расхождения не выявляются.
По состоянию на 1 августа 2017 года ошибки в Электронном бюджете по 14 лицевым счетам исправлены, но выявилась еще одна проблема. После загрузки первичных отчетов в Электронный бюджет и выполнения процедур подписания и представления на всех отчетах статус поменялся на «Представлен». Смена статуса ввела в заблуждение, что все отчеты доставлены получателям. Но, как оказалось, в 90 отчетах в поле «Пользователь отчетности» был указан код МОУ ФК вместо кода ПБС.
Поэтому, по нашему мнению, необходимо дополнить Руководство пользователя подсистемы учета и отчетности ГИИС ЭБ информацией об особенностях работы со Сводным отчетом (ф. 0503129).
В целом ситуация с отправкой отчетности ПБС и на 1 сентября 2017 года кардинально не изменилась.
Отчеты, не доставленные через Электронный бюджет, направляются получателям через СУФД, а по 14 лицевым счетам из открытого контура — по электронной почте.
Процедура отправки отчетов по СУФД занимает
На данный момент нерешенной остается проблема представления отчетов по 14 лицевым счетам, которые формируются в закрытом контуре. Предлагаем использовать вариант аналогично представлению Отчета о состоянии лицевого счета получателя бюджетных средств (ф. 0531786). А именно: отчет, сформированный в закрытом контуре, необходимо заархивировать и направить по защищенным каналам связи в МОУ ФК, а далее МОУ ФК направит отчет непосредственно получателю, как и Отчет (ф. 0531786).
Получатели бюджетных средств, которым направляются первичные отчеты, являются пользователями отчетности, и поэтому нужно видеть, что отчет клиентом получен и с ним ведется работа.
В настоящее время практически у всех клиентов отчеты имеют статус «Представлен» вместо конечного статуса «Принят». То есть неизвестно, работал ли клиент с отчетом.
Схема изменения статусов отчетов должна пройти все стадии от «Создан» до «Принят», как показано на рисунке 11.
Подведем итоги
Подводя итог вышесказанному, можно выделить следующие проблемы и пути их решения.
Проблема. Некорректное заполнение клиентами Заявки на кассовый расход, Сведений о бюджетных обязательствах и денежных обязательствах.
Решение. Доработка ППО «АСФК» в части дополнительного контроля документов клиентов. Активация пункта 6 Приказа № 221н по персональной ответственности сотрудников ПБС за формирование Сведений о бюджетных обязательствах и денежных обязательствах (за их полноту, достоверность и соблюдение сроков представления).
Проблема. Некорректная работа ППО «АСФК», в том числе не реализован Акт приемки-передачи кассовых выплат, поступлений и обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса (ф. 0531728). Не внедрен способ внесения исправлений в учетные данные по бюджетным и денежным обязательствам Бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
Решение. Доработка Акта приемки-передачи в ППО «АСФК». Доработка рекомендаций по составлению Бухгалтерских справок (ф. 0504833) в части внесения исправительных записей по учету бюджетных и денежных обязательств.
Проблема. Затрудненность визуальной сверки отделами расходов отчетов (ф. 0503129) с лицевыми счетами, предусмотренной ТР 115, так как отчетов много, а сроки ограниченны.
Решение. Реализация в ППО «АСФК» автоматической сверки отчетов (ф. 0503129) с лицевыми счетами и формирование протоколов контроля.
Проблема. Трудоемкая отправка Сводных отчетов (ф. 0503129) получателям бюджетных средств через Электронный бюджет. Так, при подписании исполнителем статус отчета устанавливается «Согласование» и не меняется до тех пор, пока отчет не подпишет заместитель руководителя. После согласования главным бухгалтером в списочной форме отчетов не видно, согласован этот отчет исполнителем и главным бухгалтером или нет. Только после просмотра листа согласования конкретного отчета видно, на каком этапе подписания находится отчет.
Сама процедура подписания в Электронном бюджете занимает большое количество времени. При подписании всех отчетов одновременно необходимо сделать выбор сертификата столько раз, сколько отчетов подписывается. Все это занимает примерно час рабочего времени у главного бухгалтера и столько же — у заместителя руководителя.
Решение. Ускорить процедуру подписания отчетов, а также рассмотреть возможность изменения в программе статуса отчета после каждого успешного прохождения этапа согласования предусмотренными лицами. При подписании всех отчетов одновременно необходимо предусмотреть выбор сертификата один раз.
Для контроля и доведения отчетов до конечного статуса предлагаем направить ГРБС, ПБС разъяснения о работе с отчетами (ф. 0503129) в Электронном бюджете.
Надеемся, что проблемы, имеющиеся на сегодняшний день, будут решены до конца года, что позволит безболезненно осуществить закрытие года и перенести учетные данные по бюджетным и денежным обязательствам на очередной финансовый год.