Централизованная бухгалтерия: о тех, кто останется, и о тех, кто уйдет

Д. В. Жуковский

Создание централизованной бухгалтерии (ЦБ) сопровождается соответствующим сокращением штата учетных работников в учреждении. При этом нередко озвучивается следующее мнение: весь бухучет мы передадим в ЦБ, а в учреждении нам бухгалтеры будут не нужны. Оставим секретаря для приема документов, и хватит. Хватит ли?

Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета

Мнение о ненужности работников бухгалтерии в учреждении после передачи учета в ЦБ вполне соответствует представлению многих руководителей. Давайте окинем беглым взглядом перспективы централизации учета и подумаем, что же на самом деле необходимо будет сделать в самом учреждении после передачи функций в ЦБ.

Представим самую обычную ситуацию — приобретение товаров, работ, услуг для нужд учреждения. Покупка придет в учреждение, и, соответственно, сопровождающие ее первичные документы поступят по тому же адресу. Учреждение, как получатель, будет товар принимать и подтверждать это подписями ответственных сотрудников. Если речь идет о работах или услугах, то именно представители учреждения будут оценивать качество оказанных услуг, выполненных работ и оформлять это подписями. Вряд ли руководитель учреждения отдаст третьей стороне право принимать приобретенные материальные ценности или оценивать качество оказанных услуг.

Таким образом, приемка и оформление первичных документов, отражающих факты хозяйственной жизни, связанные с затратами, должны производиться именно в учреждении. Это логично, потому что учреждение принимает решение о расходовании средств и несет за это ответственность. А ЦБ отвечает только за то, чтобы проверить полноту их заполнения и правильно отразить эти документы в учетных регистрах.

Также вердикты о списании основных средств, касающиеся поступления и выбытия нефинансовых активов, должна принимать не комиссия в ЦБ, а постоянно действующая комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. А ЦБ только исполняет решения этой комиссии, оформленные соответствующими первичными документами.

Также само учреждение отвечает за решение еще одного важнейшего вопроса: инвентаризацию нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности.

Прием входящих первичных документов

Проблем с первичными документами может быть очень много, и очень разных. Наивно думать, что поставщики и подрядчики всегда и все будут оформлять правильно. Везде трудятся люди, и любой может ошибиться или же сознательно не утруждать себя излишним тщанием в работе с документами. Но каждая такая ошибка будет замедлять работу ЦБ по отражению документов в учете. Обнаружив неправильно оформленный документ, ЦБ будет вынуждена вернуть его учреждению, чтобы оно, в свою очередь, отправило его контрагенту для переоформления. Эта операция займет какое-то время. А если ЦБ пропустит ошибку в документе или сознательно ее проигнорирует, то уже сама может пострадать по результатам ревизионной проверки.

Например, в учреждение поступил акт за оказанные коммунальные услуги в сентябре, в котором ошибочно указано: «электроэнергия за июль». Обычная опечатка, результат копирования документа в учетной программе. Если ее не заметит сотрудник учреждения, ответственный за прием входящих документов, позже это могут выявить в ЦБ и вернуть акт в учреждение. Если опечатку не выявят сразу в ЦБ, то, скорее всего, орган казначейства отклонит оплату. В результате опечатки в документе может быть искажена любая информация — количество, наименование самого учреждения-получателя (заказчика) и т. д.

Возможны и более сложные ситуации. Например, контрактом предусмотрена поставка персональных компьютеров, а в товарном документе указаны комплектующие, из которых собраны системные блоки. То есть товарный документ не соответствует договору. Если сотрудник учреждения, ответственный за приемку входящих документов, пропустит такой документ, то в дальнейшем либо его отклонит ЦБ, либо не пройдет его оплата, либо предъявит претензию антимонопольная служба (ФАС).

Представим другую ситуацию. Контрактом предусмотрен капитальный ремонт системы отопления, соответствующим образом выбрана бюджетная классификация для бюджетного обязательства. А в документах, представленных подрядчиком, указан перечень отдельных работ (монтаж, демонтаж, испытание) и израсходованных материалов. Подтверждающие документы не соответствуют тексту контракта, потому что в них не указано: «капитальный ремонт». Если сотрудник учреждения, отвечающий за приемку входящих документов, не придаст значения этой проблеме, она на каком-то этапе дальнейшего движения документов все равно себя проявит.

Входящие документы приходят в учреждение не только от поставщиков. Например, могут поступить в учреждение и бумаги на имущество, переданное безвозмездно. И нет никакой гарантии, что с ними не будет проблем. Допустим, передающее государственное учреждение оформило операцию приема-передачи основных средств не Актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), закрепленным Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее — Методические указания № 52н), а устаревшим Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (Унифицированная форма № ОС-1) (ф. 0306001). В принимающем учреждении сотрудник должен иметь достаточный уровень квалификации, чтобы это заметить. Конечно, в ЦБ потом разберутся, но в итоге времени на решение проблемы уйдет значительно больше.

Отдельная разновидность входящих первичных документов — документы о расходах подотчетного лица. Сотрудник может принести в учреждение товарный чек, заполненный от руки непонятным почерком с грамматическими ошибками, к тому же оформленный не на учреждение, а на свою фамилию. Значит, лицо, ответственное за прием входящих документов, должно очень хорошо понимать, какие бумаги годятся для учета, а какие нет.

Особенно тщательно к приему входящих документов следует относиться учреждению, осуществляющему реализацию услуг, работ, продукции или товаров, облагаемых НДС. Потому что в этом случае у него возникает обязанность принимать входящие счета-фактуры, а это отдельная непростая задача.

Оформление первичных документов

Большой объем первичных документов оформляется в самом учреждении, начиная от Приходных ордеров на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), которые должны оформляться на каждую покупку. Чтобы это сделать правильно, нужны хотя бы базовые знания о том, какие объекты относятся к группе основных средств, а какие — к материальным запасам. Что является самостоятельным объектом, а что — принадлежностью. И так далее. Еще потребуется оформлять много различных бумаг: на внутреннее перемещение и списание нефинансовых активов (НФА), наличные и фондовые кассовые ордера, авансовые отчеты. Все эти документы учреждение должно оформлять самостоятельно, потому что, во-первых, ими оформляются решения, которые может принимать только само учреждение. Во-вторых, их должны подписывать ответственные лица учреждения. Значит, в учреждении должен быть сотрудник, умеющий не только заполнять все эти виды первичных документов, но и для начала знать, каким соответствующим документом оформляется факт хозяйственной жизни.

Сколько видов первичных документов описано в Методических указаниях № 52н? Вот практически все их и должен знать назначенный на этот участок сотрудник учреждения. Лучше, если таких сотрудников не меньше двух, чтобы была возможность замены на период отпусков и болезней. И к тому же, хорошо бы первичные документы заполнять не вручную и не в Excel, а с помощью компьютерной программы, в которой сотрудник должен уметь работать.

Контрольно-ревизионные мероприятия ведут проверку «от документа». И ответственность за ошибки или умышленные нарушения обычно возлагается и на того, кто документ оформлял, и на того, кто его подписывал. Поэтому ЦБ не берет на себя ответственность за оформление первичных документов, а только за отражение их в учете.

Не забудем еще и о путевых листах. С введением в действие Методических указаний № 52н путевые листы перестали быть допустимым документальным основанием для списания моторного топлива и оказались выведенными за пределы компетенции бухгалтера. В то же время проверяющие лица уделяют путевым листам весьма пристальное внимание. По этой причине ЦБ, как правило, не включают в Соглашение о передаче полномочий обработку путевых листов. Эта работа остается в учреждении. И кто-то должен ее делать. Кто-то, умеющий работать с законами, документами и с цифрами.

Комиссия учреждения

В Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, перечислен целый ряд функций, которые в учреждении должны быть возложены на постоянно действующую комиссию по поступлению и выбытию активов:

• определение оценочной стоимости нефинансовых активов, полученных по договорам дарения. Также оценочная стоимость применяется при оприходовании неучтенных нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации, при оприходовании пригодных к использованию по назначению нефинансовых активов, полученных в результате демонтажа других нефинансовых активов (п. 25);
• принятие к учету объектов основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации (п. 34);
• выбытие основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации (в том числе в результате принятия решения об их списании) (п. 34);
• определение срока полезного использования основных средств, для которых он не указан в законодательстве и в документах производителя (п. 44);
• пересмотр срока полезного использования основного средства в случае изменения его эксплуатационных характеристик (п. 44);
• представитель комиссии должен присутствовать при нанесении инвентарных номеров на основные средства (п. 46);
• принятие решения о списании основных средств, в том числе учтенных на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» (п. 51);
• определение срока полезного использования нематериальных активов (п. 60);
• ежегодный пересмотр или подтверждение срока полезного использования нематериальных активов (п. 61);
• принятие решения о поступлении, внутреннем перемещении, списании нематериальных активов (п. 63);
• принятие решения о списании дебиторской задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и с забалансового счета 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» (п. 339);
• принятие решения о списании невостребованной кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами» (п. 371);
• принятие решения о списании периодической литературы в составе библиотечного фонда, учтенной на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» (п. 377).

Кроме всех этих функций, которые прямо указаны, именно постоянно действующая комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов должна отвечать за решение следующих вопросов:

• определение восстановительной стоимости нефинансовых активов для определения величины возмещения причиненного ущерба;
• решение вопроса о том, приводят ли работы, выполненные в отношении объекта нефинансовых активов, к улучшению первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта;
• решение вопроса об изменении стоимости объектов нефинансовых активов в результате разукомплектации, частичной ликвидации.

На основании приведенного перечня функций становится ясно, что главными лицами в составе постоянно действующей комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов должны быть бухгалтеры. И нет никаких оснований, чтобы компетенция отдельных членов комиссии или комиссии в целом были предоставлены сторонней организации. Значит, после передачи полномочий по ведению учета в ЦБ в учреждении должен остаться хотя бы один достаточно квалифицированный сотрудник, который сможет руководить комиссией.

Инвентаризация

Еще одна функция, которая должна остаться в учреждении, это проведение инвентаризации нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности. В соответствии с пунктом 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания № 49), для проведения инвентаризаций в учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии следует включать работников бухгалтерской службы. Допускается также включать в комиссию представителей независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний № 49). Но возможность замены работников своей бухгалтерской службы представителями сторонней бухгалтерской организации (ЦБ) не предусмотрена.

Для того чтобы пересчитать все имеющееся в учреждении имущество и осмотреть его, как это предписано Методическими указаниями № 49, особенные бухгалтерские знания не нужны. Требуются тщательность, старательность, внимательность. Но для того чтобы сверить фактические остатки с данными учета, необходимо иметь хотя бы общее представление о классификации нефинансовых активов по группам и видам, а также знать и понимать соответствующие нормы учетной политики учреждения. Для начала — чтобы быть в курсе, в какой из ведомостей фактических остатков искать стулья, в какой — спецодежду, а в какой — цемент и краску. Чтобы не спутать недостачи, излишки, с одной стороны, и ошибки в ведении учета, с другой стороны, — если в учете объект есть, а по факту его при инвентаризации не увидели, это вовсе не значит, что обнаружена недостача. Ведь может быть, что в учете ошибочно отражен предмет, который не является самостоятельным объектом учета (например, до сих пор на балансе учреждений можно встретить установленную дверь как отдельный учетный объект). И наоборот, если при инвентаризации обнаружен объект, не отраженный в регистрах, вовсе не значит, что надо принимать к учету излишки. Может быть, ранее ошибочно не были указаны принадлежности к основному средству (например, сумка к ноутбуку не внесена в Инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031)).

Кто будет делать?

Рассмотренный массив задач и проблем приводит к самому логичному выводу: в штатном расписании учреждения необходимо оставить должность бухгалтера, принимать на эту должность человека с квалификацией бухгалтера, возлагать на него функции и ответственность бухгалтера. К сожалению, этот идеальный вариант в реальности практически нереализуем. Потому что главная задача централизации бухгалтерского учета — чтобы в учреждениях бухгалтеров не осталось. Эта проблема в реальности решается двумя способами, и оба в той или иной степени несовершенны.

Одно решение, встречающееся на практике, заключается в том, что после передачи учета в ЦБ работника с квалификацией бухгалтера оставляют в учреждении на другой должности, нередко к учету вообще никакого отношения не имеющей. Почему это плохо? Если по должности в функции сотрудника не входят бухгалтерские задачи, то у учреждения нет никакого права требовать от сотрудника их качественного выполнения. И тем более, нет оснований возлагать на сотрудника ответственность, например, за неправильное заполнение первичных документов. Сотрудник может возразить: «А какие ко мне претензии, я же не бухгалтер и не обязан знать, как эти документы правильно заполняются». Еще вариант: сотрудник, выполняющий бухгалтерскую работу по устной договоренности с руководителем, уволился, ушел в декрет, заболел на длительный период. Каким образом учреждение будет его заменять? Искать и принимать на работу сотрудника с квалификацией бухгалтера на должность, не имеющую отношения к бухучету?

Другой выход из ситуации находят в том, чтобы перечисленные функции на себя брала ЦБ. Какие здесь отрицательные моменты? Как уже было отмечено, эти функции предполагают ответственность. Например, принимая на себя обязанность оформления первичных документов для учреждения, ЦБ не только начинает нести ответственность за эти действия. На нее следом могут возложить ответственность за те решения, которые этими документами оформляются. Если у ревизоров возникнут претензии к оправданности списания строительных материалов, которое документально оформляла ЦБ, можно ожидать, что руководитель учреждения всю ответственность переложит на нее. Есть и еще один негативный момент. Выполнение перечисленных выше работ отвлекает сотрудников ЦБ от их основной работы — ведения учетных регистров. ЦБ сможет быть эффективной только в том случае, если будет работать как отлаженный конвейер. Однако поточная форма работы требует, чтобы необходимые детали должного качества поступали вовремя. Представим себе, как будет работать конвейер, если рабочий будет сам бегать на склад за нужными ему деталями и еще ругаться с кладовщиком. Именно это и получится, если бухгалтеры ЦБ будут добывать от поставщиков и подрядчиков входящие первичные документы, заполнять внутренние первичные документы учреждения и собирать подписи у сотрудников учреждения. Конечно, и такое возможно. Только в этом случае ЦБ понадобится несколько большее количество работников. Но мы же говорим об экономии, не так ли?

Если ЦБ возьмет на себя, хотя бы частично, функции постоянно действующей комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов, то сама идея решения вопросов силами комиссии учреждения полностью теряет смысл. ЦБ фактически становится распорядителем имущества учреждения — с соответствующей ответственностью.

Поэтому руководитель ЦБ должен быть максимально заинтересован в том, чтобы не брать в зону ответственности ничего из перечисленных функций. Или хотя бы чтобы в Соглашении о передаче полномочий по ведению учета были указаны не только те функции, которые ЦБ на себя принимает, но и те, что не вошли в ее компетенцию. Если не закрепить это распределение юридически, может оказаться, что фактически эти обязанности окажутся возложенными на ЦБ просто в силу некачественного выполнения этих операций учреждениями.

О тех, кто уйдет

В этом цикле статей уже несколько раз обсуждался вопрос о том, за счет чего может быть достигнута экономия средств при переводе учета в ЦБ. Составим примерный перечень таких факторов:

• сокращение штата и расходов на оплату труда;
• высокое качество организации учета в ЦБ;
• увеличение нагрузки на сотрудников в ЦБ, по сравнению с бухгалтерами в учреждениях.

Остался в стороне вопрос о тех людях, за счет которых произойдет экономия. Что с ними будет? Возможных путей много. Кто-то сможет устроиться на работу на другие места в государственном секторе. Скорее всего, в том же самом публично-правовом образовании. Ну уж точно в том же самом субъекте. Но стоп! Тогда эти люди снова будут получать зарплату из государственного (муниципального) источника. Тогда о какой экономии фонда оплаты труда мы говорим? Кто-то обратится в службу занятости. То есть «сядет на пособие», которое тоже является государственными деньгами. Конечно, в меньшей сумме и, может быть, уже из бюджета другого уровня. Но вопрос стоит о размере экономии в целом. Считаем дальше. В связи с увольнением и снижением официального дохода «сэкономленные» граждане начнут искать возможности социальной помощи. Например, их семья может попасть в разряд малообеспеченных и перестанет платить родительскую плату в детском саду, а в школе будет обоснованно претендовать на соответствующие льготы. Конечно, кто-то из «сэкономленных» работников просто уйдет на пенсию. А кто-то найдет жизненный выход в самозанятости и перестанет платить НДФЛ. Будут и те, кто найдет работу в коммерческом секторе. Или сразу, или по окончании срока учета в службе занятости. Может быть, сокращенные бухгалтеры действительно принесут экономию фонда оплаты труда. Но насколько она весома и обоснованна?