Инвентаризация должным образом

Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета

Рассмотрев некоторые странности в учете нефинансовых активов, хотелось уточнить у сотрудников учреждения: каким образом неоднократно проводилась инвентаризация этого имущества, если проблемы не были обнаружены и исправлены? Каким образом учреждение не один раз прошло контрольно-ревизионную проверку без замечаний?

Из сложившихся ситуаций следовал только один вывод: учреждение проводило инвентаризацию формально. А позже и проверяющие не уделяли внимания проблемам, которые буквально лежат на поверхности.

Два подхода

Казалось бы, нет большой разницы в методах проведения инвентаризации. «От факта» или «от учета» комиссия должна подтвердить соответствие фактического наличия объектов нефинансовых активов данным учета.

Согласно пункту 79 Федерального стандарта бухгалтерского учета организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности для организаций государственного сектора», утвержденного приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 256н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств. При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Таким образом, процедура инвентаризации должна была бы проводиться «от факта», то есть следующим образом:

• члены инвентаризационной комиссии заходят поочередно в каждое помещение, быстро переписывают подряд все имущество, которое есть в помещении;
• после того как все помещения осмотрены, все описи составлены и подписаны, деятельность учреждения возобновляется, большинство членов комиссии освобождаются, один-два сотрудника производят анализ полученных данных и сопоставление их с данными бухгалтерского учета.

Метод «от факта» означает, что исходной является опись, где перечислено имущество, которое члены комиссии видели своими глазами. И к каждой позиции в этой описи подбирается соответствие из остатков по данным учета. Инвентаризация «от факта» раз за разом ищет ответы на вопрос: «Где в учете учреждения отражен предмет, который мы видели?»

На практике же часто инвентаризация проводится «от учета». Согласно этой методике:

• бухгалтер из компьютерной программы распечатывает готовые инвентаризационные описи с внесенными остатками по данным учета;
• комиссия начинает по всему учреждению искать имущество, которое числится в учете, и отмечает, что нашлось.

То есть «от учета» означает, что отправной точкой являются данные учета, и по каждой позиции учетных данных комиссия разыскивает соответствующие материальные ценности. Или не разыскивает, а проставляет фактическое наличие со слов сотрудников. Инвентаризация «от учета» раз за разом отвечает на вопрос: «Где находится предмет, поименованный в остатках?»

Казалось бы, какая разница в этих методах, если цель у инвентаризации одна?

Приведем несколько наглядных примеров.

Допустим, мы открываем дверь в небольшой кабинет, отправляем туда сотрудника с заданием: проверь, есть ли здесь: три стула, стол, тумбочка и шкаф. Сотрудник зашел, через минуту вышел и докладывает: да, все есть.

А теперь допустим, что мы в этот же кабинет отправляем другого сотрудника с заданием: перепиши нам все, что в этом кабинете есть, кроме канцелярских принадлежностей, одежды и личных сумок сотрудников. И через десять минут он выходит и докладывает: «В помещении находятся:

• два стула;
• вертящееся кресло;
• стол;
• приставная секция к столу;
• тумба;
• копировальный аппарат;
• микроволновка;
• 348 конвертов;
• огнетушитель».

Почему же результаты проверки наличия имущества так сильно различаются? Потому что применены совершенно разные подходы. И второй подход «от факта» позволил сразу выявить ряд следующих проблем: микроволновка была принесена сотрудником из дома и никак не оформлена (необходимо оформить договор безвозмездного пользования или вернуть ее); копировальный аппарат числится в другом подразделении (надо оформить внутреннее перемещение); третий стул был неправильно принят к учету в качестве стула, а надо было принимать его к учету как кресло (следует внести исправление в учетные данные); огнетушитель был списан «при передаче в эксплуатацию»; конверты, по данным учета, выданы сотруднику под отчет, но, судя по остатку задолженности за сотрудником на счете 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи», их должно быть 500 (сотрудник должен отчитаться за расходование 152 конвертов); приставная секция к столу не внесена в инвентарную карточку.

Еще один пример: в ведомости остатков основных средств учреждения числится основное средство «дверь».

И сразу же можно сказать, что инвентаризацию учреждение проводит «от учета». Так и слышится диалог участников инвентаризационной комиссии:

— Дверь есть?

— Какая?

— Которую в 2013 году меняли.

— Куда же она денется?

Если бы инвентаризация проводилась «от факта», обязательно выявилась бы «недостача» основного средства «дверь», потому что никто в опись всего, что есть по факту, дверь включать не будет. Или же тогда в описи будут указаны все двери в учреждении.

До последнего времени к проведению инвентаризации «от учета» подталкивала установленная унифицированная форма Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее — Инвентаризационная опись (ф. 0504087)), которая содержала в шапке номер счета учета. То есть форма описи требовала начинать инвентаризацию сразу с привязки к учетным данным — к счету учета, на котором материальные ценности числятся. С принятием новой редакции Инвентаризационной описи (ф. 0504087) эта проблема частично решается, номер счета теперь указывается в таблице для каждой позиции отдельно. Это позволяет одной описью отразить все фактические остатки в одном помещении, независимо от того, на каких счетах они фактически числятся или должны быть оприходованы по результатам инвентаризации.

Также к проведению инвентаризации «от учета» бухгалтеров подталкивали разработчики компьютерных учетных программ, которые давали бухгалтерам возможность сразу же впечатывать в инвентаризационную опись фактические остатки, равные учетным.

Особенно актуальным понимание того, как надо проводить инвентаризацию «от факта», становится в связи с массовым переходом к централизованному учету. Централизованная бухгалтерия (ЦБ) не должна проводить инвентаризацию в учреждениях, они обязаны делать это самостоятельно. И для того чтобы просто пройти по всем помещениям и переписать находящееся в них имущество, никакой специальной классификации не требуется. Вот для сверки с данными учета, возможно, потребуется привлечь на помощь специалиста. Принять решение по результатам инвентаризации, опять-таки, учреждение должно самостоятельно и направить для исполнения в ЦБ. А вот если ЦБ распечатает учреждению готовые инвентаризационные описи по данным учета с проставленными счетами, то не знающие норм учета сотрудники учреждения могут просто запутаться, что в какой описи искать.

Выявляем и исправляем

Рассмотрим на реальных примерах некоторые проблемы, которые были выявлены в ходе инвентаризаций, причины их возникновения и как учреждения исправляли допущенные казусы.

Проблема.

Учреждение, передавшее учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. При сверке с данными учета не удалось выверить остатки оргтехники.

По данным о фактическом наличии было выявлено 13 принтеров, для каждого из которых инвентаризационная комиссия внесла в опись наименование, марку, модель, серийный номер (например, принтер EPSON LX-1030 S5KT987051). Серийный номер был указан в графе 3 «номер (код) объекта учета (инвентарный или иной)». Инвентарные номера комиссия в опись не внесла, потому что их на принтерах не было.

По данным учета в учреждении числилось 11 принтеров. Все они отражались в учете с одинаковым наименованием «принтер». Также в учете у всех «принтеров» были указаны инвентарные номера. Но ни в одной Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) (далее — Инвентарная карточка (ф. 0504031)) не был указан серийный номер. При этом принтеры были разными. По данным учета возраст объектов отличался в пять раз (от двух до десяти лет фактической эксплуатации), а балансовая стоимость — в три раза.

Инвентаризационная комиссия не могла понять: откуда лишние принтеры? И как бухгалтерия раньше делала инвентаризацию так, что все сходилось?

Причины

Причиной проблемы стало нарушение целого ряда требований законодательства об учете:

• не были нанесены инвентарные номера (актуально только для объектов основных средств балансовой стоимостью выше первого ценового предела);
• в Инвентарной карточке (ф. 0504031) не был указан серийный номер (актуально только для объектов основных средств балансовой стоимостью выше первого ценового предела);
• наименование основных средств в учетных регистрах указано таким образом, что не позволяло их идентифицировать.

Проблемы не были исправлены своевременно, потому что:

• инвентаризация в учреждении проводилась из года в год «от учета» — пересчитывали общее количество принтеров в учете и по факту, а корректировки делали «в уме»;
• при контрольно-ревизионных мероприятиях проверяющие не уделяли внимания основным средствам, не заметили отсутствия инвентарных номеров.

Чтобы сопоставить безликие «принтеры» из учетных регистров с марками и моделями по фактическим данным, пришлось для каждого из объектов в учете искать, когда он был приобретен, поднимать товарные документы, смотреть в них наименования.

В конце концов выяснили, откуда взялись два «лишних» принтера:

• один в учете ошибочно был отражен как многофункциональное устройство (МФУ);
• второй был включен в состав автоматизированного рабочего места (АРМ), хотя это противоречит учетной политике учреждения и порядку учета остальных принтеров (отдельно от АРМ).

Решение.

Чтобы каждый год не приходилось снова устраивать такие поиски, учреждение по результатам инвентаризации дало ЦБ следующие распоряжения:

• исправить наименования в учетных регистрах, указав марку и модель принтера;
• внести в Инвентарные карточки (ф. 0504031) серийные номера;
• отделить принтер от АРМ.

Также по распоряжению руководителя была проведена работа по нанесению инвентарных номеров на все основные средства в учреждении, на которых они должны быть.

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. При сверке с данными учета обнаружилась недостача комплекта офисной мебели «Успех-2». В учетных данных он был отражен, а фактически комиссия мебель не видела. В то же время комиссия выявила излишки (фактическое наличие не отраженных в учете предметов): два стола, одну тумбу, одно вращающееся кресло, один шкаф.

Комплекту «Успех-2» по данным учета был присвоен инвентарный номер. Состав комплекта в Инвентарной карточке (ф. 0504031) не был указан. Из выявленных излишков инвентарный номер обнаружился только на столе, нанесен он был краской от руки, поврежден, сохранились только первые семь цифр (в учреждении большинство инвентарных номеров состояли из десяти знаков). По данным учета семь цифр инвентарного номера на столе совпали с первыми семью цифрами комплекта «Успех-2».

Причины

Причиной проблемы стало нарушение целого ряда требований законодательства об учете:

• инвентарные номера были нанесены способом, не обеспечивающим его сохранности (актуально только для объектов ОС балансовой стоимостью выше первого ценового предела);
• материальные предметы, не имеющие между собой никакой физической связи, были необоснованно объединены в один инвентарный объект;
• в Инвентарной карточке (ф. 0504031) комплекта не был указан его состав (актуально только для объектов ОС балансовой стоимостью выше первого ценового предела). Из-за этого был утрачен контроль за частями комплекта.

Проблемы не были исправлены своевременно, потому что:

• инвентаризация в учреждении из года в год проводилась «от учета» — наличие основного средства «Комплект офисной мебели «Успех-2» подтверждалось только присутствием столов и шкафа;
• при проведении контрольно-ревизионных мероприятий проверяющие не уделяли достаточно внимания основным средствам и не заметили отсутствия данных о составе комплекта в инвентарной карточке.

Проведенным служебным расследованием было выяснено:

• первоначально в состав комплекта «Успех-2» входило два кресла, две тумбы, а также два стола и шкаф. Такую информацию по запросу сообщил производитель, который был указан в товарном документе;
• одно из кресел сломалось и было выброшено. Акт о списании не составлялся, потому что в учете не было отдельного объекта «кресло»;
• куда пропала тумба, выяснить не удалось. Определили только, что два года назад ее уже не было (на фотографии с праздника).

Решение.

Основное средство «Комплект офисной мебели «Успех-2» было разукомплектовано, определена справедливая стоимость каждого из отдельных предметов мебели. Документы были переданы в ЦБ, и к учету приняты отдельные объекты основных средств. Инвентарные номера не были присвоены, потому что стоимость каждого предмета оказалась ниже первого ценового предела.

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. При сверке с данными учета обнаружился настольный телефонный аппарат, не отраженный в учете. В описи комиссия указала марку, модель и серийный номер (инвентарный номер отсутствовал).

Причины

Поиск по компьютерной базе данных помог выяснить, что по данным учета телефонный аппарат был списан три года назад. Нашлось даже техническое заключение о том, что «ремонт невозможен» с указанием того же самого заводского номера.

Проблема не была исправлена своевременно, потому что:

• инвентаризация в учреждении проводилась из года в год «от учета». Поэтому выявлялось только фактическое наличие тех предметов, которые есть в учете, наличие неучтенных предметов оставалось вне внимания комиссии.

Решение.

От учреждения в ЦБ было направлено распоряжение: «устранить ошибку в учете» — необоснованное списание телефонного аппарата. ЦБ его отклонила, так как списание было произведено ранее даты передачи учета в ЦБ, и нет возможности найти именно тот документ, который следовало отменить методом «красное сторно». ЦБ предложила учреждению определить справедливую стоимость телефонного аппарата и принять его к учету как неучтенное имущество, выявленное по результатам инвентаризации.

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. В числе выявленного имущества был щебень, обнаруженный во внутреннем дворе учреждения. Поскольку количество щебня было значительным (~4 м³), произвести взвешивание представлялось невозможным, поэтому решили определить количество щебня путем обмеров и расчетов. Форму кучи щебня признали конической. Высота составила 0,7 м, радиус основания составил 2,5 м, согласно формуле V = ⅓πHR² объем составил 4,6 м³. Согласно справочникам плотность щебня, имеющего зерно 5–20 мм, составляет 1430 кг/м³. В описи было указано количество: 6 548 кг = 1/3 × 3,14 × 0,7 м ×
× (2,5 м × 2,5 м) × 1430 кг/ м³.

Выяснилось, что щебень был приобретен три года назад для проведения работ по благоустройству внутреннего двора учреждения, которые не были выполнены. При сверке с данными учета выявилась недостача: на балансе учреждения числилось 12 тонн щебня.

Причина

Согласно документам за три года никакие расходы щебня не производились. Все инвентаризации, произведенные за этот период, подтверждали первоначальное количество щебня 12 тонн.

Причина проблемы была в том, что инвентаризация проводилась «от учета»: комиссия смотрела в остатки по данным учета, потом смотрела на двор и видела — щебень есть. Определение фактического количества не производилось. Комиссия полагалась на устное сообщение лица, ответственного по хозяйственной части, что щебень не расходовался.

Вторая причина проблемы заключалась в том, что при контрольно-ревизионных проверках, которые за три года проходили в учреждении дважды, проверяющие ни разу не задались вопросом: а как же комиссия проверила количество щебня во дворе — 12 тонн? Где приложенные к инвентаризационным описям данные обмеров и расчетов? Также ни одна из двух ревизий не обратила внимания на неэффективное расходование средств: строительный материал длительное время лежит и не используется. Зачем его тогда приобретали?

Решение.

В соответствии с требованиями законодательства об учете выявленная недостача была списана. Акт о списании составлен и передан в ЦБ для отражения в учете. Встал вопрос о том, кто виновен в недостаче.

Первым решением руководителя было возложить ответственность на начальника хозяйственной службы учреждения, который являлся материально ответственным лицом за щебень. Однако сотрудник категорически отказался признавать свою вину и возмещать ущерб, так как он не имеет возможности контролировать, что делается на дворе учреждения — отсутствует надежная система ограничения доступа на территорию, нет видеокамер, фиксирующих деятельность на внутреннем дворе.

Следующим решением было возложить вину на членов инвентаризационной комиссии, которые ранее подтверждали остаток материала в количестве 12 тонн. Но и это оказалось невозможным. Трое из четырех были уволены в связи с сокращением штатов при передаче учета в централизованную бухгалтерию. Оставшаяся сотрудница утверждала: «Ничего не знаю, когда мы проверяли, было 12 тонн. Как считали — не помню».

Руководитель учреждения принял решение ни на кого не возлагать ответственность за недостачу в связи с невозможностью установить виновных. Никакие указания об отражении в учете задолженности виновных лиц в ЦБ от учреждения не поступали.

Еще через полгода, при очередной контрольно-ревизионной проверке, которую на этот раз проводила контрольно-счетная палата публично-правового образования, на руководителя учреждения была возложена ответственность за причинение ущерба учреждению (ст. 277 ТК РФ).

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. Было выявлено двадцать шесть сумок для ноутбуков. Сверкой с данными учета было обнаружено, что на забалансовом счете основных средств, списанных при вводе в эксплуатацию, числятся четыре сумки. Двадцать две сумки оказались не отраженными в учете. Хотя в учреждении тридцать работников используют служебные ноутбуки на выезде.

Прежде чем принимать какое-то решение о том, как исправлять ситуацию, разобрались в истории вопроса. Оказалось, что сумки приобретались отдельно от ноутбуков, несколькими партиями у разных поставщиков. Далее они принимались к учету как материальные запасы (принадлежности к ноутбукам) и списывались при передаче в эксплуатацию. Только один раз орган казначейства не разрешил произвести плату за сумки как материальные запасы, потому что «они служат больше года». Поэтому четыре сумки и оказались в основных средствах.

На 30 ноутбуков приобреталось 30 сумок. Куда пропали четыре из них, никто в учреждении пояснить не мог. Ни на одну из сумок не был нанесен инвентарный номер соответствующего ноутбука, к которому она относилась.

Причина

У возникшей проблемы есть несколько причин.

Первая причина. Инвентаризации, проводившиеся в учреждении ранее, делались «от учета»: комиссия проверяла только факт наличия четырех сумок, которые учитывались как основные средства. Остальные 22 сумки комиссия не видела.

Вторая причина. В нарушение установленного порядка ведения Инвентарной карточки (ф. 0504031) в них не была отражена принадлежность сумок к ноутбукам, а на сумки, отнесенные к основным средствам, не были нанесены инвентарные номера.

Третья причина. Учетной политикой учреждения не был установлен порядок учета принадлежностей к основным средствам. Это является нарушением пункта 4 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402‑ФЗ), который требует, чтобы учреждение регламентировало в своей учетной политике те вопросы учета, которые не прописаны в законодательстве.

При централизации учета учетную политику разрабатывали специалисты ЦБ и передали ее учреждениям как рекомендацию. А учреждения ее утвердили и передали в ЦБ для исполнения. Эту работу специалисты из ЦБ выполнили формально, переписав в учетную политику нормы из Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), и стандартов. Многочисленные вопросы, не отраженные в законодательстве, в том числе порядок учета принадлежностей, в этой учетной политике не были решены. Все это привело к тому, что одни и те же материальные предметы — сумки к ноутбукам — оказались классифицированы двумя разными способами.

Четвертая причина. При проведении контрольно-ревизионных мероприятий в учреждении проверяющие не уделили должного внимания анализу учета основных средств. Не задали учреждению вопрос: почему на 30 ноутбуков в учете числятся только четыре сумки? Не задали вопрос: почему в учетной политике учреждения не исполнены требования Закона № 402‑ФЗ?

Решение.

В учетную политику учреждения внесли положение о порядке учета принадлежностей к основным средствам. Привели подробный перечень материальных предметов, которые учреждение классифицирует как принадлежности к компьютерной технике, оргтехнике, средствам связи, автотранспорту. В соответствии с этим перечнем была проведена дополнительная инвентаризация. На все выявленные принадлежности нанесли инвентарные номера основных объектов. В ЦБ были направлены указания:

далее вести учет в интересах учреждения в соответствии с новой редакцией учетной политики;

внести в Инвентарные карточки (ф. 0504031) основных средств сведения о принадлежности согласно данным инвентаризации. Для контроля за исполнением этого указания учреждение потребовало от ЦБ представить Инвентарные карточки (ф. 0504031) с внесенными исправлениями;

принадлежности, которые в учете были ошибочно отражены как самостоятельные объекты материальных запасов или основных средств, списать с учета по причине включения в комплектацию основных средств.

Учреждение оформило акты о списании и передало их для исполнения в ЦБ.

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. Было выявлено имущество: тридцать пять новых утепленных курток, пять утепленных курток, бывших в эксплуатации, тридцать новых утепленных брюк, десять утепленных брюк, бывших в эксплуатации. При этом также не было полного соответствия между куртками и брюками ни по моделям, ни по размерам. При попытке увязать данные фактического наличия с данными учета возникли серьезные проблемы: по данным учета числилось сорок «утепленных костюмов» (именно такое наименование фигурировало в регистрах учета, без указания, новые они или нет) по одинаковой балансовой стоимости.

После передачи учета в ЦБ в штате учреждения не осталось ни одного из бывших сотрудников бухгалтерии. Также была сокращена должность кладовщика. Сотрудник, ранее бывший кладовщиком, не захотел переходить на другую должность и уволился. Эти обязанности были дополнительно возложены на другую сотрудницу. Поэтому никто в учреждении не смог объяснить, как сложилась такая ситуация с мягким инвентарем.

Одна из бывших работниц бухгалтерии учреждения перешла в ЦБ и согласилась в устной форме дать следующие разъяснения: «В учете были отражены костюмы, а не отдельные куртки и брюки, потому что так было в накладных на приход. Новые и использованные костюмы оказались в учете по одной цене, потому что программа так работает; мы при выдаче в пользование списывали и принимали одежду на забалансовый счет 27 „Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)“ по цене покупки; а потом, когда обратно с этого счета шел возврат, программа не давала вносить изменения — выбрать цену с учетом износа — сама ставила ту же самую и не давала уточнить наименование».

Причины

Первая причина. Ранее инвентаризация в учреждении проводилась «от учета». Комиссия проверяла: «Вот есть в учете столько-то утепленных костюмов — покажите их нам». Члены комиссии не видели, что на самом деле есть некоторое количество совершенно независимых друг от друга предметов одежды — курток и брюк, которые могут использоваться раздельно и изнашиваются с разной скоростью.

Вторая причина. В учреждении не исполнялось требование пункта 118 Инструкции № 157н о нанесении штампов на предметы мягкого инвентаря, в том числе о нанесении дополнительного штампа при выдаче в эксплуатацию.

Третья причина. При принятии к учету возвращаемых от сотрудников предметов мягкого инвентаря не производилось определение оценочной стоимости (для б/у предметов она просто не может быть равной цене нового предмета). В учете бывшие в употреблении предметы мягкого инвентаря никак специальным образом не отмечались. Кладовщику это дало возможность подменить новые предметы изношенными. Недостатки компьютерной учетной программы должны были стать поводом для обращения бухгалтеров к разработчикам программы, а не отговоркой.

Четвертая причина. При проведении контрольно-ревизионных мероприятий проверяющие не уделили должного внимания проверке ведения учета мягкого инвентаря: не проверили, ставятся ли штампы; не обратили внимания, как принимается к учету бывший в употреблении мягкий инвентарь от сотрудников, что в учете числятся «костюмы», которые состоят из никак не связанных предметов.

Решение.

Были определены: оценочная стоимость бывших в эксплуатации курток и брюк, оценочная стоимость новых курток и брюк путем разделения стоимости костюмов. На все предметы мягкого инвентаря, как на складе, так и в пользовании у сотрудников, нанесли штампы. Было дано указание в ЦБ:

• списать с учета все «костюмы утепленные»;
• принять к учету «куртки утепленные», «куртки утепленные б/у», «брюки утепленные», «брюки утепленные б/у».

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. Была выявлена бытовая техника: микроволновая печь, три электрических чайника, электродрель, телевизор, напольный вентилятор. В учете учреждения ни на балансовых, ни на забалансовых счетах вообще не было записано ни одной единицы аналогичного имущества.

Выяснилось, что все эти предметы были в разное время принесены сотрудниками из дома.

Причина

Первая причина. При проведении инвентаризации «от учета» комиссия не видела никакой бытовой техники, потому что ее не было в данных бухгалтерского учета.

Вторая причина. При проведении контрольно-ревизионной проверки ревизоры не заглядывали в учетные данные, отражающие остатки материальных ценностей, и поэтому не увидели, что в учете отсутствуют объекты, которые были у них перед носом все дни (проверяющих разместили как раз в том кабинете, где стояли принесенные сотрудниками телевизор, микроволновка и чайник).

Решение.

Учреждение заключило со своими сотрудниками бессрочные договоры безвозмездного пользования на имущество, принесенное ими. Договоры с результатами инвентаризации были переданы в ЦБ для отражения в учете. Сотрудник ЦБ объяснил учреждению, что с отражением этого имущества в учете есть определенные сложности:

если договоры безвозмездного пользования бессрочные, то имущество следует отразить в составе основных средств (как указано в письмах Минфина России от 15 декабря 2017 г. № 02-07-07/84237, от 30 ноября 2017 г. № 02-07-07/79257). Согласно ли учреждение на это?

если договоры безвозмездного пользования срочные, то в учете следует отразить объект аренды по справедливой стоимости арендных платежей за весь период действия договора (п. 26 СГС «Аренда», утвержденного приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 258н), как если бы учреждение брало это имущество в коммерческую аренду. В этом случае комиссия учреждения должна определить рыночную цену аренды таких предметов и сообщить ЦБ.

Учреждение приняло решение, что ни один из этих способов отражения имущества по договорам безвозмездного пользования его не устраивает, и предложило ЦБ отразить это имущество как находящееся в учреждении на хранении с применением забалансового счета 02 «Материальные ценности, принятые на хранение». ЦБ отклонила такой способ отражения в учете, потому что это имущество учреждение не просто хранит, а использует. В результате руководитель учреждения отдал распоряжение сотрудникам забрать все свое личное имущество и больше ничего не приносить.

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. При сверке описей с данными учета обнаружилась недостача объекта основных средств: «дверь», которая числилась в учете, но не была отражена в инвентаризационных описях. Тогда руководитель учреждения дал распоряжение членам инвентаризационной комиссии пересчитать в учреждении все двери и включить их в инвентаризационную опись. После этого в учреждении оказалось девятнадцать дверей, не отраженных в учете.

Руководитель начал выяснять историю вопроса. В результате сокращения штатов при передаче учета в централизованную бухгалтерию никого из прежних бухгалтерских работников не осталось. Некоторые объяснения смог дать только экономист. Четыре года назад учреждение приобретало дверь повышенной защиты для установки на входе в учреждение (вход с общей лестницы на этаж, занимаемый учреждением). По требованию органа казначейства оплату произвели как за основное средство, «потому что стоит дорого и служит больше 12 месяцев». Что было дальше, экономист не знал: «Я же не бухгалтер».

Причина

Первая причина. При проведении в учреждении инвентаризации «от учета» комиссия видела в остатках по данным учета «дверь» и аккуратно подтверждала, «да, дверь на месте». На остальные 19 дверей в учреждении комиссия внимание не обратила.

Вторая причина. При проведении контрольно-ревизионных мероприятий (два раза за четыре года) проверяющие не уделяли внимания анализу остатков материальных ценностей. Даже не возникло вопроса, почему один и тот же объект учета — двери, отражены двумя разными способами. Насколько вообще было оправданным отражать в учете дверь как самостоятельный объект^[1]? И если уж дверь посчитали основным средством, то проверяющие должны были заинтересоваться: а есть ли на ней инвентарный номер?

Решение.

По указанию руководителя учреждения в ЦБ было направлено распоряжение принять к учету еще 19 дверей. ЦБ запросило у учреждения первичные документы с указанием справедливой стоимости. Учреждение удивилось: где мы возьмем эту «справедливую стоимость» и почему это должны делать мы? Руководитель учреждения пребывал в уверенности, что все вопросы с цифрами должен решать бухгалтер. ЦБ объяснила, что определение «справедливой стоимости» является полномочием самого субъекта учета. К тому же, по мнению ЦБ, двери не должны учитываться как самостоятельные основные средства. Руководитель учреждения возмутился: если не должны, то почему у нас эта одна дверь в основных средствах? Надо ее списать. ЦБ потребовала от учреждения акт о списании и чтобы была указана причина списания, которая допустима по законодательству. Руководитель учреждения посоветовался со знакомым бухгалтером, и тот порекомендовал: пусть ЦБ делает не списание, а исправление ошибки. Тогда никакого акта не нужно, дверь поставили на основные средства по ошибке, надо это исправить. ЦБ на это предложение ответила: для исправления ошибки нужны бухгалтерские журналы, в которых отражена запись, так как требуется ссылка на саму ошибку. Однако к учету дверь принималась до того, как ЦБ взяла учет, а в штате учреждения не осталось никого, кто мог бы найти в старых учетных регистрах нужную запись. ЦБ предложила: можно, конечно, не просто списать дверь, а увеличить за ее счет стоимость самого здания. Но тогда надо пересматривать срок его полезного использования (п. 85 Инструкции № 157н). Новый срок учреждение обязано само определить решением комиссии и сообщить в ЦБ.

Проблема.

Учреждение, передавшее свой учет в ЦБ, своими силами составило инвентаризационные описи по фактическому наличию имущества. Было выявлено имущество: полипропиленовые водопроводные трубы общим количеством 21 метр. При сверке с данными учета выявился излишек, количество которого составило 10 метров. Трубы были приобретены учреждением несколько лет назад «на всякий случай» — после того как зимой произошла авария водопровода и ее пришлось срочно устранять.

Когда инвентаризационная комиссия доложила о результатах руководителю, он засомневался, откуда в учреждении могли взяться лишние трубы. И высказал предположение, что 10 по данным учета это не метры, а штуки. 10 труб по 3 метра. И спросил, как указано в остатках (данные об остатках учреждение получило из ЦБ). Члены комиссии объяснили, что при сверке остатков они не обращали внимания, какие единицы указаны в учете, потому что там везде стоят штуки, даже у бензина. Когда подняли документы учета, действительно оказалось, что по накладной был приход: «Трубы d ¾» (3 метра) — 10 штук«. С момента покупки трубы не расходовались. Значит, остаток должен был составлять 30 метров. Обнаружилась недостача труб в количестве 9 метров.

Причина

Первая причина. Ранее инвентаризация в учреждении проводилась «от учета». Комиссия видела в остатках по данным учета 10 штук труб и подтверждала, что их действительно 10.

Вторая причина. При проведении контрольно-ревизионной проверки не обратили внимания, что в учреждении не ведется корректный учет единиц измерения материальных запасов. Если бы проверяющие обратили внимание на материальные ценности — трубы, которые более года лежат в учреждении без движения, и провели бы их выборочную инвентаризацию, возможно, было бы обнаружено, что кто-то отрезал от каждой трубы по куску.

Третья причина. При принятии к учету материальных запасов в учреждении не оформлялись Приходные ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) (далее — Приходный ордер (ф. 0504207))^[2]. Не производился пересчет единиц измерения материальных запасов к тем единицам, которые используются при их расходовании.

Решение.

Учреждение дало ЦБ следующие указания: исправить единицы измерения материальных запасов, пересчитать трубы из штук в метры и отразить в учете списание недостачи.

Выяснилось, что в учетной политике учреждения (составленной для учреждения сотрудниками ЦБ) прямо указано, что Приходные ордера (ф. 0504207) не применяются, материальные запасы приходуются на основании документов поставщиков. В Соглашении о передаче полномочий по ведению учета в ЦБ Приходные ордера (ф. 0504207) не упомянуты, указано лишь, что учреждение передает в ЦБ электронные копии документов поставщиков. Все это нарушает положения пункта 4 статьи 8 Закона № 402‑ФЗ, который не допускает, чтобы в учетной политике устанавливались правила, противоречащие требованиям законодательства. Поэтому в учетную политику и в соглашение были внесены изменения.

^[1] С введением в действие СГС «Основные средства», утвержденного приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 257н — оправданно, если учреждение классифицирует дверь как «структурную часть» (п. 10 СГС «Основные средства»).

^[2] Нарушение требований Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.