Внимание к документам

Д. В. Жуковский

В этой статье мы не будем уделять внимание нормам законодательства о госзакупках. Поговорим о вещах, которые могут показаться опытному бухгалтеру банальными, само собой разумеющимися. Но для новичка в учете все сказанное важно. Приведенный в этой статье материал — своего рода шаблон, карта последовательности действий.

Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета

В связи с оптимизацией штата бухгалтерий в государственном секторе, централизацией учета, уходом на пенсию опытных бухгалтеров в бухгалтерии приходят люди без опыта и достаточных знаний. Опытный бухгалтер знает, что документы могут быть оформлены с ошибками. Он и не такие казусы видел и готов к любой ситуации. А новичок может и не обратить внимания на неточность. И до проверки останется подшитым в архиве неправильно оформленный документ.

В этом обзоре покажем, что для качественного принятия входящих документов на товарно-материальные ценности нужна определенная квалификация, внимание и тщательность, а также необходимость доступа сотрудника к соответствующему договору (контракту) на поставку, чтобы проверить и сравнить данные, внесенные в документы.

Приходный ордер (ф. 0504207)

Хотя Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее — Методические указания № 52н), увидели свет три года назад, для некоторых бухгалтеров все еще является удивительной новостью, что на каждую покупку нефинансовых активов учреждение обязано оформлять Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) (далее — Приходный ордер (ф. 0504207). Чтобы не быть голословными, давайте прочтем нормативно-правовые акты.

Пунктом 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству России.

Это означает следующее: если для документального оформления факта хозяйственной жизни установлена унифицированная форма первичного документа, то его (факт) следует оформлять именно им. И только для событий хозяйственной жизни, для отражения которых нет установленной формы, можно использовать первичные документы иных форм, при наличии всех необходимых реквизитов.

Установлена ли форма первичного документа для оформления покупки (изготовления на заказ) нефинансового актива (материальных запасов, основных средств)? Ответ содержится в Методических указаниях № 52н:

Приходный ордер (ф. 0504207) составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов) и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Недоверчивый бухгалтер даже после прочтения этого указания может продолжить задавать вопросы:

— Неужели на каждый приход материальных запасов надо составлять Приходный ордер (ф. 0504207)?

— Да, на каждый. В этом указании нет никаких исключений.

— И на основные средства тоже?

— В Методических указаниях № 52н прямо сказано «в том числе основных средств». Да, и на основные средства тоже.

— А как же Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) (далее — Акт о приеме-передаче (ф. 0504101))? Разве не он предназначен для основных средств?

— Предлагаем внимательно прочесть указания к форме Акта о приеме-передаче (ф. 0504101). Там предписано применять эту форму при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), а не при покупке (изготовлении).

— Но в описании к Акту о приеме-передаче (ф. 0504101) сказано, что учетной политикой можно установить его применение и при покупке?

— Сказано. Пожалуйста, установите в своей учетной политике, что ваше учреждение будет оформлять Акт о приеме-передаче (ф. 0504101) при покупке (изготовлении) основных средств. Но это никак не отменит указание об обязательном составлении Приходного ордера (ф. 0504207). Нигде не закреплена норма, разрешающая оформлять Акт о приеме-передаче (ф. 0504101) вместо Приходного ордера (ф. 0504207). Более того, только в отношении Приходного ордера (ф. 0504207) указано, что он служит основанием для принятия нефинансовых активов к учету.

— А мы в учетной политике написали, что принимаем материальные запасы и основные средства к учету на основании документов поставщиков, и поэтому никаких приходных ордеров не оформляем.

— Это прямое нарушение норм пункта 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»: при формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается допустимый способ ведения бухгалтерского учета. Таким образом, если учреждение по какой-то причине: или на основании своей учетной политики, или по незнанию норм инструкций, или из экономии бумаги — не оформляет Приходные ордеры (ф. 0504207), можно ожидать записи в акте о контрольно-ревизионной проверке о нарушении требований пункта 7 Инструкции № 157н. Суммой нарушений, а проверяющий ее обычно указывает, будет вся сумма покупок материальных запасов и основных средств за проверяемый период.

Входящий документ поставщика

Название входящего документа должно соответствовать операции покупки или изготовления нефинансовых активов. В случае несоответствия наименования нужно проанализировать: либо документ оформлен неправильно, либо имеет место не покупка и не изготовление, а что-то иное.

Если заключен и исполнен договор поставки или купли-продажи материальных предметов, то документ должен иметь форму накладной, товарного чека. Также подойдет универсальный передаточный документ (УПД), содержащий перечень материальных ценностей с указанными единицами измерения, количеством и ценовыми показателями.

При выполнении договора подряда на изготовление материальных предметов соответствующий первичный документ должен подтверждать выполнение работ по изготовлению. Это может быть акт о выполнении работ с указанием наименований, количества, цены изготовленных предметов, или же о передаче изготовленных предметов — накладная, акт о приеме-передаче. Подтвердить выполнение работ по изготовлению и передачу учреждению-заказчику результатов работ может также УПД.

Покупку или изготовление материальных ценностей не подтверждают такие первичные документы, как:

• счет на оплату.

Исходя из деловой практики, это односторонний документ — предложение произвести оплату, оферта. Счет на оплату материальных ценностей еще не подтверждает, что ценности были получены;

• счет-фактура.

Согласно статье 169 Налогового кодекса единственное предназначение счета-фактуры — документально подтвердить суммы НДС к вычету. Но товаросопроводительным документом она не является;

• акт об оказании услуг (иной документ, подтверждающий оказание услуг).

Услуга не имеет материального выражения, поэтому такой документ не подтверждает получение учреждением материальных ценностей;

• акт о приеме-передаче неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.

Результаты интеллектуальной деятельности не являются материальными ценностями. Тем более права на них.

Если первичный документ не подтверждает факт получения учреждением материальных ценностей, это может повлечь весьма серьезные претензии к учреждению при проверке. Вид первичного документа, не отражающий экономического содержания договора, может привести к неправильному выбору кодов бюджетной классификации и, соответственно, к неверному отражению в учете.

Что делать бухгалтеру, если в подтверждение покупки (изготовления) материальных предметов в бухгалтерию поступает первичный документ неподобающего вида? Его действия будут зависеть от причины:

• если поставщик (продавец, подрядчик) просто недодал правильный документ, то его следует запросить. Неплохо было бы как-то отслеживать такие задолженности по непредставленным документам;
• если контрагент оформил первичный документ, не соответствующий виду договора, следует его вернуть и истребовать правильный документ. Например, учреждение заключило договор на изготовление информационных листков, предназначенных для раздачи населению. Даже если в тексте договора не фигурирует слово «подряд», то все равно фактически это договор подряда (ст. 702 ГК РФ). Подрядчик (по тексту договора назван «исполнитель») в подтверждение исполнения договора представил учреждению «акт об оказании услуг», в котором указал «типографские услуги». Такой документ, во-первых, не подтверждает, что исполнитель выполнил договор. Значит, учреждение не имеет права принимать и подписывать такой входящий документ. Во-вторых, такой документ не дает учреждению права владеть информационными листками и использовать их в своей деятельности.

Что в «шапке» документа

Принимая документ, следует изу­чить, что написано в шапке входящего документа поставщика. Необходимо проверить целый ряд параметров:

• дата документа.

Должна соответствовать условиям договора. Допустим, договором установлен предельный срок поставки. Оформление документа поставки более поздней датой означает, что условия договора были нарушены. Следовательно, учреждение должно предъявить поставщику претензию и взыскать с него экономические санкции, предусмотренные договором или общими нормами Гражданского кодекса. Если учреждение этого не сделало, по результатам проверки вполне можно ожидать порицания.

Дата документа должна соответствовать фактической дате поставки. Иногда происходит так, что поставщик требует стопроцентную предоплату, а учреждение не может этого сделать по причине установленных ограничений на авансовые платежи. Тогда поставщик предлагает оформить товарный документ, как будто товар уже поставлен. Фактическая отгрузка будет произведена после поступления денег. Это, несомненно, плохой вариант, как и любые другие отклонения от порядка. Потому что, после того как учреждение со своей стороны подпишет документ поставки, никаких претензий поставщику — ни по сроку, ни по количеству, ни по ассортименту, ни по качеству — предъявить уже не получится;

• стороны сделки.

В первичном документе должны быть обозначены, как в договоре. Если в договоре сторона названа «поставщик», то в документе тоже должен быть «поставщик», а не «продавец», «грузоотправитель» и т. д.;

• наименование и реквизиты поставщика.

Наименование должно быть указано таким образом, чтобы можно было идентифицировать поставщика. Если в качестве поставщика указан филиал, также должна быть указана головная организация. Вероятнее всего, договор заключен именно с головной организацией. Должны быть указаны коды поставщика (ИНН, ОГРН и т. д.).

Данные поставщика в товарном документе должны совпадать с тем, как указано в договоре (контракте);

• наименование и реквизиты получателя (учреждения).

Документ должен однозначно подтверждать, что он предназначен именно этому учреждению. Проверьте правильность указанных кодов;

• основание поставки.

Если в документе указано основание поставки — договор, счет и т. д., то эти данные должны быть указаны правильно.

При несоответствии любых из этих данных необходимо возвратить документ на переоформление.

Табличная часть документа

В табличных частях товарных документов также нередко встречаются различные ошибки и проблемы:

• наименование номенклатуры должно быть написано на русском языке (официальном государственном языке России). Документ следует считать оформленным неправильно, если хотя бы в одной позиции в названии номенклатуры не будет ни одного слова по-русски. Например, недопустимым будет такое номенклатурное наименование: «Smart UPS Energy E-135». Хотя не составляет труда перевести с английского на русский, что такое «Smart UPS». Но бухгалтер не обязан это переводить. Правильным будет наименование «Источник бесперебойного питания Energy E-135»;
• наименование номенклатуры должно позволять однозначно понять, что именно было продано. Причем даже человеку без специальных знаний. Понятное наименование необходимо для того, чтобы:
  • правильно принять предмет к учету на соответствующий счет. Если предмет предназначен для длительного использования, то непонятное наименование затруднит впоследствии проведение инвентаризации;
  • подтвердить, что такой предмет необходим учреждению в его деятельности.

Например, если в документе указано «Устройство АБВ-12», то как бухгалтер будет это принимать к учету? Или в документе указано «Лампочка». Какая? Для освещения помещения, автомобиля или какого-то устройства? Поставщик указал: «Масло». Что учреждение будет с ним делать? В автомобиль заливать или на хлеб намазывать? В документе указано: «Тормозные колодки». А как проверить, что это именно такие тормозные колодки, которые нужны для той марки автомобиля, который есть в учреждении?

Проблемы с неинформативным наименованием объектов в товарном документе чаще всего встречаются при покупках через подотчетное лицо в розничных магазинах. Или когда продавец включает в товарное наименование свой внутренний артикул, который для продавца полностью идентифицирует товар, а для учреждения-покупателя совершенно лишен смысла. Продавцу понятно, что «Kruze 01234 Подставка» — это настольная подставка для бумаг. Но как это должен из товарного документа понять бухгалтер?

Чтобы не возникало проблем, в документе поставщика должно быть:

• соответствие наименований номенклатуры везде, где эти наименования указаны:
  • в договоре (контракте);
  • в товарном документе;
  • в технической документации производителя;
  • на самом предмете.

Не следует считать ошибкой, когда в договоре указано общее наименование категории товара, а в товарном документе — наименование конкретной модели. Например, заключен договор на поставку «мягких стульев», в товарном документе указано «Стул мягкий „Ампир“ венге».

В то же время, если контрактом предусмотрена поставка «Компьютеров настольных» с указанием перечня необходимых характеристик, а в товарном документе перечислены составные части, формально получается, что учреждение приняло от поставщика и оплатило не то, что было преду­смотрено контрактом. При проверке, проводимой ФАС России, пострадать может и поставщик, и само учреждение.

Если наименование в документах не соответствует наименованию на самом товаре, например, в договоре и в товарном документе буквенно-цифровой индекс модели указан не полностью: «EST-12M», а на корпусе изделия указано: «EST-12M-a», то получается, что учреждение приняло от поставщика и оплатило не то, что было указано в документах. К тому же, могут возникнуть проблемы при инвентаризации. Особенно если ее будет проводить ревизор.

А если наименование в технической документации не соответствует наименованию в документах? Такое может случиться, когда поставщик у себя в учете принял товар с неправильным наименованием и с ним же продал товар. Или когда поставщик дал учреждению не соответствующую техническую документацию.

Проблема с наименованием в технической документации может возникнуть, например, при проверке исполнения требований Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 9 декабря 2016 г. № 231н. Согласно ей допустим метод определения содержания драгметаллов в технике по данным технической документации производителя. Если название в технической документации не совпадает с названием в документах, учреждению будет сложно доказать, что она именно от этого изделия;

• корректно указаны количество и единица измерения.

Если учреждение приобретает жидкие, сыпучие, пластичные, листовые, рулонные, линейные материалы, которые расходуются не в штуках, указанное в документе количество должно позволять определить количество в соответствующих мерах веса, объема, площади.

Например, моторное масло расходуется в единицах объема, значит, в документе должно быть указано количество в литрах. Или необходима информация, позволяющая определить количество в литрах;

• количество в документе должно соответствовать количеству в договоре (контракте) или в приложении, если количество указано только в приложении;
• цена и сумма указываются в валюте России.

Использование иной валюты допускается только в том случае, когда в договоре (контракте) указано на ее использование в расчетах и порядок пересчета в валюту России;

• цена и сумма должны соответствовать данным, указанным в договоре (контракте).

Если в документе, поступившем от поставщика, не соблюдены указанные условия, то его необходимо вернуть для переоформления.

Нередко поставщики оправдывают некачественное оформление документов тем, что «у нас в программе так занесено, я не могу иначе оформить». Помните, что, соглашаясь с таким оправданием, принимая неправильно оформленный документ, вы берете на себя чужие проблемы.

Некоторые проблемы с входящими товарными документами можно решить при оформлении Приходного ордера (ф. 0504207). Например, если в товарном документе наименование указано недостаточно подробно, в Приходном ордере (ф. 0504207) соответствующую позицию можно описать более информативно. Также в случае, когда в товарном документе количество указано в неподходящих единицах измерения, в Приходном ордере (ф. 0504207) его можно перевести в нужные единицы путем пересчета.

«Подвал» документа

И в «подвале» документа есть ряд параметров, проверке которых следует уделить внимание:

• наличие подписи представителя передающей стороны с расшифровкой. Иначе могут возникнуть проблемы при необходимости предъявить претензию поставщику;
• если есть печать передающей стороны, то она должна соответствовать наименованию поставщика;
• наличие подписи представителя учреждения, который принял материальные ценности. У сотрудника должны быть соответствующие полномочия на получение, приемку материальных ценностей. Если сотрудник получал товар по доверенности, данные доверенности должны быть указаны правильно. Более того, для сотрудника день поступления товара (дата товарного документа, который он подписал) должен быть рабочим днем.