Поможем работнику деньгами

А.Ю. Ильина, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Сразу скажем: учреждение может выдавать займы сотрудникам. Но только за счет внебюджетных источников (в части использования средств за счет чистой прибыли), если предоставление указанных ссуд предусмотрено нормами законодательства Российской Федерации, регулирующими использование внебюджетных источников бюджетных учреждений.
Расходы на указанные цели должны быть утверждены главным распорядителем в смете доходов и расходов учреждения и отражаться на счете 2 207 01 000 «Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам, предоставленным юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации» с отнесением на подстатью 540 «Увеличение задолженности по бюджетным кредитам» экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации.

Оформляем
С сотрудником, которому дают в долг, нужно заключить договор займа. Основные требования к такому документу указаны в главе 42 Гражданского кодекса. По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.
В договоре следует отразить: сумму и валюту долга, порядок и срок возврата денежных средств (возврат будет производиться частями или сразу в полном объеме; сумма будет вноситься в кассу или удерживаться из зарплаты), размер и порядок уплаты процентов, если заем не беспроцентный (ежемесячно или в полном объеме в момент возврата основного долга).
В соглашении можно прописать, что сотрудник возвращает долг частями. Это удобно и для заемщика, и для учреждения. Ведь такой пункт дает последнему право на дополнительный контроль. Если должник пропустит один из сроков, заимодавец вправе потребовать досрочно вернуть всю оставшуюся сумму (п. 2 ст. 811 ГК РФ). Кроме того, стоит предусмотреть, что деньги выдаются на определенные цели. Это еще одна возможность подстраховаться, поскольку целевой заем может быть взыскан досрочно (п. 2 ст. 814 ГК РФ).

НДС
При выдаче денежного займа НДС платить не нужно (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Однако если заем выдают в натуральной форме (товары, материалы и т. п.), ситуация несколько меняется. Однозначного ответа на вопрос, как быть в этом случае с НДС, до сих пор нет. Есть мнение, что в этом случае НДС начислять нужно. Ведь по договору займа вещи передают в собственность (п. 1 ст. 807 ГК РФ). А передача права собственности на ценности – это их реализация (п. 1 ст. 39 НК РФ), которая является объектом налогообложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такую точку зрения высказывали (письмо Минфина России от 29 апреля 2002 г. № 04-02-06/1/71). Как видите, письмо не новое, но никаких более «свежих» разъяснений пока не выходило.
Другие специалисты полагают, что при «натуральном» займе НДС в бюджет перечислять не нужно. Логика рассуждений такова. Для признания операции реализацией одновременно должны выполняться два условия (п. 1 ст. 39 НК РФ):
1) осуществление перехода права собственности на какое-либо имущество от одного лица к другому лицу;
2) наличие факта возмездности либо безвозмездности сделки. Но заем в натуральной форме – это предоставление вещей на время. Передача вещей по товарному займу осуществляется на возвратной, а не безвозвратной основе.

ЕСН, НДФЛ
Если заем беспроцентный, у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). ЕСН в данной ситуации платить не нужно. Ведь экономию нельзя квалифицировать как выплату в пользу сотрудника или вознаграждение по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг. Значит, в этой ситуации пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса неприменим (письмо Минфина России от 2 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/101).
А вот НДФЛ с материальной выгоды заплатить придется. Ведь согласно пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса российские организации, от которых (или в результате отношений с которыми) налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать и уплатить НДФЛ с вышеозначенных доходов. Это нужно сделать при фактической выплате займа (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом, если учреждение помимо выдачи займа осуществляет выплату работнику каких-либо других доходов (например, заработной платы), удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты. Заметим, обязанности налогового агента возложены на организации статьей 226 Налогового кодекса и для их исполнения не требуется получения доверенностей от физических лиц на удержание и перечисление налога в бюджетную систему Российской Федерации (письмо Минфина России от 31 мая 2006 г. № 03-05-01-04/140).
С суммы материальной выгоды налог удерживают по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК РФ). Исключение составляют лишь те случаи, когда сотрудник берет целевой заем на строительство или покупку жилья и у него имеются документы, подтверждающие целевое использование таких средств. Здесь применяется ставка 13 процентов (письмо от 14 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/356). Для подтверждения целевого использования таких средств налогоплательщик должен представить документы в соответствии с перечнем, приведенным в подпункте 2 пункта 1 статьи 220 Налогового кодекса. Это документы, подтверждающие право собственности на жилой дом или долю (доли) в нем (при строительстве или приобретении жилого дома или доли в нем), договор о приобретении квартиры, комнаты, доли (долей) в них или прав на квартиру, комнату в строящемся доме, акт о передаче квартиры, комнаты, доли (долей) в них налогоплательщику или документы, подтверждающие право собственности на квартиру, комнату или долю (доли) в них (при приобретении квартиры, комнаты, доли (долей) в них или прав на квартиру, комнату в строящемся доме).
Базу, облагаемую НДФЛ по повышенной ставке, нельзя уменьшить на налоговые вычеты (п. 4 ст. 210 НК РФ).
Порядок расчета материальной выгоды прописан в пункте 2 статьи 212 Налогового кодекса. При получении дохода в виде материальной выгоды, выраженной как экономия на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, полученными от учреждения, налоговая база определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными (кредитными) средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из трех четвертых действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком Российской Федерации на дату получения таких средств, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора. При беспроцентном займе налоговая база определяется как сумма процентов, исчисленная исходя из трех четвертых ставки рефинансирования, установленной Банком России, действующей на дату получения заемных средств и оставшейся части долга по займу. При расчете материальной выгоды берется ставка рефинансирования Банка России, которая действовала на дату выдачи займа работнику. Все последующие изменения ставки в расчете матвыгоды не учитываются.

Датой фактического получения доходов в виде материальной выгоды является день уплаты работником процентов по полученным заемным (кредитным) средствам (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ). При беспроцентных займах фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать соответствующие даты возврата заемных средств.

Внимание

При заполнении справки о доходах по форме 2-НДФЛ в разделе 3 (графа «Код дохода») доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за использование налогоплательщиком заемных средств, отражают по коду:

– 2620, если материальная выгода получена от экономии на процентах за пользование целевыми займами на приобретение жилья;
– 2610, если материальная выгода получена от экономии на процентах по другим видам займов.

Пример 1
1 августа 2007 г. Городская больница № 5 предоставила своему сотруднику заем в сумме 30 000 руб. на 3 месяца. На момент выдачи денег ставка рефинансирования Банка России составляла 10 процентов годовых. В августе – 31 календарный день, в сентябре – 30, в октябре – 31.
Сумма материальной выгоды составит:
(30 000 руб. x 3/4 x 10%: 365 дн. x 92 дн.) = 567 руб. 12 коп.;
НДФЛ за октябрь составит: 198 руб. 49 коп. (567 руб. 12 коп. x 35%);

Пример 2
1 августа 2007 г. Городская больница № 5 предоставила своему сотруднику заем в сумме 30 000 руб. на 3 месяца. Согласно договору сотрудник должен ежемесячно возвращать треть долга (10 000 руб.). На момент выдачи денег ставка рефинансирования Банка России составляла 10 процентов годовых.
Сумма материальной выгоды работника в августе составит:
(30 000 руб. x 3/4 x 10 % :365 дн.x 31 дн.) = 191 руб. 10 коп.;
Налог на доходы с матвыгоды за август составит: 66 руб. 89 коп. (191 руб. 10 коп. x 35%).
В сентябре материальная выгода равна:
(20 000 руб. x 3/4 x 10 %: 365 дн. x 30 дн.) = 123 руб. 29 коп.;
В сентябре нужно удержать НДФЛ в сумме 43 руб. 15 коп. (123 руб. 29 коп. x 35%).
Материальная выгода за октябрь:
(10 000 руб. x 3/4 x 10 % : 365 дн. х 31 дн.) = 63 руб. 70 коп.;
НДФЛ = 22 руб. 30 коп.

Пример 3
Сотруднику выдали заем в 100 000 руб. 18 декабря 2007 года. Погасить сразу всю сумму надо 15 февраля 2008 года.
Материальная выгода за 2007 год:
100 000 руб. х 3/4 x 10 % :365 дн. x 14 дн. = 287 руб. 67 коп.
НДФЛ за 2007 год: 287 руб. 67 коп. x 35 % = 100 руб. 68 коп.
Материальная выгода за январь и февраль 2008 год:
3/4 x 10 % x 100 000 руб. : 366 дн. x 45 дн. (31+14) = 922,13 руб.
В феврале 2008 г. из заработной платы сотрудника нужно вычесть НДФЛ в сумме 922,13 руб. x 35% = 323 руб.

Напоследок

Иногда учреждение оформляет выдачу денег как подотчетные суммы. Оно и понятно: никакой материальной выгоды при этом не возникает, НДФЛ удерживать не придется. Однако не следует забывать некоторые правила. Во-первых, сотрудник должен быть назван в перечне лиц, которые имеют право получать деньги под отчет. Во-вторых, если работник не отчитается по выданным суммам в срок, эти деньги инспекторы будут рассматривать как полученный доход, придется заплатить НДФЛ со всей «подотчетной» суммы. Поэтому в день, когда истекает срок возврата денег, можно провести по кассе их приход. Затем оформить выдачу под отчет с новым сроком возврата. Помимо этого нелишним будет показать небольшой расход «подотчетной» суммы. К примеру, на покупку канцтоваров. К авансовому отчету в этом случае сотрудник приложит чеки и другие подтверждающие покупку документы.