Учет форменной одежды под контролем

Автоматизировать учет предметов форменной одежды, служебного обмундирования, вещевого имущества, специальной одежды и обуви, выдаваемых работникам бюджетного учреждения в личное пользование по нормам на определенный срок, а также для учета инвентарного имущества (обмундирования, подлежащего возврату на склад) позволяет программа «1С:Вещевое довольствие 7.7».

Программа «1С:Вещевое довольствие 7.7» рассчитана на использование самым широким кругом бюджетных учреждений Российской Федерации, финансируемых из бюджета любого уровня, в которых есть необходимость учитывать обмундирование, а также специальную одежду, обувь и снаряжение.
Программа «1С:Вещевое довольствие 7.7» является типовой и вместе с тем в ней реализованы практически все нюансы учета, изложенные в действующих нормативных документах.

Оперативный учет служебного обмундирования в программе «1С:Вещевое довольствие 7.7»
Учет обмундирования ведется в программе по учреждениям (структурным подразделениям учреждения, выделенным на самостоятельный баланс) в количественном и стоимостном выражении.
В программе обмундирование условно разделено на три категории:
• Обмундирование на складе;
• Инвентарное имущество;
• Обмундирование в личном пользовании.
Перевод из одной категории в другую осуществляется с помощью электронных документов.
Обмундирование на складе учитывается по материально ответственным лицам (работникам вещевой службы) и подразделениям (местам хранения).
Инвентарное имущество учитывается по лицам, которым оно выдается.
Обмундирование в личном пользовании учитывается по работникам учреждения, в пользовании у которых оно находится.
В программе ведется партионный учет поступления обмундирования. При перемещении обмундирования отслеживается, из какой партии оно поступало. Благодаря этому учет обмундирования ведется по фактической стоимости каждой единицы. В карточке работника отражается фактическая стоимость обмундирования, указанная в документе оприходования на склад. При списании или перемещении обмундирования предусмотрен выбор партии, из которой следует произвести списание (перемещение). Автоматическое списание производится по методу FIFO – в первую очередь списывается ранее поступивший предмет.
В основе типовой конфигурации лежит принцип ввода информации в программу «от документа». Это значит, что информация о служебном обмундировании вводится в программу с помощью специализированных документов. В программе предусмотрено создание и хранение электронных образов первичных учетных документов и формирование на их основе проводок. Документы соответствуют типовым формам, копии которых можно распечатать.
Технология работы «от документа» позволяет вводить любую информацию в программу однократно и многократно ее использовать. Многие документы могут быть автоматически заполнены на основании уже существующих (используются функции копирования или «ввод на основании»).
Введенная информация автоматически обобщается, что позволяет формировать необходимую отчетность за любой период времени.
Специализированные отчеты, входящие в конфигурацию, позволяют оперативно получать необходимые регистры учета и представлять информацию в удобном для анализа виде.
Использование программы «1С:Вещевое довольствие 7.7» позволяет автоматизировать весь цикл учета служебного обмундирования на складе и в эксплуатации – от ввода входящих остатков на дату начала ведения учета в программе, до списания предметов обмундирования как с баланса учреждения, так и с работника с получением всех необходимых первичных документов и форм отчетности.
Программа «1С:Вещевое довольствие 7.7» предоставляет следующие функциональные возможности:
• ведение списков норм снабжения (обеспечения) обмундированием;
• ведение списка работников учреждения, которым выдается как инвентарное имущество, так и имущество личного пользования;
• ведение списков размеров работников;
• ввод начальных остатков по номенклатуре обмундирования (в начале эксплуатации программы);
• определение потребности в служебном обмундировании;
• составление планов снабжения обмундированием;
• составление заявок структурных подразделений в соответствии с перечнем служебного обмундирования и нормами его выдачи;
• поступление в организацию – централизованное снабжение со складов министерства или региональных складов; покупка у предприятий-производителей по безналичному расчету или за наличный расчет через подотчетное лицо; изготовление в ателье из материалов ателье или заказчика; поступление из переработки; безвозмездное поступление; оприходование излишков неучтенного обмундирования (формирование приходного ордера ф. М-4);
• возврат поставщику бракованных изделий, недоброкачественного товара (формирование товарной накладной ТОРГ-12, приходного ордера ф. М-4 с надпечаткой «Возврат»);
• выдача со склада инвентарного имущества (формирование требования-накладной ф. М-11);
• возврат работниками на склад инвентарного имущества (ф. М-11);
• выписка доверенности на получение обмундирования, изготовленного в ателье;
• выписка обязательства о возмещении стоимости форменной одежды за оставшийся срок носки в случае увольнения или потери права на ее ношение;
• выдача обмундирования в эксплуатацию по нормам с учетом предметов обмундирования, имеющихся у работника, срок носки которых не истек на дату выдачи (формирование требования-накладной ф. М-11);
• расчет и начисление денежной компенсации взамен предусмотренного нормами снабжения обмундированием;
• расчет и начисление денежной компенсации за не выданное в срок обмундирование;
• регламентное списание по сроку (формирование актов ф. 0504230, 0504143);
• безвозмездная передача обмундирования, числящегося на складе; реализация неликвидных запасов обмундирования, числящегося на складе; списание недостач обмундирования, числящегося на складе, за счет учреждения или виновных лиц (ф. 0504230, 0504143);
• списание инвентарного имущества вследствие утраты, порчи, чрезвычайных ситуаций (ф. 0504230, 0504143), расчет остаточной стоимости обмундирования, подлежащей возмещению работником в установленных законодательством случаях;
• списание обмундирования, переданного в личное пользование, раньше срока вследствие утраты, порчи, увольнения работника, перевода работника в другую организацию той же системы на должность, которая не лишает его права на бесплатное получение обмундирования (ф. 0504230, 0504143), расчет остаточной стоимости обмундирования, подлежащей возмещению работником в установленных законодательством случаях;
• формирование аттестата, в котором приводится перечень предметов обмундирования, числящихся за работником на дату увольнения, с указанием даты их выдачи, количества, стоимости, сроков носки по нормам;
• оформление первичных документов;
• инвентаризация складских запасов (Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) ф. 0504087);
• ведение регистров оперативного складского учета:
• формирование карточек количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041);
• формирование оборотных ведомостей (ф. 0504035);
• формирование карточек учета как обмундирования, находящегося в личном пользовании работников (арматурные карточки, личные карточки работников), так и инвентарного имущества;
• формирование ведомостей оперативного учета обмундирования, находящегося в личном пользовании;
• оперативное получение информации о задолженности работников за служебное обмундирование.
Бланки форм первичных документов и регистров учета соответствуют оригиналам, разработанным Минфином России и Росстатом. Для хозяйственных операций, для которых не предусмотрена единая типовая форма, печатная форма разработана методистами «1С» в результате обобщения нормативных документов по учету служебного обмундирования.

Бухгалтерский учет служебного обмундирования
Программа «1С:Вещевое довольствие» представляет собой одну из программ системы «1С:Предприятие 7.7», которая является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. В программах системы «1С:Предприятие 7.7» основные особенности учета и схемы расчетов задаются (настраиваются) в конфигурации программы.
В состав программы «1С:Вещевое довольствие 7.7» входит типовая конфигурация «1С:Вещевое довольствие» и система «1С:Предприятие 7.7» с компонентой «Оперативный учет».
В программе «1С:Вещевое довольствие 7.7» весь учет операций по движению обмундирования выполняется с использованием механизмов компоненты «Оперативный учет». Вместе с тем в программе предусмотрено формирование бухгалтерских записей (проводок) по данным оперативного учета для выгрузки проводок в программу бухгалтерского учета. В типовой конфигурации программы «1С:Вещевое довольствие 7.7» реализован обмен данными с типовой конфигурацией программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» редакции 6.
В поставку программы входит подробное руководство по ведению учета служебного обмундирования как передаваемого в личное пользование, так и инвентарного имущества в соответствии с нормами действующего законодательства с использованием программы.
Таким образом применение программы «1С:Вещевое довольствие 7.7» позволяет поставить учет служебного обмундирования в соответствии с действующим законодательством; оперативно отслеживать текущие изменения в методологии учета; снизить трудоемкость учета; исключить счетные ошибки; повысить качество учета и отчетности; сделать учет «прозрачным»; оперативно получать достоверную информацию о движении служебного обмундирования и его наличии у работников за любой период времени.

К.В. Сергеева,
Фирма «1С»