«1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» - учет расчетов за ГСМ по пластиковым картам

Нередко бюджетные учреждения заключают договоры на обеспечение горюче-смазочными материалами (ГСМ) со специализированной организацией путем получения специальных пластиковых карточек. О том, как в «1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений» учитывать поступление и списание ГСМ по магнитным картам, рассказывает К.В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С».

При заключении учреждением договора со специализированной организацией на обеспечение горюче-смазочными материалами (ГСМ) путем получения специальных пластиковых карточек речь идет об авансировании специализированной организации – поставщика ГСМ.

Расчеты с помощью пластиковых карт при пополняемом счете
Если речь идет о карточке, на которую ваше учреждение будет перечислять денежные средства поставщику ГСМ, то в этом случае пластиковые карточки следует учитывать, как бланки строгой отчетности, а суммы, перечисленные на них, как аванс поставщику ГСМ.
Порядок отражения операций по такому договору будет следующим.
Перечислен специализированной организации аванс на приобретение ГСМ (отдельно по каждой пластиковой карточке):
Дебет 1 206 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов»
Кредит 1 304 05 340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов»
(документ «Списание с лицевого счета»)*.

Получены и учтены как бланки строгой отчетности пластиковые карточки специализированной организации (по учетной цене 1 руб.):
Дебет А03 «Бланки строгой отчетности», Центр материальной ответственности (ЦМО) – кассир, касса
(документ «Поступление БСО»).

Пластиковые карточки специализированной организации выданы под отчет водителям:
Кредит А03 «Бланки строгой отчетности», ЦМО – кассир, касса;
Дебет А03 «Бланки строгой отчетности», ЦМО – водитель, гараж
(документ «Перемещение БСО»).

На основании справки специализированной организации об отпущенных по соответствующим пластиковым карточкам ГСМ в бюджетном учете отражена стоимость данных материальных запасов:
Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» (ЦМО – водитель, гараж)
Кредит 1 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
(документ «Поступление материальных запасов»).

Одновременно списывается ранее выданный специализированной организации аванс:
Дебет 1 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 206 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»
(из документа «Поступление материальных запасов» ввести документ «Зачет аванса выданного» по кнопке «Действия»).

Списание ГСМ на затраты учреждения осуществляется на основании оформленных путевых листов соответствующих автомобилей:
Дебет 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
Кредит 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»
(Документ «Списание материальных запасов»).

Расчеты с помощью пластиковых карт, имеющих номинальную стоимость
Если речь идет о карточке, которая имеет определенную стоимость и действует до полного ее списания, то в этом случае пластиковые карточки следует учитывать как денежные документы, аналогично талонам.
Порядок отражения операций по такому договору будет следующим.
Перечислен специализированной организации аванс на приобретение ГСМ (отдельно по каждой пластиковой карточке):
Дебет 1 206 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов»
Кредит 1 304 05 340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов»
(документ «Списание с л/с»).

Получены пластиковые карточки и учтены как денежные документы по их стоимостному выражению:
Дебет 1 201 05 510 «Поступления денежных документов»
Кредит 1 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
(документ «Приходный кассовый ордер фондовый»).

Пластиковая карта выдана водителю:
Дебет 1 208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
Кредит 1 201 05 610 «Выбытия денежных документов»
(документ «Расходный кассовый ордер фондовый»).

На стоимость заправленного топлива согласно отчету специализированной организации и авансовым отчетам водителей оприходованы ГСМ:
Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»
Кредит 1 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
(документы «Авансовый отчет», «Поступление материальных запасов»).

Одновременно списывается ранее выданный специализированной организации аванс:
Дебет 1 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 206 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»
(из документа «Поступление МЗ» ввести документ «Зачет аванса выданного» по кнопке «Действия»).
Списание ГСМ на затраты учреждения осуществляется на основании оформленных путевых листов соответствующих автомобилей:
Дебет 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
Кредит 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»
(документ «Списание материальных запасов»).

*В скобках указаны электронные документы, с помощью которых соответствующая операция отражается в программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений».