Ручная обработка информации: "да" или "нет"?

Одним из важнейших направлений развития информационных технологий для обеспечения оперативности, достоверности информации и минимизации трудовых, временных затрат на ее обработку в процессе исполнения бюджета является организация и применение электронного документооборота между всеми участниками бюджетного процесса.

Электронно-цифровая подпись

Развитие современных средств безбумажного документооборота, средств электронных платежей немыслимо без развития средств доказательства подлинности и целостности документа. Таким средством является электронно-цифровая подпись (далее - ЭЦП), которая сохранила основные свойства обычной подписи.
С принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" у органов Федерального казначейства появилась возможность организации документооборота с участниками бюджетного процесса с применением электронной подписи. Внедрение данного направления в технологию работы органов Федерального казначейства является одним из перспективных и в дальнейшем позволит существенно оптимизировать документооборот.
Электронно-цифровая подпись является неотъемлемым атрибутом электронного документа (или письма), без которого он считается недействительным. Также ЭЦП позволяет установить отсутствие (или присутствие) искажения информации в электронном документе.
Рассматривая применение органами казначейства электронно-цифровой подписи при осуществлении установленного документооборота при исполнении возложенных функций и задач можно выделить следующие основные направления:
обмен электронными документами с применением электронно-цифровой подписи между органами Федерального казначейства и кредитными учреждениями (банками);
обмен электронными документами с применением электронно-цифровой подписи между органами Федерального казначейства, распорядителями и получателями средств федерального бюджета;
обмен электронными документами с применением электронно-цифровой подписи между Федеральным казначейством, территориальными управлениями и отделениями Федерального казначейства в рамках одного субъекта Российской Федерации;
обмен электронными документами с применением электронно-цифровой подписи между органами Федерального казначейства и финансовыми органами субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
обмен электронными документами с применением электронно-цифровой подписи между органами Федерального казначейства и администраторами поступлений в бюджетную систему.

Электронный документооборот

В УФК по Хабаровскому краю еще в 1999 году в целях повышения оперативности работы был осуществлен переход на безбумажный обмен документами с учреждениями Банка России. Электронный документооборот производился с применением автоматизированного рабочего места "Банк - Клиент". В соответствии с заключенными договорами с учреждениями Банка России на территории Хабаровского края органы Федерального казначейства смогли реализовать передачу в электронном виде платежных поручений на списание средств со своих счетов. Также появилась возможность получения в электронном виде выписок по счетам с отражением всех операций. Это позволило автоматизировать процесс обработки большого объема дебетовых платежных операций.
Кроме того, электронный документооборот был установлен с администрацией Хабаровского края, отделениями Пенсионного, Медицинского фондов РФ в Хабаровском крае, Фондом социального страхования. На начальном этапе обмен полноформатными электронными платежными документами с налоговыми органами производился посредством гибкого магнитного диска, так как у последних отсутствовала система криптографической защиты. Впоследствии был установлен электронный обмен документами с использованием защищенных каналов связи с применением ЭЦП.
На сегодняшний день в УФК по Хабаровскому краю эффективно организован защищенный электронный документооборот с применением ЭЦП с отделениями Федерального казначейства, с налоговыми органами, некоторыми администраторами платежей в бюджет, внебюджетными фондами и учреждениями Центрального банка России.
Следует отметить, что несмотря на положительный опыт работы по электронному документообороту с Банком России, возникают некоторые трудности в организации данной работы с другими кредитными учреждениями. В основном счета органов Федерального казначейства края обслуживают филиалы Сберегательного банка России. В настоящее время использование электронного документооборота с указанным банком не представляется возможным в связи с отсутствием у него соответствующих программно-аппаратных средств в части, обеспечивающей автоматизированный учет операций при обслуживании органов Федерального казначейства. Данная ситуация характерна не только для Сберегательного банка России, но и для других кредитных учреждений.

Проблемы внедрения

В 2004 году УФК по Хабаровскому краю продолжило работу по внедрению электронного документооборота между УФК и распорядителями, получателями средств федерального бюджета с применением электронно-цифровой подписи.
На первом этапе всем распорядителям бюджетных средств был установлен программный комплекс - автоматизированное рабочее место распорядителя (далее - АРМ распорядителя). Это позволило полностью автоматизировать процесс распределения объемов финансирования расходов и лимитов бюджетных обязательств, доводимых расходными расписаниями. Расходные расписания представлялись в орган Федерального казначейства на магнитных носителях.
Второй этап подразумевает переход на электронный документооборот с применением электронно-цифровой подписи. Электронный документооборот имеет ряд преимуществ:
оперативность обмена информацией между всеми участниками бюджетного процесса;
увеличение скорости обработки;
сокращение ручной обработки документов, что исключает возможные ошибки (так называемый человеческий фактор);
сокращение транспортных расходов получателей бюджетных средств;
возможность автоматической обработки документов распорядителей средств;
возможность формирования резерва рабочего времени и, соответственно, оптимизация численности специалистов как бюджетного учреждения, так и органов Федерального казначейства.
Практическая реализация данного этапа затруднена по нескольким причинам. Во-первых, отсутствием функционального автоматизированного рабочего места контрагента. Например, рабочее место должно соответствовать следующим техническим требованиям, указанным во врезе "Ликбез".
Во-вторых, у многих организаций отсутствует специальное оборудование для использования ЭЦП (ввиду большой стоимости данное оборудование доступно не всем бюджетным учреждениям). Так, учреждению необходимо приобрести следующие программно-аппаратные средства: программный комплекс "Континент - АП"; средство электронно-цифровой подписи (для установки на рабочем месте) в составе системы криптографической защиты информации "КриптоПро - CSP" и программного обеспечения "АРМ ЭЦП"; средство защиты от несанкционированного доступа - электронный замок "Соболь - PCI".
В-третьих, необходимы специальные защищенные каналы связи.
В-четвертых, отсутствует порядок ведения делопроизводства электронных документов (регистрация и учет документов, хранение, архивное делопроизводство).
Одна из существенных проблем носит методологический характер. В настоящее время основные нормативные документы Минфина России, регулирующие вопросы организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, а также вопросы взаимоотношений бюджетополучателей и органов Федерального казначейства, не предусматривают возможности использования электронных документов при ведении бухгалтерского учета в учреждениях и формировании пакета документов операционного дня в органах Федерального казначейства.
Также необходима доработка программных продуктов, используемых органами Федерального казначейства (в Хабаровском крае - ПК "Центр - КС"). Необходимо предусмотреть в программных продуктах возможность реализации функций специалистов ОФК с учетом внутреннего документооборота. Например, в УФК по Хабаровскому краю электронные платежные документы должны приниматься в программу "Центр - КС" специалистами отделов платежей. Далее, после санкционирования этих расходов, передаваться в операционный отдел и так далее.
Еще одной из проблем стало то, что бюджетные учреждения не знают эту область работы и не желают осваивать что-то новое. При этом возникали вопросы о необходимости электронного обмена, о достоверности передаваемой информации, об экономической эффективности применения электронного документооборота (снизятся или увеличатся затраты рабочего времени, насколько сократятся транспортные расходы).

И их возможное решение

Решению вышеназванных проблем способствовала огромная ежедневная разъяснительная работа с клиентами управления. Проводились совещания, на которых подробно освещались вопросы по организации электронного документооборота с применением ЭЦП. В учреждения направлялись письма с предложениями рассмотреть вопросы об изучении технических возможностей, подготовке специалистов, закупке необходимого оборудования, изучении пакета документов, необходимых для оформления электронного документооборота с применением ЭЦП.
Управлением проведено совещание с представителями разработчиков программных продуктов основных фирм, чтобы довести их требования к форматам файлов платежных документов, формируемых в программном продукте, используемом для электронного обмена.
Для информирования клиентов и обоснования целесообразности применения электронного документооборота было сообщено, что в будущем предполагается электронный обмен с применением ЭЦП следующими документами:
расходными расписаниями;
платежными поручениями на перечисление средств уполномоченным подразделениям;
платежными документами, не требующими в соответствии с приказами Минфина России от 31 декабря 2002 г. N 142н и от 21 июня 2001 г. N 46н предоставления подтверждающих документов (оплата труда, перечисление налогов, внебюджетная деятельность).
При внесении изменений в нормативные документы, регулирующие процесс санкционирования платежа в части предоставления в органы Федерального казначейства подтверждающих платеж документов, указанный вопрос станет актуальным для всех получателей бюджетных средств.
В управлении создана рабочая группа для обсуждения вопросов по внедрению электронного документооборота с применением ЭЦП. В состав данной группы вошли заместители руководителя управления, специалисты отделов платежей, отдела программного обеспечения, отдела АИС "Финансы", отдела обеспечения безопасности информации. Специалистами отделов управления был разработан типовой пакет двусторонних документов по электронному документообороту, и определен перечень документов, на которые должна налагаться ЭЦП.
В заключение отметим, что функции органов Федерального казначейства достаточно обширны, и объемы обрабатываемой информации постоянно возрастают. Кроме этого, с 1 января 2006 года нагрузка на работников существенно увеличится при реализации положений Бюджетного кодекса и Федерального закона N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". В связи с этим надлежащее исполнение бюджетов невозможно без минимизации количества ручной обработки информации.

Е.А. Король,
главный казначей отдела финансирования
правоохранительных органов УФК по Хабаровскому краю