Облачные технологии, или Как построить фундамент для централизации учета в регионе.

Сегодня многие регионы реализуют проекты по централизации бухгалтерского учета в организациях государственного сектора. Принимая такое решение, кто­то пытается сократить затраты на содержание и оптимизировать деятельность бухгалтерских служб, кто­то — повысить качество ведения бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях. О предпосылках организации централизованного бухгалтерского учета в Ульяновской области, а также о ходе реализации данного проекта рассказала министр финансов региона Екатерина Владимировна БУЦКАЯ.

— Екатерина Владимировна, начиная проект по централизации бухгалтерского учета, какую главную цель вы преследовали — сократить затраты или повысить качество учета в организациях государственного сектора области?

— Централизация учетных функций в нашем регионе вызвана прежде всего тем, что необходимо было повысить качество бухгалтерского учета и составления отчетности. В рамках данного проекта мы определили ряд задач, решение которых позволит обеспечить применение единой методологии учета и технологического управления, что, в свою очередь, приведет к прозрачности, открытости и подотчетности финансово-хозяйственной деятельности учреждений, а также к повышению достоверности и оперативности предоставления отчетности. Кроме того, данные меры обеспечат повышение качества финансового менеджмента учреждений за счет формирования единого информационно-аналитического пространства.

Предпосылками такого решения стали разрозненность организации учета в учреждениях, случаи несоблюдения установленного нормативными документами порядка ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности, приводящие к снижению оперативности и некорректности отражения фактов хозяйственной жизни и к искажению показателей представляемой отчетности. Такая ситуация препятствовала проведению унификации и комплексной обработки данных, проведению общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению значимых тенденций в приоритетных сферах развития и принятию системных управленческих решений.

И, пожалуй, самое главное, на наш взгляд, внедрение новых методов бухгалтерского учета, предусмотренных федеральными стандартами, осуществимо только под четким управлением компетентных специалистов. Это позволит получить более качественную и достоверную отчетность в разрезе каждого учреждения, сводную отчетность ГРБС и консолидированную отчетность субъекта в целом.

— Централизация бухгалтерского учета в регионе осущест­влена на базе государственного казенного учреждения «Областное казначейство». Расскажите поподробнее о данном учреждении: о его структуре, полномочиях. Каковы его функции при централизованном ведении учета?

— Первоначально ОГКУ «Областное казначейство» было создано для выполнения отдельных функций кассового исполнения бюджета Ульяновской области. Планируя централизацию учетных функций в регионе, мы посчитали наиболее целесообразным создать центр компетенций в области бухгалтерского учета именно на базе уже существующего учреждения, учредителем которого является Минфин Ульяновской области. Кроме того, использование структуры действующего учреждения позволило нам минимизировать организационные вопросы и сосредоточить все усилия на обеспечении процесса централизации.

На наш взгляд, наиболее целесообразно единое управление процессами бухгалтерского учета и кассового исполнения бюджета с максимальным доступом к первичной информации о сроках выплат, что позволяет увеличивать маневренность управления свободным остатком на едином счете бюджета. Такой подход особенно актуален в моменты возникновения кассовых разрывов при исполнении бюджета.

Здание Министерства финансов Ульяновской области

Структура подразделений ОГКУ «Областное казначейство», на которые возложены полномочия по бухгалтерскому учету, выстроена по отраслевому принципу. Такой принцип мы считаем наиболее приемлемым с точки зрения выстраивания взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. При возникновении любых вопросов руководитель или специалисты конкретных учреждений обращаются к «своему главному бухгалтеру» в лице начальника соответствующего отдела единой бухгалтерии. Выстраивая таким образом бухгалтерский учет, мы также стремимся к универсальности специалистов и максимальной взаимозаменяемости.

— Какие мероприятия были проведены по организации централизованного учета? С какими основными проблемами столкнулась ваша команда при реализации проекта?

— Решению о централизации функций бухгалтерского учета и составления отчетности предшествовал процесс всестороннего анализа законодательства, регулирующего бухгалтерский учет в учреждениях государственного сектора. Одновременно изучался опыт коллег из других регионов. Кроме того, мы провели тщательный анализ штатной численности бухгалтерских служб учреждений, объема обрабатываемых документов и так далее. Было выявлено наличие в должностных обязанностях бухгалтеров непрофильных функций и отвлечение времени на их выполнение, а также низкий уровень квалификации бухгалтеров учреждений, расположенных отдаленно от областного центра.

Список выявленных нами проблем дополнился пробелами и в действующем законодательстве. Например, не урегулированы вопросы осуществления внутреннего финансового контроля, вопросы разграничения ответственности при передаче функций по ведению учета и составлению отчетности. Кроме того, было много вопросов, связанных с организацией эффективного документооборота. Подобные проблемы решаем путем конструктивного диалога и отражения всех спорных моментов в соглашениях о передаче учетных функций.

— Очевидно, что современный бухгалтерский учет невозможен без автоматизации. Как данный вопрос решен в области?

— В прошлом году в области завершен проект по созданию Централизованной автоматизированной системы (ЦАС) управления финансово-хозяйственной деятельностью областных органов государственной власти и госучреждений. ЦАС создана на базе программных продуктов технологической платформы «1С:Предприятие». Такое решение было принято для минимизации затрат на создание системы и обучение участников учетных процессов, так как подавляющее число специалистов в регионе работают именно с такими программными продуктами.

Ключевым инструментом ЦАС является механизм управления процессами ведения учета и формирования отчетности учреждений, передавших учетные функции в ОГКУ «Областное казначейство». Также в ЦАС планируются механизмы для анализа данных учреждений, не передавших функции по ведению учета.

— Какие основные преимущества дает ЦАС для учредителя, учреждений и непосредственно для ОГКУ «Областное казначейство»? Какие проблемы решает?

— На наш взгляд, преимущества ЦАС — в хранении данных всех учреждений области в едином облачном пространстве. Это обеспечивает возможность использования различных вариантов организации учета, получения информации для анализа различных показателей в режиме реального времени с целью оперативного принятия управленческих решений.

Благодаря программным элементам ЦАС есть возможность контролировать исполнение графика документооборота между ОГКУ «Областное казначейство» и обслуживаемыми учреждениями, распределять обязанности по ведению учета между сотрудниками центра компетенций с учетом периодов отсутствия и учитывать их рабочее время, формировать задачи, поручения по ведению учета и контролировать их исполнение. Кроме того, ЦАС обеспечивает электронное взаимодействие с обслуживаемыми учреждениями посредством получения в электронном виде документов — оснований для отражения фактов хозяйственной жизни в учете.

— Екатерина Владимировна, согласитесь, что в условиях отсутствия единых практик, методической разрозненности организации ведения бухгалтерского учета, кадрового учета и расчета заработной платы внедрение цифровых технологий, особенно на начальном этапе, достаточно сложный процесс. Интересен ваш опыт решения подобных вопросов при централизации учета посредством технологических возможностей ЦАС.

— Да, действительно, вопрос унификации и стандартизации учета при внедрении цифровых технологий является одним из важнейших. Наш опыт заключается в том, что при проработке данного вопроса для получения максимального результата на старте проекта рабочей группой был сформирован ряд требований к технологическим возможностям ЦАС. Основные требования заключались в наличии механизма разделения информации таким образом, чтобы учетные данные исполнительных органов государственной власти и учреждений были изолированы друг от друга. Реализация и применение такого механизма позволили нам за короткие сроки перенести в ЦАС данные исполнительных органов власти и учреждений в том виде, в каком они есть.

Проведение мероприятий по унификации и стандартизации учетных процессов планируется только после полного перехода всех учреждений на работу в ЦАС. Данный подход предполагает поэтапную и планомерную работу, основой для которой будут являться результаты анализа уже имеющихся в ЦАС данных с выявленными узкими и проблемными участками учета.

— Несмотря на то что работа по централизации учета продолжается, каких эффектов удалось уже достичь?

— Сегодня можно говорить о том, что в регионе заложен надежный фундамент для дальнейшей централизации бюджетного учета всех исполнительных органов государственной власти и учреждений. На данном этапе полностью завершена процедура передачи учетных функций девяти пилотных органов власти и шести казенных учреждений. Пилотный проект завершен за пять месяцев.

Также с уверенностью можно сказать и о первых результатах в части улучшения качества учета и соблюдения законодательства в области бухгалтерского учета. Уже на первом этапе централизации устранены разночтения в трактовке нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учет и трудовое законодательство, урегулированы вопросы выплаты заработной платы, исправлены отдельные ошибки в учете. Конечно же, нельзя сказать, что раньше все было плохо, а сейчас сразу все стало хорошо, но, централизуя бухгалтерский учет, мы совместно с исполнительными органами власти создаем новую систему управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждений.

В 2019 году согласно утвержденной правительством региона концепции в ЦАС планируется перевести бухгалтерский учет 95 учреждений, включая исполнительные органы государственной власти и государственные учреждения. Из них функции по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности 52 учреждений будут переданы в ОГКУ «Областное казначейство», а бухгалтерский учет 43 учреждений будет мигрирован в ЦАС и будет осуществляться непосредственно исполнительными органами государственной власти и государственными учреждениями. Полностью реализовать проект планируется к 2022 году.

Пока рано говорить о масштабном экономическом эффекте, но уже на основании предварительных расчетов проведенных в 2018–2019 годах мероприятий предполагаем оптимизацию штатной численности бухгалтерских служб с экономией бюджетных средств на сумму 13,3 миллиона рублей за шесть месяцев 2019 года и на 26,5 миллиона рублей ежегодно. Но главным эффектом все же считаем то, что все работают по единым стандартам, налажен предварительный контроль учетных данных учреждений с возможностью оперативного выявления и исправления ошибок, отчетность становится более достоверной.

— Что можете посоветовать коллегам, которые только принимают решение о запуске аналогичных проектов по централизации учета?

— Хочу пожелать не бояться ставить новые амбициозные цели и сплоченной командой шаг за шагом идти по намеченному пути! Тогда успех в реализации масштабных проектов обязательно будет!

Татьяна Георгиевна СОКОЛОВА, руководитель направления — фирма «1С»

Проект по созданию ЦАС управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов власти и государственных учреждений Ульяновской области действительно считаем успешным. Могу отметить следующие составляющие успеха:

• сплоченность участников проектной команды, состоящей из сотрудников Министерства финансов Ульяновской области, ОГКУ «Областное казначейство» и специалистов фирмы «1С» и ее партнеров, подходы к организации работы по реализации проекта;
• создание единого информационного пространства, являющегося базисом для достижения поставленных целей, централизованного хранения информации с использованием современных систем управления базами данных (СУБД) и средств мониторинга обеспечения работоспособности и надежности ЦАС;
• внедрение механизмов управ­ления учетными процессами и управления загруженностью сотрудников централизованной бухгалтерии с контролем исполнения задач и поручений;
• выполнение полного спектра задач проекта за короткий срок — пять месяцев.

Реализация требований к созданию ЦАС стала возможной благодаря существующей платформе «1С:Предприятие 8» и облачным технологиям «1С:Fresh», а также набору функциональных приложений:

• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2 для ведения бюджетного (бухгалтерского) учета учреждений;
• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», редакция 3 для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы;
• «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» для управления процессами ведения учета учреждений, передавших функции по учету и формированию отчетности в централизованную бухгалтерию, включая бесшовную интеграцию с приложением «1С:Документооборот государственного учреждения», которое используется для организации электронного документооборота между обслуживаемыми учреждениями и централизованной бухгалтерией.

Стоит отметить, что результаты проведенной работы одобрены высшим руководством региона, что положительно повлияло на дальнейшее развитие направления по централизации.

Более подробную информацию о проекте можно узнать на сайте 1С:Консалтинг: consulting.1c.ru/interview/ulyanovsk.