От закупки до стола

Н. П. Нестеренко

Продукты питания относятся к особой категории материальных запасов. Учреждение должно учитывать при их закупке дополнительные условия, обеспечивать контроль за расходованием и соблюдением сроков годности.

Н. П. НЕСТЕРЕНКО, консультант

Нормами трудового права предусмотрена обязанность работодателя предоставлять сотрудникам в течение рабочего дня (смены) перерыв для отдыха и питания. Если по условиям работы такая пауза невозможна, то работодатель должен обеспечить работнику возможность приема пищи в рабочее время (ст. 108 ТК РФ). Перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Для обедов можно отвести отдельное минимально оборудованное помещение с холодильником, микроволновой печью и столами. В крупных учреждениях предусматривают буфеты, столовые. Возможна доставка питания^[1].

Закупка продуктов и приготовление пищи также входят в обязанность образовательных, медицинских учреждений, организаций социального обслуживания, отдыха детей.

Вне зависимости от типа учреждения и поставленных перед ним задач, закупив продукты, оно должно обеспечивать их хранение и контроль за расходованием.

Особенности закупки продуктов

Закупка продуктов, как и всех иных товаров, работ, услуг, осуществляется учреждением в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ. Заказчик вправе провести электронный аукцион, закрытый аукцион, запрос котировок, запрос предложений, закупку у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) без предъявления требований к участникам закупки о наличии соответствующего опыта либо конкурс с ограниченным участием с предъявлением требований к участникам закупки о наличии опыта в соответствии с нормами, установленными приложением 2 к постановлению Правительства России от 4 февраля 2015 г. № 99 (далее — Постановление № 99) (письмо Минэкономразвития России от 18 февраля 2016 г. № ОГ-Д28-2109).

Выбирая способ закупки, обращайте внимание на следующие нормы. Распоряжением Правительства России от 21 марта 2016 г. № 471-р утвержден перечень товаров, работ, услуг, в случае осуществления закупок которых заказчик обязан проводить аукцион в электронной форме (электронный аукцион). В нем поименованы пищевые продукты и оказание услуг общественного питания и услуги по организации питания. Этот перечень действителен для закупок, кроме проводимых образовательными, медицинскими, учреждениями социального обслуживания, организаций отдыха детей и их оздоровления и (или) на оказание услуг общественного питания для указанных учреждений и организаций.

К участникам закупок, проводимых вышеперечисленными учреждениями, Постановлением № 99 установлены дополнительные требования. К оказанию услуг общественного питания и (или) поставки пищевых продуктов, закупаемых для организаций, осуществляющих образовательную деятельность, медицинских организаций, организаций социального обслуживания, организаций отдыха детей и их оздоровления, если начальная (максимальная) цена контракта (цена лота) превышает 500 000 рублей, допускаются участники, имеющие опыт исполнения (с учетом правопреемства) контракта (договора) на оказание услуг общественного питания и (или) поставки пищевых продуктов, заключенного в соответствии с Законами № 44‑ФЗ, 223‑ФЗ, за последние три года до даты подачи заявки на участие в соответствующем конкурсе. При этом стоимость ранее исполненного контракта (договора) должна составлять не менее 20 процентов от начальной (максимальной) цены контракта, договора (цены лота), на право заключить который проводится конкурс. Чтобы подтвердить соответствие установленным требованиям, участник должен представить в составе заявки на участие в закупке копию ранее исполненного контракта или договора на оказание услуг общественного питания и (или) поставки пищевых продуктов (письма Минэкономразвития России от 21 апреля 2017 г. № ОГ-Д28-4978, от 27 марта 2017 г. № Д28и-1433).

В документации о закупке заказчик должен описать объект закупки с указанием ряда характеристик, в том числе качественных (ст. 33 Закона № 44-ФЗ). В письмах Минэкономразвития России от 20 апреля 2017 г. № ОГ-Д28-4653, от 9 июня 2016 г. № ОГ-Д28-7243 указано, что при проведении закупки пищевых продуктов заказчик также вправе установить требования об остаточном сроке годности продуктов питания. При этом остаточный срок годности таких товаров должен быть обоснован и определен конкретным периодом (например, в годах, месяцах, днях), в течение которого продукты питания сохраняют свою пригодность, либо конкретной датой, до которой указанные товары сохраняют свою пригодность для использования по назначению. Требования заказчиков об остаточном сроке годности продуктов питания, выраженные в процентах, могут повлечь за собой установление неравных условий для производителей продуктов питания, ограничение конкуренции и количества участников закупок.

При формировании заявки следует учитывать фактор однородности объектов закупки — при проведении совместных закупок на поставку продуктов питания, а также не допускать включение в состав объекта данной совместной закупки поставку товаров, технологически и функционально не связанных между собой (например, поставку молочной и мясной продукции и т. п.). Включение в состав одного лота объекта закупки товаров, работ, услуг, технологически и функционально не связанных между собой, образует событие административного правонарушения, ответственность за совершение которого предусмотрена пунктом 4.1 статьи 7.30 КоАП России (Разъяснения по вопросу проведения совместных закупок на поставку продуктов питания, утвержденные ФАС России по состоянию на 16 февраля 2018 г.).

Учет продуктов питания

Продукты питания относятся к группе нефинансовых активов «Материальные запасы». Положениями пункта 118 Инструкции № 157н для их учета предусмотрен счет 0 105 02 000 «Продукты питания». На практике в основном применяется счет 0 105 32 000 «Продукты питания — иное движимое имущество учреждения».

Расходы на приобретение продуктов питания отражаются по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Приобретение и поступление продуктов отражается в учете учреждения записями:

Дебет 0 206 34 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 340
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов»
— выплачен авансовый платеж поставщику продуктов питания;

Дебет 0 105 32 340
«Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— поступление продуктов питания от поставщика;

Дебет 0 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 340
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов»
— перечислена поставщику оставшаяся сумма за продукты питания;

Дебет 0 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 0 206 34 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов»
— зачтен ранее перечисленный аванс.

Продукты питания, как и прочие материальные запасы, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции № 157н).

Поступившие товары должны сопровождаться документами, подтверждающие их качество и безопасность. К таким документам относятся сертификат соответствия, декларация о соответствии, удостоверение качества и безопасности пищевых продуктов, документы ветеринарно-санитарной экспертизы, документы, подтверждающие их происхождение.

В учете учреждения поступление продуктов питания отражается на основании товарно-сопроводительных документов поставщика либо продавца (отправителя), иных документов, подтверждающих получение учреждением (отгрузку, передачу) продуктов питания.

Для учета обобщения сведений о поступлении продуктов питания в течение месяца предназначена Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037) (далее — Ведомость (ф. 0504037)), которая составляется по каждому материально ответственному лицу с указанием поставщиков (производителей), по наименованиям и (при необходимости) по кодам продуктов питания. Записи в ней производятся на основании первичных (сводных) учетных документов в количественном и стоимостном выражении. По окончании месяца в Ведомости (ф. 0504037) подводятся итоги.

Расход продуктов питания отражается в Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038) (далее — Ведомость (ф. 0504038)). Записи в ней производятся ежедневно. По окончании месяца подсчитываются итоги, определяется стоимость израсходованных продуктов и одновременно сверяется с численностью довольствующихся. Данный документ составляется по каждому материально ответственному лицу по наименованиям и (при необходимости) по кодам продуктов питания.

На основании данных Ведомостей (ф. 0504037 и 0504038) формируется Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035) (далее — Оборотная ведомость (ф. 0504035)), в которой ведется аналитический учет продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости (ф. 0504035) подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца (п. 119 Инструкции № 157н). Методическими указаниями № 52н учреждениям дано право составлять Оборотную ведомость (ф. 0504035) ежеквартально.

Учет готовых блюд

Для приготовления блюд ежедневно из мест хранения продукты питания передаются на кухню. Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения ответственного лица на основании первичных документов:

Дебет 0 105 32 340
«Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 105 32 340
«Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
— выданы продукты питания на кухню.

Для отражения в учете списания использованных для приготовления блюд продуктов питания оформляется Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) (далее — Меню-требование (ф. 0504202)). Этот документ и служит основанием для списания израсходованных продуктов.

Отпуск материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Применение одного из указанных способов определения стоимости материальных запасов при выбытии по группе (виду) материальных запасов осуществляется непрерывно в течение финансового года.

Определение средней фактической стоимости материальных запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска) (п. 108 Инструкции № 157н). Эта норма также применяется к определению стоимости продуктов питания при их выбытии (списании).

Из отпущенных на кухню продуктов приготовляются блюда, которые могут быть предназначены для реализации или могут использоваться в рамках уставной деятельности учреждения. От этого зависит отражение в учете.

Готовая продукция

Для учета готовой продукции, изготовленной в учреждении для целей продажи, предназначен счет 0 105 37 000 «Готовая продукция — иное движимое имущество учреждения». Объекты отражаются по плановой (нормативно-плановой) себестоимости, установленной на дату выпуска продукции (на дату принятия к учету) (п. 121, 122, Инструкции № 157н).

В учреждениях (некоммерческих организациях) нормативно-плановая себестоимость является ценой реализации, которая устанавливается для каждой единицы продукции методом калькуляции на основании указанных в сборниках рецептур норм закладки сырья.

Выбор способа калькулирования себестоимости единицы продукции (объема работы, услуги) и базы распределения накладных расходов осуществляется либо учреждением самостоятельно, либо органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя (п. 134 Инструкции № 157н). При этом выбранный способ распределения указанных расходов учреждению необходимо предусмотреть в рамках формирования учетной политики (письмо Минфина России от 22 апреля 2016 г. № 02-07-05/23495).

По окончании месяца определяется фактическая себестоимость готовой продукции, которая формируется с учетом прямых, накладных и общехозяйственных расходов с использованием счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг», и определяется отклонение фактической себестоимости готовой продукции от плановой (нормативно-плановой).

В учете учреждения учет готовой продукции отражается записями:

Дебет 0 105 37 340
«Увеличение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 109 Х0 200
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
— принята к учету готовая продукция по нормативно-плановой себестоимости;

Дебет 0 109 Х0 272
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части материальных запасов»
Кредит 0 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
— учтена стоимость израсходованных продуктов питания при формировании фактической себестоимости готовых блюд.

По окончании месяца в учете отражается отклонение фактической себестоимости готовой продукции от нормативно-плановой:

Дебет 0 401 10 131
«Доходы от оказания платных услуг (работ)»
Кредит 0 109 Х0 200
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
— отражено превышение фактической стоимости готовой продукции над нормативно-плановой в части реализованной продукции;
— отражено превышение нормативно-плановой стоимости готовой продукции над фактической в части реализованной продукции методом «Красное сторно»;

Дебет 0 105 37 340
«Увеличение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 109 Х0 200
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
— отражено превышение фактической стоимости готовой продукции над нормативно-плановой в части нереализованной продукции;
— отражено превышение нормативно-плановой стоимости готовой продукции над фактической в части нереализованной продукции методом «Красное сторно».

Доход, полученный от реализации готовых блюд бюджетным (автономным) учреждением, является собственным доходом учреждения и отражается записями:

Дебет 2 205 31 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг (работ)»
Кредит 2 401 10 131
«Доходы от оказания платных услуг (работ)»
— начислен доход от реализации готовых блюд в бюджетном (автономном) учреждении.

В казенном учреждении учет дохода от реализации готовой продукции отражается записями:

Дебет 1 205 31 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг (работ)»
Кредит 1 401 10 131
«Доходы от оказания платных услуг (работ)»
— начислен доход от реализации готовых блюд;

Дебет 1 210 02 130
«Расчеты с финансовым органом по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг (работ)»
Кредит 1 205 31 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг (работ)»
— отражено поступление денежных средств от реализации готовой продукции в доход бюджета казенным учреждением, за которым закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет.

Реализация готовых блюд казенным учреждением, за которым не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет, отражается записями:

Дебет 1 304 04 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг (работ)»
Кредит 1 303 05 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»— начислен доход от реализации готовых блюд;

Дебет 1 303 05 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
Кредит 1 205 31 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
— отражено поступление в бюджет дохода от реализации готовых блюд.

Не всегда готовые блюда реализуются в установленные сроки. По истечении срока годности (периода, по истечении которого товары считаются непригодными для использования по назначению) продажа продуктов питания (готовых блюд) запрещается.

Учреждению надо разработать и закрепить в учетной политике порядок списания объектов с истекшим сроком годности. В учете учреждения списание готовой продукции с истекшим сроком годности отражается записью:

Дебет 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
Кредит 0 105 37 440
«Уменьшение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения».

В рамках уставной деятельности

Обеспечение питанием определенных категорий лиц входит в обязанность ряда учреждений, в том числе образовательных, медицинских, социального обслуживания, в рамках их уставной деятельности. Расходование продуктов питания на изготовление готовых блюд отражается записью:

Дебет 0 401 20 272
«Расходование материальных запасов»
Кредит 0 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения».

Контроль

Согласно статье 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Одним из инструментов контроля за расходованием материальных запасов, в том числе продуктов питания, является инвентаризация. При ее проведении учреждения руководствуются положениями Закона № 402-ФЗ, раздела VIII СГС «Концептуальные основы», Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания № 49). Инвентаризация активов и обязательств проводится по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным (п. 80 СГС «Концептуальные основы»). То есть учреждение вправе разработать порядок инвентаризации самостоятельно, закрепив его в учетной политике (подп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).

Разрабатывая порядок инвентаризации в отношении продуктов питания, учреждение может основываться на положениях Методических рекомендаций по бюджетному учету для учреждений социально-трудовой сферы, утвержденных Минздравсоцразвития России 19 февраля 2008 г. (далее — Методические рекомендации). Документом предлагается проводить инвентаризацию в следующие сроки:

• в кладовых — не реже одного раза в квартал;
• на кухнях — не реже одного раза в месяц;
• в буфетах — не реже двух раз в квартал.

Внеплановые инвентаризации оформляются локальным распорядительным документом по учреждению социального обслуживания населения (п. 19.4 Методических рекомендаций).

При проведении инвентаризации определяется фактическое наличие объектов. При обязательном участии материально ответственных лиц путем пересчета, перевешивания или перемеривания продуктов устанавливается их количество. Полученные данные заносятся в Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) по каждому наименованию отдельно, с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных. Одновременно с продуктами питания, готовыми изделиями инвентаризуется тара.

Выявленные расхождения между данными учета и фактическим наличием объектов фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Причинами несоответствий данных могут быть недостача, излишки, пересортица. По каждому факту потребуются письменные объяснения материально ответственных лиц.

Излишки

Выявленные излишки продуктов питания учитываются по их текущей оценочной стоимости, установленной на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 31 Инструкции № 157н). Текущая оценочная стоимость определяется методом рыночных цен на ту же дату (п. 25 Инструкции № 157н).

Приход обнаруженных излишков продуктов питания отражается записями:

Дебет 0 105 32 340
«Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 401 10 199
«Доходы от прочих неденежных безвозмездных поступлений»
— приняты к учету выявленные излишки продуктов питания.

Доходы в виде стоимости излишков материальных запасов, выявленных в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами (п. 20 ст. 250 НК РФ). Закрытый перечень исключений, не учитываемых при определении налоговой базы, приведен в статье 251 Налогового кодекса.

Наряду с бюджетными и автономными учреждениями казенные учреждения и органы исполнительной власти, являющиеся юридическими лицами, также учитывают стоимость излишков в составе внереализационных доходов (письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03-03-05/11).

Недостачи

Недостача продуктов питания может быть вызвана как неправомерными действиями сотрудников, так и естественной убылью и порчей.

Под естественной убылью следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров (Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли, утвержденные приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003 г. № 95). Нормы естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания утверждены приказом Минпромторга России от 1 марта 2013 г. № 252.

Списание продуктов питания в пределах норм естественной убыли оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем. Отражается в учете учреждения по фактической стоимости записью:

Дебет 0 401 20 272, 0 109 60 272
«Расходование материальных запасов», «Затраты по расходованию материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 0 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения».

Если размер недостачи превышает установленные нормы естественной убыли продуктов питания, то возникает вопрос о ее взыскании с виновных лиц.

Дебет 0 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
Кредит 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
— выявленная сумма недостачи продуктов питания отнесена на виновное лицо;

Дебет 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
Кредит 0 105 32 440«Уменьшение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
— списаны продукт питания.

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции № 157н).

Пересортица

Нормативная база не содержит строгих определений пересортицы. По своей сути — это результат инвентаризации, обнаружившей расхождение между товарами разных сортов, имеющих одно и то же наименование, причем недостача одного сорта товара перекрывается излишком другого сорта.

Возможность провести взаимозачет при соблюдении ряда условий предусмотрена пунктом 5.3 Методических указаний № 49 — взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии учреждения объяснение по допущенной пересортице.

^[1] См. статью «Организуем питание работников» в журнале «Бюджетный учет» № 2/2018 г. С. 30–37.