Командировочные нюансы
ВОПРОС: При возвращении из командировки сотрудник представил документы за проживание в гостинице города Челябинска на сумму 900 рублей. Можем ли мы выплатить эту сумму полностью, либо, руководствуясь постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, следует принять фактические расходы в сумме не более 550 рублей в сутки?
ОТВЕТ: Как правильно указано в вашем вопросе, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки (подп. «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление № 729)).
Но пункт 3 Постановления № 729 допускает возмещение данных расходов в повышенном размере за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Однако для этого в трудовом договоре (локальном нормативном акте) следует прописать порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
Таким образом, организация, финансируемая за счет средств федерального бюджета, может возместить расходы по найму жилого помещения во время служебной командировки работника в сумме более 550 рублей при одновременном соблюдении двух условий:
- размер возмещения расходов по найму жилого помещения во время служебной командировки, предусмотренный коллективным договором (локальным нормативным актом), больше установленного Постановлением № 729;
- возмещение расходов, превышающих 550 рублей, осуществляется за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств, полученных организацией от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Важно это и для исчисления НДФЛ. Ведь минимальный размер суточных, установленный Постановлением № 729, не может быть признан нормой суточных, применяемой в целях налогообложения дохода физических лиц (постановление ФАС Московского округа от 18 декабря 2007 г. по делу № КА-А40/13151-07). При превышении указанного размера суточных с работника не может взиматься НДФЛ, если суточные выплачиваются в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом.
Ответ подготовил эксперт службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
В.В. Журавлев
ВОПРОС: Если у учреждения нет валютного счета, как быть с расчетами по заграничной командировке?
ОТВЕТ: Конечно, при наличии валюты на текущем валютном счете направляемому в загранкомандировку работнику можно выдать аванс в иностранной валюте на основании утвержденной сметы расходов (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее — Закон № 173-ФЗ).
Однако можно обойтись и без валютного счета, осуществив выдачу общей суммы аванса в рублевом эквиваленте. В этом случае работник покупает валюту в обменном пункте, а по возвращении из командировки продает неиспользованный остаток валюты и возвращает в кассу организации его рублевый эквивалент. Так поступают в связи с тем, что валютные операции, связанные с куплей-продажей физическими лицами наличной и безналичной иностранной валюты за валюту Российской Федерации и иностранную валюту, осуществляются без ограничений между резидентами и уполномоченными банками (подп. 5 п. 3 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). При этом физлицам такие операции разрешено проводить без открытия счетов (подп. 6 п. 3 ст. 14 Закона № 173-ФЗ), а у юрлиц возникают проблемы (ст. 11, п. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ, письма ЦБ РФ от 22 марта 2005 г. № 36-3/526, от 31 августа 2007 г. № 12-1-5/1970, Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-02-06/57, постановление ФАС Уральского округа от 24 октября 2006 г. № Ф09-9320/06-С1). Ведь в статье 14 Закона № 173-ФЗ, предусматривающей ситуации, когда организации могут рассчитываться иностранной валютой, нет пункта, касающегося выдачи командированным сотрудникам наличной иностранной валюты. Поэтому если у учреждения нет валютного счета, то принятую от работника неизрасходованную валюту оно не сможет продать. Значит, командированный сотрудник должен вернуть в кассу остаток аванса в рублях.
Надо сказать, в письме ЦБ РФ от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 сказано, что выдача юридическими лицами — резидентами наличной иностранной валюты своим сотрудникам — физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Закону № 173-ФЗ. Однако в том же письме говорится, что высказанное мнение не является официальным толкованием Закона № 173-ФЗ.
Рассмотрим отражение вышеуказанных операций на примере.
Сотрудник учреждения направлен в служебную командировку в США на срок со 2 по 9 июня 2008 г. Он выезжает из Москвы 2 июня, прибывает в США 3 июня, 9 июня возвращается из США в Москву.
Условный курс ЦБ РФ на 2 июня 2008 г. составлял 23,6 руб./долл. США; на 10 июня 2008 г. — 23,7 руб./долл. США.
Аванс на командировочные расходы сотрудник получит в рублях 2 июня в следующих размерах:
- суточные в пределах РФ — 100 руб. (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93);
- на перелет в США и обратно — 2000 долл. США (47 200 руб.);
- суточные в размере 72 долл. США за каждый день нахождения в США в период с 3 по 8 июня 2008 г. — 432 долл. США (72 долл. США х 6 суток) (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812). В рублевом эквиваленте это составит 10 195 руб.;
- на проживание в гостинице в США — 1300 долл. США (260 долл. США х 5 суток) (приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н) — 30 680 руб.
Авансовый отчет сдан 10 июня. В кассу внесен остаток в сумме 300 долл. США (7110 руб.) (стоимость проживания составила: 200 долл. США в сутки; всего — 1000 долл. США за 5 ночей (23 700 руб.)).
Дебет 0 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит (1 210 03 660, 2 201 01 610)
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»)
- 88 175 руб. — получены денежные средства в кассу учреждения на оплату зарубежной командировки;
Дебет 0 208 02 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 0 201 04 610
«Выбытия из кассы»
- 10 295 руб. — выданы суточные;
Дебет 0 208 09 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг»
Кредит 0 201 04 610
«Выбытия из кассы»
- 30 680 руб. — выданы денежные средства на наем жилого помещения;
Дебет 0 208 05 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Кредит 0 201 04 610
«Выбытия из кассы»
- 47 200 руб. — выданы денежные средства на оплату авиабилетов;
Дебет 0 401 01 212
«Расходы по прочим выплатам»
Кредит 0 208 02 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
- 10 295 руб. — списаны суточные;
Дебет 0 401 01 226
«Расходы на прочие услуги»
Кредит 0 208 09 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг» - 23 700 руб. — списаны фактические расходы на наем жилого помещения;
Дебет 0 401 01 222
«Расходы на транспортные услуги»
Кредит 0 208 05 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
- 47 200 руб. — списаны расходы на покупку авиабилетов;
Дебет 0 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 0 208 09 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг»
- 7110 руб. — возвращен неиспользованный аванс.
Ответ подготовила эксперт службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Т.М. Сосновская
Пункты 7–9 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 содержат ограничения на выплату суточных при командировках за границу. Поэтому, прежде чем рассчитать и выдать аванс на командировочные расходы, нужно иметь в виду следующее:
- суточные не выплачивают, если иностранное государство обеспечивает работника, направленного на его территорию, иностранной валютой;
- сотруднику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства, но вернувшемуся в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 50 процентов установленной нормы;
- если принимающая сторона не обеспечивает работника иностранной валютой на личные расходы, но предоставила ему питание, суточные выплачивают в размере 30 процентов установленной нормы;
- если за счет средств федерального бюджета на территории иностранных государств направляются делегации учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений), им положены суточные в размере 15 процентов от нормы при условии, что командированные обеспечиваются питанием и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны;
- военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, направленным в служебные командировки на территории иностранных государств для выполнения задач по поддержанию мира в зонах вооруженных конфликтов, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту военной службы (при условии отсутствия у них права на получение должностных окладов в иностранной валюте), суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 30 процентов суточных, установленных постановлением № 812.