Автоматизация процесса инвентаризации основных средств. Миф или реальность?

«Ваза Мозер». Помните бесцеремонных инвентаризаторов, врывающихся в кабинеты героев фильма «Служебный роман»? Согласитесь, каждый из нас в этот момент волей-неволей сочувствовал героям фильма. А ведь так происходило совсем недавно и, к сожалению, происходит и в наше время, когда для инвентаризации товарно-материальных ценностей приходится привлекать значительное количество сотрудников, отрывая их на длительное время от непосредственной работы. Оказывается, из этой ситуации есть выход.


Эффективным методом сокращения трудоемкости процессов инвентаризации товарно-материальных ценностей является применение технологии штрихового кодирования и идентификации объектов.

Суть данного метода такова. Каждый объект учета вместо нанесения инвентарного номера краской, которое по части эстетики слегка пугает, маркируется самоклеящейся этикеткой с инвентарным номером в виде штрих-кода. Оторвать и переклеить этикетку на менее ценный с точки зрения бухгалтерского учета объект имущества без изменения ее внешнего вида невозможно.

 Весь процесс с использованием данной технологии заключается в следующем. В автоматизированной системе финансово-хозяйственной деятельности, используемой в организации, присутствует раздел учета основных средств. Данные из этого раздела с помощью специального программного модуля выгружаются в терминал сбора данных. Наряду с этим с помощью принтера печати этикеток формируются этикетки инвентарных объектов и их местонахождений, содержащие штриховые коды, однозначно идентифицирующие эти объекты. Инвентаризация осуществляется посредством терминала сбора данных (ТСД), автоматически считывающего штриховые коды с этикеток и отображающего всю имеющуюся в базе данных информацию о конкретном объекте учета. По сути — это электронная инвентарная карточка основного средства. В процессе инвентаризации информация об идентифицированных объектах накапливается в ТСД и не может быть изменена лицом, проводящим инвентаризацию. Накопленные данные впоследствии автоматически загружаются в упомянутый программный модуль, в котором производится:

• сравнение учетных данных о состоянии инвентарных объектов и их местонахождении с фактическими данными инвентаризации;
• актуализация информации по инвентарным объектам и их местонахождению;
• формирование инвентаризационной описи и других форм отчетности по результатам инвентаризации.

Многие организации, использующие данную технологию, уже почувствовали все преимущества нового метода. Данное решение позволяет:

• сократить временные издержки на проведение инвентаризации;
• минимизировать трудовые затраты;
• уменьшить вероятность исчезновения имущества;
• избавиться от неточностей при приеме или выбытии основных средств;
• выявить прямые злоупотребления материально  ответственных лиц;
• обеспечить контроль над составом, местонахождением и перемещением объектов имущества.