Организация электронного документооборота в учреждениях госсектора

А. Ю. Опальский

В 2022 и 2023 годах вступает в силу приказ Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н (далее — Приказ № 61н), в соответствии с которым в учреждениях должны применяться унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета. Рассмотрим, в каком порядке следует переходить на электронный документооборот, чтобы минимизировать возможные претензии со стороны контролирующих органов.

А. Ю. ОПАЛЬСКИЙ, заместитель председателя Комитета по бюджетному учету ИПБ России

Электронный документооборот до 2022 года

В первую очередь отметим, что идея применения внутреннего бухгалтерского электронного документооборота существовала даже до вступления в силу федеральных стандартов учета. Так, согласно пункту 7 Инструкции № 157н в редакции, действовавшей до 2018 года, первичные и сводные учетные документы должны были составляться на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях — в виде электронного документа с использованием электронной подписи (электронный документ). Таким образом, любой первичный (сводный) учетный документ учреждение могло формировать и хранить в электронном формате. В этом случае оно обязано было изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, суда и прокуратуры. Данный пункт был отменен с 2018 года в связи с изданием приказа Минфина России от 31 марта 2018 г. № 64н. Вступивший в то же время СГС «Концептуальные основы» предложил немного иной порядок применения электронных документов. Согласно пункту 32 СГС «Концептуальные основы» (в редакции до 2020 года) первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются учреждением уже приоритетно в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или же на бумажном носителе в двух случаях:

• в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов;
• если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (например, в связи с применением законодательства о гостайне).

Таким образом, с 2018 года любой первичный документ, даже регламентированный Методическими указаниями № 52н, учреждение могло формировать в электронном формате в случае одновременного выполнения двух условий:

• он подписан квалифицированной электронной подписью (подписями) — всеми сотрудниками, ответственными за оформление такого документа;
• у учреждения есть автоматизированная информационная система, которая позволяет хранить и воспроизводить документы, подписанные электронной подписью, позволяет проверить подлинность такой подписи и не допускает несанкционированного изменения таких документов (п. 33, 34 СГС «Концептуальные основы»).