Автоматизация бюджетного процесса: опыт Министерства финансов Челябинской области в период глобальных перемен
В начале 2000х годов автоматизация в органах власти была не так распространена, как сейчас. Однако уже тогда Министерство финансов Челябинской области считало это направление перспективным и внедряло IТпроекты в сфере управления общественными финансами. Но спустя двадцать лет некоторые программные решения, которые уже были успешно реализованы внутри ведомства, не получили должного развития и перестали удовлетворять современным требованиям.
Александр Александрович Грязев, первый заместитель министра финансов Челябинской области
Потребность в новых технических решениях
Так, в 2021 году у Министерства финансов Челябинской области появилась задача централизовать сбор и свод данных регламентированной бухгалтерской отчетности всех бюджетных организаций региона, включая муниципальные учреждения. Кроме того, встал вопрос и о совместимости применяемых программ с отечественными системами управления базами данных и операционными системами.
Возникла острая потребность в новых технических решениях, которые закрыли бы такую задачу. Возможностей программы, с которой тогда работали финансисты, уже не хватало. Поэтому к разработке техзадания подключились все заинтересованные подразделения министерства, ведь им в дальнейшем предстояло пользоваться новой системой. При этом было важно не просто иметь еще одну программу для решения ограниченного круга задач, которые стояли на данный момент, а получить максимально технологичный и гибкий продукт с возможностью его адаптации к постоянно изменяющимся условиям.
ПК «СводСМАРТ»
В итоге в 2022 году был успешно внедрен новый программный комплекс «Свод-СМАРТ» разработки «Кейсистемс» — компании, специализирующейся на создании автоматизированных информационных продуктов для органов власти.
Программный комплекс «Свод-СМАРТ» объединил всех участников бюджетного процесса региона — а это свыше 10 тысяч пользователей, — сделав процесс подготовки отчетов на всех уровнях бюджетной системы более прозрачным и контролируемым, улучшив качество их подготовки. Новая система дала возможность создавать произвольные формы отчетности на уровне пользователей, без необходимости привлечения разработчика и дополнительных трат на доработку программы. С ее помощью можно самостоятельно формировать нужные массивы данных, а не только те, что определены регламентами. Учитывая постоянно возникающую потребность в сборе и анализе больших объемов финансовых данных, не относящихся к регламентированной бюджетной отчетности, коллектив министерства по достоинству оценил такой функционал системы.
Автоматизация экспертизы муниципальных бюджетов
Уже после первых месяцев работы в новой программе и глубокого изучения ее дополнительных возможностей появилась идея автоматизировать один из наиболее трудозатратных процессов с большим количеством участников — экспертизу муниципальных бюджетов.
Ранее проекты бюджетов территорий передавали на экспертизу в Минфин области исключительно на бумаге. Затем поэтапно готовились предложения, замечания, пакет документов передавался от одного подразделения министерства другому. На это тратилось достаточно много сил и времени.
Теперь документы муниципалитетов формируются и мгновенно передаются на уровень области в системе «Свод-СМАРТ», а сотрудники Минфина могут работать с ними параллельно, каждый по своему направлению. Кроме того, была реализована автоматическая координация между отделами министерства, автоматизированы подготовка заключений и доведение результатов экспертизы бюджетов в электронном виде. При этом общее время проведения экспертизы местных бюджетов сократилось с 60 до 20 дней.
Разработки Министерства финансов
Также, используя возможности новой системы, сотрудникам ведомства удалось самостоятельно автоматизировать процесс сбора и свода информации о предельных объемах финансирования, внесения изменений в кассовый план, в том числе и по межбюджетным трансфертам. Были успешно применены возможности комплекса по созданию правил проверки, расчетов, автоматическому заполнению данных, а также механизмы гибкой настройки прав доступа к финансовой информации и последовательности ее согласования.
На сегодняшний день Минфин области разработал уже более двадцати новых уникальных форм. Реализованы автоматические правила контроля, которые предотвращают появление ошибок, применена технология drill-down (детализация данных), настроена маршрутизация обработки отчетных форм с применением графического интерфейса.
Эти формы заменили собой бумажные носители, что повлияло на повышение производительности, удобство сбора и свода информации. Благодаря созданным формам эффективность работы сотрудников министерства возросла, и для этого не понадобилось приобретать дополнительное специализированное программное обеспечение.
Комментарий эксперта
Сергей Валерьевич Соколов, руководитель департамента бухгалтерского учета и консолидированной отчетности компании «Кейсистемс»:
«Учитывая текущую геополитическую ситуацию, а также курс на импортозамещение, внедрение комплекса происходило на новой технологической платформе, которая полностью совместима с отечественными операционными системами и системами управления базами данных. В результате мы смогли добиться безопасной и бесперебойной работы программы для всех пользователей в круглосуточном формате, соблюли все требования информационной безопасности и технологическую независимость от импортных информационных систем».
