Автоматизация документооборота

Н. А. Дикарева

В качестве учетной системы в Театральном институте имени Бориса Щукина используется единая информационная система управления административно-хозяйственной деятельностью (ЕИС АХД) на базе программного продукта «Парус­Бюджет 8».

Н. А. Дикарева, главный бухгалтер ФГБОУ ВО «Театральный институт им. Бориса Щукина при Государственном академическом театре им. Евгения Вахтангова»

Cистема предназначена для комплексного информационно-аналитического обеспечения и автоматизации следующих основных процессов:

• бухгалтерского (бюджетного) учета;
• расчета заработной платы сотрудников, учета расходов на оплату труда;
• кадрового учета.

В конце 2022 года в Театральном институте имени Бориса Щукина (далее — учреждение) на всех уровнях руководства пришли к пониманию, что текущая схема документооборота с использованием бумажных носителей на сегодняшний день является архаичной и не соответствует современным требованиям и тенденциям процессов учета и управления в организации. Существенным фактором для принятия решения об изменении текущей схемы документооборота стали Методические указания № 61н, в соответствии с которыми бюджетные учреждения в своей операционной деятельности должны использовать электронный документооборот таких документов.

Для быстрого поиска решения задач был рассмотрен вариант создания системы электронного документооборота на базе уже имеющейся учетной системы «Парус-Бюджет 8», однако после проведенного анализа функциональных возможностей он был отклонен, так как решал узкие задачи электронного документооборота только для отдела бухгалтерского учета, и то не в полном объеме. Ключевыми функциональными требованиями по переходу на электронный документооборот в учреждении были универсальность, комплексность и адаптируемость к различного рода процессам и документам, применяемым в рамках операционной деятельности организации, в том числе по решению задач классического делопроизводства, управления проектами, управления договорами и пр.

В итоге выбора вариантов представленных на рынке программных продуктов по системам электронного документооборота было принято решение о создании и внедрении в учреждении системы электронного документооборота на базе программного продукта Directum RX с обязательной технической реализацией сервисов интеграции с учетной системой «Парус-Бюджет 8» и информационными системами операторов юридически значимого электронного документооборота для обмена финансовыми и договорными документами с контрагентами.

В 2023 году был инициирован и совместно с ООО «Парусник-Белгород» успешно реализован первый этап проекта по автоматизации документооборота внутренних документов, финансовых, договорных и проектных документов, в рамках которого были выполнены следующие виды работ:

• проведено предпроектное обследование объекта автоматизации;
• разработаны описания бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0;
• разработан технический проект на систему электронного документооборота;
• развернуты и настроены система электронного документооборота и сервисы интеграции с учетной системой на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8»;
• успешно осуществлены мероприятия по тестовой и опытной эксплуатации с последующим вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

В качестве одного из примеров задач, реализованных в проекте, рассмотрим общую схему автоматизированного процесса работы с электронными документами бюджетного (бухгалтерского) учета в соответствии с Методическими указаниями № 61н (см. рисунок).

Рисунок. Автоматизированный процесс работы с электронными документами бюджетного (бухгалтерского) учета

После создания электронного документа в ЕИС АХД он поступает на обработку в систему электронного документооборота, где в автоматическом режиме происходит отправка на согласование по регламентным маршрутам согласования и подписания этого документа в зависимости от его вида. Подписание сотрудниками электронных документов в системе электронного документооборота может осуществляться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи (в зависимости от принятой в учреждении учетной политики и локальных нормативных правовых актов). После прохождения всех этапов согласования документа в ЕИС АХД возвращается статус жизненного цикла электронного документа, а также ссылка на него в системе электронного документооборота.

В качестве подведения итогов реализации первого этапа проекта можно зафиксировать решение следующих задач:

• организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;
• обеспечение создания и хранения документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения — списание в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• сокращение сроков рассмотрения и согласования документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативного получения информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• организация оперативного доступа (в режиме реального времени) сотрудников в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении;
• сокращение непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации;
• организация удаленного доступа к документам и задачам;
• оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.

В 2024 году в учреждении дан старт второму этапу проекта по автоматизации кадрового документооборота, который позволит осуществлять юридически значимый документооборот между работниками и работодателем в электронном виде с учетом требований действующего законодательства в области трудовых отношений.