Расходование канцелярских товаров

В любом учреждении, независимо от вида осуществляемой деятельности, используются канцелярские товары. Перечень предметов, которые можно отнести к этой группе, обширен и сами объекты разнородны. Неудивительно, что в процессе их учета могут возникнуть вопросы.

Н. С. Матвеева, консультант

В числе обязанностей работодателя, установленных в статье 22 Трудового кодекса, — обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Для сотрудников учреждения в числе таких средств важное место занимают канцелярские товары.

Нормы расходования

В зависимости от характера деятельности потребность в ассортименте и количестве канцелярских принадлежностей у учреждений, а также их подразделений разная. При планировании закупки следует учитывать расходование канцтоваров, чтобы в любой момент их количество было достаточно для работы и в то же время не создавался склад невостребованных предметов. Кроме того, необходим контроль за расходованием канцтоваров. Для этого целесообразно установить соответствующие нормы — количество канцтоваров по каждой позиции, которые требуются подразделению на определенный период финансового года — месяц, квартал, год.

Зачастую при составлении плана ФХД учреждения ориентируются на затраты прошлых лет, увеличивая показатель на планируемый уровень инфляции или просто на определенный процент, обычно в пределах 5–10%. Не всегда такой подход обеспечивает разумное расходование средств на канцелярские товары.

Постановлением Правительства России от 20 октября 2014 г. № 1084 утверждена методика расчета нормативных затрат на обеспечение функций федеральных государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами России. Для расчета затрат на приобретение канцелярских принадлежностей предложена формула:

где:

N_{i канц} — количество i-го предмета канцелярских принадлежностей в соответствии с нормативами федеральных государственных органов в расчете на основного работника;

Ч_оп — расчетная численность основных работников, определяемая в соответствии с пунктами 17–22 Общих правил определения нормативных затрат, утвержденных постановлением Правительства России от 13 октября 2014 г. № 1047;

P_{i канц} — цена i-го предмета канцелярских принадлежностей в соответствии с нормативами федеральных государственных органов.

В целях повышения эффективности бюджетных расходов и организации процесса бюджетного планирования отдельные министерства и ведомства России устанавливают нормы обеспечения канцелярскими принадлежностями, которые закрепляют в ведомственных нормативных актах. Также учреждения вправе самостоятельно разработать и применять нормы расхода канцелярских товаров, чтобы обеспечить контроль за их использованием.

Официально утвержденных норм, обязательных для применения учреждениями, не установлено. Разрабатывая собственный регламент, учреждение может обратиться к положениям других учреждений, ведущих схожую деятельность и имеющих аналогичную численность работников. Но целесообразнее определять потребность в канцелярских принадлежностях исходя из сведений самого учреждения.