Инвентаризация с помощью системы штрихкодирования и идентификации
Какие вопросы можно решить с его помощью?
Приобретение и внедрение любого программного комплекса с использованием технологии штрихкодирования и идентификации — мероприятие дорогостоящее, поэтому необходимо заранее подготовиться, чтобы его использование принесло максимальный эффект и действительно облегчило работу.
План действий
При использовании технологии штрихкодирования действия комиссии по проведению инвентаризации сводятся к следующему: сотрудник подходит к комнате, считывает ее штрихкод, и на экран терминала (это небольшой беспроводной мини-компьютер) выводится список того, что в ней должно находиться по данным учета. Далее, руководствуясь списком, сотрудник считывает этикетки со штрихкодами, наклеенные на основных средствах. Закончив инвентаризацию, выгружает показатели в свою базу данных для ведения учета и распечатывает оттуда итоговые инвентаризационные ведомости и ведомости расхождений.
Естественно, возникает вопрос, а смогут ли сотрудники бухгалтерии разобраться со сложным оборудованием, что делать, если возникнут проблемы? Бухгалтеры по учету основных средств и так загружены, а тут еще и придется изучать новые технологии. Не волнуйтесь! Обычно фирма, предлагающая оборудование, устанавливает его, обучает пользователей и сопровождает систему. «Бюджет-21» также предлагает услуги по первоначальному нанесению этикеток на объекты основных средств и, впоследствии, по проведению инвентаризации.
ВНИМАНИЕ
До приобретения программного комплекса нужно обязательно выяснить, что входит в сопровождение, как оно выполняется, каким образом будут решаться проблемы в работе, с кем связываться при их возникновении. Кроме того, надо решить, кто будет первоначально наносить этикетки, проводить инвентаризацию и сколько это будет стоить. Где и как приобретать ленту для печати этикеток, когда она закончится, куда обращаться в случае поломки оборудования? Выяснив эти вопросы, можно, рассчитав стоимость системы на момент приобретения и ежегодные затраты на ее обслуживание, постараться оптимизировать расходы
Начинаем работу
Разумеется, сотрудникам бухгалтерии придется изучить работу с новой технологией, но так ли это сложно? Разберем, чему нужно будет научиться бухгалтеру, если программный комплекс Бюджет-21 «Инвентаризация» приобретен для взаимодействия с базой данных «1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений».
Сначала нужно распечатать этикетки. Для этого достаточно выбрать нужные основные средства или заполнить их список автоматически по выбранному счету, центру материальной ответственности или местонахождению на дату или за выбранный период.
Затем надо нажать кнопку «Печать» так, как если бы нужно было отправить на печать обычный текст. Только принтер будет маленький и вместо бумаги — лента. Принтер этикеток лучше установить на рабочем месте бухгалтера, чтобы при необходимости быстро печатать нужные этикетки.
Первоначальную печать и нанесение этикеток можно поручить фирме — поставщику оборудования. В этом случае бухгалтер будет печатать этикетки только для вновь поступивших основных средств. При переносе основного средства в другую комнату перепечатывать этикетку не нужно, так как во время проведения инвентаризации терминал определит, что место нахождения изменено, и при загрузке в базу данных предложит автоматически изменить место нахождения в базе данных «1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений».
Комплекс имеет подробную инструкцию по использованию и достаточно прост в освоении. Например, кассиры в супермаркетах работают с аналогичным терминалом. Вспомните, как они быстро считывают штрихкоды сканерами. Даже если этикетка по каким-то причинам не считывается, всегда можно ввести вручную код, нанесенный на ней.
И, наконец, нужно загрузить данные об инвентаризации в базу данных «1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений». В новом меню «Инвентаризация» для этого добавлен документ. Он носит то же название «Инвентаризация» и заполняется автоматически по выбранному счету, центру материальной ответственности или месту нахождения данных бухгалтерского учета. Далее нажимаем кнопку «Загрузить» — и данные о фактическом наличии загружаются в документ из терминала. В колонке «расхождения» можно увидеть, что не найдено, и в случае выявления недостач автоматически создать документы на списание основных средств с видом операции «Списание объектов основных средств с баланса вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц».
Теперь остается нажать кнопку «Печать» и распечатать уже заполненные инвентаризационную ведомость и ведомость расхождений.
Как видите, программный комплекс Бюджет-21 «Инвентаризация» с использованием технологии штрихкодирования и идентификации достаточно прост в освоении. Он существенно сокращает трудозатраты при проведении инвентаризации, особенно при больших объемах основных средств. Для получения наилучшего результата нужно совместно с поставщиком проанализировать существующую практику проведения инвентаризации, наметить пути оптимизации, составить план внедрения, провести обучение сотрудников бухгалтерии. Впоследствии это поможет быстро проводить ежегодную инвентаризацию с наименьшими трудозатратами. Компания «Бюджет-21» всегда поможет вам в этом.