Централизация бухгалтерского учета на уровне региона

Кальбфляйш И. Д.

Сокращение затрат на содержание и оптимизация деятельности государственных и муниципальных учреждений — одна из актуальных задач, стоящих сегодня перед руководителями субъектов РФ. Об опыте решения ее в Московской области рассказывает заместитель министра экономики и финансов Московской области Ирина Давыдовна КАЛЬБФЛЯЙШ.

В 2014 году перед нами (в то время Минфином Московской области) была поставлена задача повысить эффективность использования финансовых, кадровых и информационно-коммуникационных ресурсов области путем использования единых централизованных механизмов ведения бухгалтерского, управленческого учета и формирования отчетности государственными учреждениями региона. Традиционно при централизации учета используются два основных подхода: создание единой централизованной бухгалтерии или нескольких учреждений, централизующих учет по отраслевому принципу. Каждый из двух подходов имеет свои плюсы и минусы, оценив которые, мы приняли решение идти по пути концентрации всего учета в одном учреждении, имеющем территориально разветвленную филиальную сеть.

Стартап — отрасль здравоохранения

В качестве пилота для начала реализации задачи была выбрана не самая легкая для стартапа отрасль — здравоохранение. Данный выбор обусловлен прежде всего передачей с 1 января 2015 года полномочий по здравоохранению с муниципального на региональный уровень и выявленными при этом проблемами, связанными с низким качеством ведения бухгалтерского учета в принимаемых учреждениях.

Изучив имевшийся на тот момент опыт других субъектов по внедрению централизованного учета и выборочно проанализировав качество работы бухгалтерских служб учреждений пилотной группы, для себя мы лоцировали три основные проблемы:

• низкое качество, вплоть до практически полного отсутствия, ведения бухгалтерского и управленческого учета;
• зачастую отсутствие автоматизации работы бухгалтерских служб;
• применение разрозненных способов и методов ведения учета в принимаемых учреждениях.

В результате было принято решение пойти довольно нестандартным путем: начать не с централизации учета, а с перевода всех учреждений на единый программный продукт с единой методологией ведения учета и формирования отчетности. Для этих целей была создана централизованная система ведения бухгалтерского учета Московской области (ЕИСБУ), которая позволила унифицировать учет и отчетность в соответствии с законодательством; централизовать нормативно-справочную информацию для получения в дальнейшем сводной аналитической отчетности; оптимизировать затраты на консультационную и техническую поддержку программного обеспечения, используемого учреждениями; проанализировать текущую штатную численность бухгалтеров для расчета оптимальной штатной численности централизованной бухгалтерии, которую планировалось создавать в регионе. Использование в ЕИСБУ безлимитной неограниченной лицензии на программное обеспечение позволило подключать к системе неограниченное количество учреждений, в том числе в будущем, муниципального уровня.

Физически система размещена на ресурсах единой инфраструктуры информационно-технологического обеспечения функционирования региональных и ведомственных информационных систем обеспечения деятельности органов государственной власти Московской области (ЕИТО), которая предоставляет доступ к програм­мному продукту в режиме 24/7. Серьезное внимание уделено информационной безопасности: выполнено обезличивание персональных данных; разработана модель угроз, соответствующая классу информационной безопасности 4. Тогда же была проведена аттестация системы для получения статуса «государственная информационная система».

Для взаимодействия между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми учреждениями в системе реализован электронный документооборот, который открывает неограниченные возможности для совершенствования учетных процессов: это не только уход от бумажных носителей информации, но и возможность оперативного получения всей необходимой информации. Применение единых требований по ведению учета и использованию единых справочников в системе позволило формировать сводные аналитические отчеты по всем подключенным к ней учреждениям, что в итоге дало нам возможность видеть состояние финансово-хозяйственной деятельности как отрасли в целом, так и каждого учреждения в отдельности, базируясь на первичных данных учета. Одним из первых таких отчетов, получивших практическое применение уже на этапе внедрения, стали результаты ежедневного мониторинга активности сотрудников учреждений при работе в ЕИСБУ.

К концу 2015 года на ЕИСБУ было переведено 316 учреждений здравоохранения. Для каждого из них проведен аудит правильности ведения учета и начисления заработной платы, выверены базы основных средств, материалов и лекарственных препаратов, определены правила формирования и сдачи отчетности. Для учреждений, где отчетность формировалась обо­собленно, ЕИСБУ стала единственным источником данных для подсистемы сбора и консолидации отчетности регионального электронного бюджета Московской области. Все это позволило увидеть первичные данные учреждений и повысить качество и скорость подготовки отчетности.

Следующий этап — централизованная бухгалтерия

В 2016 году системе был присвоен статус государственной, и мы приступили к следующей вехе нашего проекта — создали государственное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия Московской области», подведомственное Министерству экономики и финансов Московской области. Централизованная бухгалтерия построена по филиальному принципу. Каждый из 15 филиалов отвечает за ведение учета и отчетности учреждений различных отраслей, территориально расположенных рядом друг с другом.

Штатная численность централизованной бухгалтерии и ее филиалов была рассчитана исходя из фактических данных ежедневного мониторинга активности учреждений в системе и сформирована из бухгалтеров учреждений здравоохранения на конкурсной основе. На текущий момент она составляет 989 человек (таблица).

Сейчас в ЕИСБУ кроме 316 учреждений здравоохранения переведено 72 образовательных учреждения, 28 учреждений культуры, 27 спортивных учреждений. Государственное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия Московской области» обслуживает 419 учреждений разных отраслей.

В 2017 году ГИС «Централизованная система ведения бухгалтерского учета Московской области» по принципу «программное обеспечение как услуга» передана на муниципальный уровень. Благодаря этому на территории ряда муниципальных образований Московской области были построены самостоятельные центры бухгалтерского (бюджетного) учета.

Таблица

Количество бухгалтерских должностей, оптимизированных в учреждениях в связи с централизацией учета