Независимо от вида деятельности и размера учреждения обязаны сохранять множество документов, для каждого из которых установлен определенный период хранения. В целях организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях утверждены новые правила.
А. В. Кондратьева, бухгалтер
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда России и других архивных документов независимо от форм собственности учреждения, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства регулируются Законом от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125‑ФЗ).
Приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила № 77).
Общие положения
Правилами № 77 конкретизированы нормы создания архивных фондов, порядок и требования к организации хранения документов по личному составу, уточнен порядок хранения электронных документов, закреплены требования к помещениям, где размещается архив. В их числе — требования к освещению помещений архива: разрешено применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, но и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники. В самостоятельные разделы помещены правила проведения экспертизы ценности документов, оформления ее результатов. Также приказ содержит рекомендуемые формы, в числе которых: