Воинский учет: как избежать ошибок?

Воронкова Е. Ю.

Воинский учет обязаны вести все организации без исключения. Его ведение заключается в сборе данных по призывникам и военнообязанным сотрудникам и отчетах по ним в военкоматы. Учет граждан осуществляется по месту их работы в соответствии с законодательством.

Е. Ю. Воронкова, начальник отдела электронного кадрового делопроизводства ООО «Парусник-Белгород»

C 5 августа 2023 года изменился порядок ведения воинского учета. В частности, изменились обязанности работодателя по воинскому учету в части сроков и порядка взаимодействия с военкоматом (постановление Правительства России от 25 июля 2023 г. № 1211).

Разберемся детально с изменениями.

Информирование военкомата

Согласно новому порядку необходимо информировать военкомат в более короткие сроки. При принятии или увольнении работника, который подлежит воинскому учету (ВУ), следует уведомить об этом военкомат в течение пяти дней со дня приема или увольнения. Прежний срок составлял 14 календарных дней.

Форма уведомления также изменилась. Теперь необходимо указывать полную дату рождения работника, а не только год. Больше не требуется указывать военно-учетную специальность (ВУС), но следует указывать паспортные данные и СНИЛС работника.

Военный билет, наряду с другими документами воинского учета, — обязательный документ при приеме сотрудника на работу (ст. 65 ТК РФ). При этом отказывать в приеме на работу сотруднику, который не предъявил военный билет, нельзя. Но сообщить о сотруднике, который должен состоять на воинском учете, необходимо в течение трех рабочих дней. Прежний срок составлял две недели.

Об исправлениях в документах воинского учета также следует проинформировать военкомат. При обнаружении неточностей, неполном количестве листов следует сообщить в военкомат в течение пяти рабочих дней со дня выявления нарушения. В такой же срок сообщают о случаях неисполнения работником обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Списки на работников в возрасте до 17 лет можно не подавать. Однако при необходимости военкомат может их запросить. Запрос направят до 15 сентября. Работодатель обязан дать ответ до 1 ноября. Если запрос из военкомата не поступил, отправлять списки не требуется.

Кроме того, военкомат может передать повестку в организацию не только письменно, но и в электронной форме. Если у работодателя имеется личный кабинет на Госуслугах, в него может поступить электронная повестка.

Наказание

С 1 октября 2023 года введены новые штрафы для работника и работодателя. Штраф на юридическое лицо может составлять до 500 тысяч рублей, на лицо, ответственное за ведение воинского учета, — до 50 тысяч рублей, на работника — до 30 тысяч рублей (ст. 19.38, глава 21 КоАП РФ).

Автоматизация военного учета

Как минимизировать риски ошибок в воинском учете и избежать нарушения законодательства? Оптимизировать работу можно путем автоматизации. Существует множество информационных систем, решающих данную задачу, в нашем случае это подсистемы на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8». В кадровых системах учета предусмотрено полноценное ведение воинского учета в разрезе каждого сотрудника. Поэтому удобнее всего вести воинский учет совместно с кадровыми службами. Они ответственны за прием, увольнение и анкетные данные сотрудников, что, соответственно, сразу будет доступно специалисту ВУС. Останется только внести сведения по военному билету и сформировать необходимые формы для дальнейшей отправки в военкомат.

Ведение воинского учета в системе позволяет получать оперативный доступ к необходимой информации, контролировать актуальность данных и своевременно формировать отчетность. Все это поможет вам оптимизировать работу и значительно снизить трудозатраты своих специалистов. И самое главное — избежать нежелательных штрафов.

Автоматизация ведения военных билетов с учетом видов воинского учета (общий, специальный), бронирование сотрудников и формирование необходимых форм отчетности способствуют упрощению и оптимизации ведения воинского учета. Достоверность данных минимизирует возникновение ошибок в отчетных формах.

Преимущество автоматизации воинского учета состоит в контроле актуальности данных, своевременном формировании отчетности для направления в военкомат.

Руководитель учреждения издает приказ о назначении ответственных за ведение ВУ либо исполнителя — при отсутствии ответственного (п. 22 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил России 11 июля 2017 г. (далее — Методические рекомендации)). Приказ утверждается по форме, которая приведена в приложении 4 к Методическим рекомендациям.

Число работников, осуществляющих воинский учет в организациях, определяется с учетом норм, установленных постановлением Правительства России от 27 ноября 2006 г. № 719 (далее — Постановление № 719) (п. 18 Методических рекомендаций):

• один работник, выполняющий обязанности по совместительству, — при наличии на воинском учете менее 500 граждан;
• один освобожденный работник — при наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан;
• два освобожденных работника — при наличии на воинском учете от 2000 до 4000 граждан;
• один освобожденный работник на каждые последующие 3000 граждан, состоящих на воинском учете.

При приеме на работу граждан ответственный за ведение воинского учета должен:

• определить тех, кто подлежит постановке на воинский учет по месту работы, учебы или по месту жительства, месту пребывания. В том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства или месту пребывания;
• принять необходимые меры к постановке их на воинский учет;
• проверить наличие и подлинность военных билетов (временных удостоверений, выданных взамен военных билетов), справок взамен военных билетов или удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, а также подлинность записей в них;
• проверить наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных при наличии в военных билетах или в справках взамен военных билетов отметок об их вручении);
• проверить наличие персональных электронных карт (при наличии в документах воинского учета отметок об их выдаче);
• проверить наличие отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания, наличие отметок в паспортах граждан об их отношении к воинской обязанности, жетонов с личными номерами ВС России (для военнообязанных при наличии в военном билете отметки об их вручении).

Воинскому учету в организации подлежат граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на ВУ и не пребывающие в запасе, и граждане, пребывающие в запасе (п. 14 Постановления № 719).