Как максимально оптимизировать и снизить трудозатраты в бухгалтерском учете учебных учреждений, рассмотрим на примере поэтапного внедрения программного продукта «ПарусБюджет 8». Пройдя шаг за шагом путем повышения эффективности работы школьных подразделений, получим слаженную работу всех ведомств и точность в расчетах.
О. В. Фатеева, начальник отдела обслуживания по расчету заработной платы ООО «Парусник-Белгород»
В Белгородской области было принято решение создать централизованную бухгалтерию (ЦБ) для ведения бухгалтерского учета всех образовательных учреждений по единой методике. Этот путь кажется более приемлемым: ЦБ будет вести все документы, там работают профессионалы, которые в курсе всех вносимых изменений, и т. д.
Но есть и недостатки такого удаленного бухучета. Обычно ЦБ располагается вдали от образовательного учреждения, у ее сотрудников в ведении много других бюджетных организаций, и добиться быстрой консультации с бухгалтерами проблематично, несмотря на их высокую квалификацию.
Поэтому бывает, что неправильно оформленные документы, присланные из учреждения, отправляются назад без объяснения причин — бухгалтеру просто некогда, а на месте предстоит непростое выяснение причин отказа. И, конечно же, сразу встает вопрос об автоматизации всего процесса ведения бухгалтерского учета, начиная от составления учебного плана завучем школы и заканчивая сведением бухгалтерской отчетности.
Шаг первый — кадровый учет
Первым этапом автоматизации стал блок кадрового учета. Деятельность отдела кадров состоит из множества процессов, которые необходимо проводить отлаженно и в нужные сроки. В отличие от бухгалтерского учета кадровый учет остается нецентрализованным, то есть кадровые делопроизводители остаются на местах в каждом образовательном учреждении. Из-за этого усложняется процесс взаимодействия с другими отделами.
Почему так важно взаимодействие? Давайте попробуем разобраться более детально. Самое тесное взаимодействие у кадровой службы складывается с расчетным отделом. Именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В расчетный отдел кадровые делопроизводители передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы была налажена взаимосвязь между службами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.
Случается, что несвоевременно предоставленные кадровой службой документы, необходимые расчетному отделу, приводят к ошибкам и некорректному учету. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации и штрафы.
Для того чтобы повысить эффективность и производительность таких процессов, необходима автоматизация всех служб в единой системе. Если расчетный отдел работает в системе, а кадровая служба продолжает вести документацию в Word, то это приводит к неэффективности таких процессов. Более того, специалистам экономической службы и расчетного отдела приходится дублировать кадровые мероприятия в систему. Получается, что расчетный отдел и кадровые службы дважды вводят одну и ту же информацию — каждый у себя. В результате это приводит к повышению трудозатрат.
Существует множество систем, решающих эту задачу. В нашем случае это подсистема «Кадры и штатное расписание» на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8». После подключения кадровых служб к системе мы получаем результат эффективной работы в одной цепочке. Как только кадровые службы вносят какие-либо изменения в системе или производят прием, увольнение, формируют табели и т. д., расчетный отдел сразу это видит. Ведение кадрового учета в системе позволяет получать оперативный доступ к необходимой информации и контролировать актуальность данных, что минимизирует риск возникновения ошибок.
Шаг второй — учебный процесс
Вторым этапом при автоматизации учебного процесса мы рассмотрели работу завуча образовательного учреждения. Была разработана платформа, которая позволяет составлять, хранить, анализировать учебные планы в разрезе образовательных областей, предметов обучения, классов и соответствующей нагрузки согласно федеральным государственным образовательным стандартам (ФГОС). После утверждения учебных планов завуч начинает производить огромный объем работы, связанный с распределением педагогической нагрузки между учителями в разрезе классов, подгрупп, предметов обучения с учетом их квалификационной категории и множественных показателей, указывающих на направленность деятельности и специфики того или иного класса.
Результатом этой работы является тарификационный список педагогических работников, который утверждается руководителем учебного учреждения и передается в ЦБ для дальнейшего расчета фонда оплаты труда учителей согласно методике формирования системы оплаты труда и стимулирования работников государственных общеобразовательных организаций Белгородской области и муниципальных общеобразовательных организаций, реализующих программы начального общего, основного общего, среднего общего образования.
Ранее вся вышеописанная деятельность производилась только на бумажном носителе. Это приводило к многочисленным ошибкам, потере данных, увеличению трудозатрат завуча школы. Сейчас автоматизированный учет в подсистеме «Подушевое финансирование в образовании» позволяет использовать единые справочники, формулы расчетов, необходимые показатели и получать тарификационный список в автоматическом режиме. Такой подход минимизирует трудозатраты, исключает риск возникновения ошибок и приводит к единообразию учета всех общеобразовательных учреждений.
Шаг третий — плановоэкономический отдел
Третьим этапом автоматизации стала работа планово-экономического отдела ЦБ. На основании тарификационного списка, предоставленного завучем школы, и информации, непосредственно внесенной в единую автоматизированную учетную систему, сотрудники ЦБ производят полный расчет фонда оплаты труда с учетом распределенной нагрузки в разрезе каждого класса, предмета, квалификационной категории педагогического работника. При расчете используют поправочные коэффициенты (К1-К11) на реализацию государственного образовательного стандарта согласно методике системы оплаты труда, а также производят расчет и распределение гарантированной и стимулирующей частей фонда оплаты труда. Безбумажная передача данных между отделами в подсистеме «Подушевое финансирование в образовании» приводит к оперативному выполнению поставленной задачи, сокращению трудозатрат, распределению объема работ между ведомствами и единообразию учета.
Шаг четвертый — отдел бухгалтерского учета
Сформированный тарификационный список является основополагающим документом для дальнейшего начисления заработной платы педагогических работников. Информация, внесенная в единую автоматизированную систему, предоставляет возможность быстро и качественно произвести расчет заработной платы согласно установленному фонду оплаты труда. Поэтому четвертым этапом автоматизации стал отдел бухгалтерского учета на платформах «Расчет заработной платы» и «Бухгалтерский учет».
Слаженная работа всех ведомств, единые справочники, образцы и алгоритмы в результате приводят к своевременному и безошибочному учету, единообразному сбору отчетности, сокращению трудозатрат и экономии бюджетных средств как на уровне всего ведомства, так и на уровне каждой образовательной организации.