С 1 января 2023 года в соответствии с приказом Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н учреждения бюджетной сферы обязаны перейти на электронный документооборот. Как показала практика, не каждое учреждение может исполнить эту обязанность.
Е. В. Шестакова, кандидат юридических наук, практик в области правового и налогового консалтинга, бухгалтерского и бюджетного учета
Невозможность перехода
Для осуществления каких-либо действий, в частности, перевода документооборота учреждения в электронный формат, одного желания бывает недостаточно. Практика выявила ряд причин, препятствующих воплощению в жизнь принятых решений.
Законодательные причины
В Методических указаниях № 61н можно найти законодательные основания для неперехода на электронный документооборот.
Отсутствие документа в электронном формате
Если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии организационно-технической возможности формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов применяются для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа (п. 6 Методических указаний № 61н).
Также в электронном формате не представлены следующие документы:
- Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103);
- Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
В статье 22.1 Трудового кодекса оговорено, что электронный документооборот в сфере трудовых отношений не применяется в отношении следующих документов:
- трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
- актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;