Отпускной стаж
Трудовой, общий, непрерывный, специальный, страховой — и это все стажи. Кроме прочих есть еще и стаж, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Рассмотрим в статье, равен ли он трудовому, что в него входит, а что исключается. Л. Ю. СИМОНОВА
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ), и раскрывается в главе 19 Трудового кодекса. Право на отпуск при заключении трудового договора возникает независимо от типа работодателя (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо), степени занятости работника (полное или неполное рабочее время), места выполнения трудовых обязанностей (по месту нахождения работодателя или на дому), формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора и иных обстоятельств.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Право на него за первый год работы возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в организации. Правда, если стороны придут к соглашению, то оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Однако в ряде случаев достаточно только заявления работника, чтобы работодатель предоставил отпуск до достижения полугодового трудового периода. Так, своим правом на отпуск, не отработав установленный срок, могут воспользоваться:
- женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работники в возрасте до восемнадцати лет;
- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- лица, работающие по совместительству.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Включаем и исключаем
Для каждого работника трудовой период в организации начинается с того дня, с которого он приступил к работе. Так, приняв сотрудника с 1 февраля 2011 года, работодатель исчисляет его трудовой год именно с этой даты. И с этого дня начинается отсчет его стажа для предоставления отпуска. Следующим годом будет период с 1 февраля 2012 года, и так далее, вплоть до расторжения договора. Согласно статье 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Работнику могут предоставляться отпуска, прямо не указанные в части 1 статьи 121 Трудового кодекса, но учитываемые в отпускном стаже:
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск при усыновлении ребенка;
- оплачиваемый учебный отпуск.
Таким образом, если сотрудник в течение своего рабочего года брал такие отпуска, время нахождения в них засчитывается в отпускной стаж.
Внимание
Работодатель обязан вести учет периодов времени, за которые работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Они отражаются в приказе о предоставлении отпуска (форма № Т-6), личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете работника (форма № Т-54).
Отпускной стаж не всегда сохраняется в рамках трудового. Время начала очередного отпуска сдвигается, если у сотрудника в течение рабочего года были периоды, не включаемые в отпускной стаж. Согласно статье 121 Трудового кодекса, к таким периодам относятся:
- время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
- время отпуска за свой счет, превышающее 14 календарных дней в рабочем году;
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса. К таким случаям относятся:
- появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда;
- отсутствие обязательного медицинского осмотра (обследование), а также обязательного психиатрического освидетельствования в случаях, предусмотренных законодательством;
- при выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законодательством порядке, противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором;
- в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права работника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права);
- в других случаях, предусмотренных законодательством.
Пример 1
Сотрудник принят на работу 7 февраля 2011 года. С 23 мая по 3 июня 2011 года и с 16 по 27 января 2012 года находился в учебном отпуске, ежегодный отпуск использовал с 3 по 30 октября 2011 года. Также брал отпуска за свой счет — с 16 по 20 мая 2011 года, с 29 августа по 9 сентября 2011 года, с 12 по 16 декабря 2011 года. На какую дату приходится окончание первого рабочего года?
Расчет трудового периода для определения ежегодного отпуска начался 7 февраля 2011 года и должен был бы закончиться 6 февраля 2012 года. Рассмотрим использованные сотрудником различные отпуска:
- учебные отпуска — включаются в отпускной стаж;
- ежегодный отпуск — включается в отпускной стаж;
- отпуска за свой счет предоставлялись работнику трижды на сроки 5, 12 и 5 дней, что составило 22 календарных дня. В стаж, дающий право на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, включаются только 14 календарных дней (ст. 121 ТК РФ), поэтому 8 дней, превышающих указанную норму, следует исключить. В результате окончание первого трудового года передвинется на 8 дней и придется на 14 февраля 2012 года.
Пример 2
Сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, вышла на работу на неполный рабочий день. Как будут учитываться эти периоды в отпускном стаже?
Период, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, следует исключать из отпускного стажа. А вот работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав (ст. 93 ТК РФ). Поэтому период работы сотрудницы в режиме неполного рабочего дня в период ухода за ребенком в отпускной стаж включается.
Пример 3
К моменту ухода в отпуск по беременности и родам у сотрудницы использованы все причитающиеся ей отпуска. Находясь в отпуске по уходу за ребенком, она предъявила листок нетрудоспособности по беременности и родам следующего ребенка и изъявила желание воспользоваться очередным отпуском после окончания срока этого листка.
Так как на момент начала отпуска по уходу за ребенком сотрудница использовала все причитающиеся ей отпуска, а период ухода за ребенком в отпускной стаж не включается, то она не имеет права на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. И хотя отпуск может предоставляться в любое время рабочего года, а женщинам по заявлению перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него даже до истечения шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), в этом случае рабочий год, за который он может быть предоставлен, еще не начался.
Неиспользованные дни отпуска
При увольнении, причем независимо от продолжительности трудового договора и основания его прекращения (письмо Роструда от 2 июля 2009 г. № 1917-6-1), обычно выясняется, что у сотрудника есть или неиспользованные дни отпуска, или, наоборот, дни, использованные авансом. В первом случае ему полагается денежная компенсация за весь неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ), а во втором — удержание сумм, выплаченных за не отработанные дни предоставленного отпуска. Такое положение было определено еще Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169 (далее — Правила), которые действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу. Также если продолжительность ежегодного отпуска работника превышает 28 дней, установленные статьей 115 Трудового кодекса, то за дни превышения указанного периода он вправе воспользоваться компенсацией.
Для расчета сумм выплаты или удержания необходимо прежде всего определить, за какое количество дней производить расчет. В каждом трудовом году работнику полагается отпуск. Следует помнить, что согласно статье 14 Трудового кодекса течение сроков, с которыми документ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей. То есть при исчислении дней неиспользованного отпуска учитывается не календарный месяц, а фактически отработанный период с даты приема на работу. Срок прекращения трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
При этом работнику, проработавшему 11 месяцев, полагается компенсация за полный рабочий год. За полный рабочий год компенсацию получают также работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются, в частности, вследствие ликвидации предприятия или учреждения или его отдельных частей, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ (п. 28 Правил, в рамках ст. 423 ТК РФ).
Количество дней неиспользованного отпуска при увольнении рассчитывается в соответствии с Правилами, действующими в части, не противоречащей Трудовому кодексу. Так, если работник отработал менее 11 месяцев, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанному времени (п. 35 Правил). При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а составляющие более половины месяца округляются до полного месяца. Например, если работник в месяце отработал 14 дней, то этот месяц в расчет не берется, а если 16 — месяц считается как полный. Если делать расчет из отпуска продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), то за каждый месяц рабочего года работнику причитается 2,33 календарных дня отпуска (28 / 12 мес.). Округление дробного значения количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Однако в письме Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17 указано, что если организация приняла решение об округлении, оно производится в пользу работника.
Внимание
Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, при увольнении выплачивается компенсация из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ). В ряде случаев компенсация при увольнении не положена. К ним относятся проработавшие по трудовым договорам менее половины месяца (п. 35 Правил, письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1920-6). Никогда не выплачивается компенсация исполнителям по гражданско-правовым договорам (ч. 9 ст. 11 ТК РФ).
Расчет компенсации
В пункте 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее — Постановление № 922), указывается, что при определении среднего заработка для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении используется средний дневной заработок. В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за сотрудником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно) (ст. 139 ТК РФ).
При расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной, в частности, с увольнением, учитываются следующие начисления работнику (п. 2 Постановления № 922): зарплата; компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (доплаты за работу во вредных условиях, в ночное время, выходные и праздничные дни и др.); выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате). Это значит, что в расчет среднего дневного заработка входит районный коэффициент (надбавка), поэтому к рассчитанной сумме компенсации за дни неиспользованного отпуска он повторно не применяется; надбавки и доплаты к тарифным ставкам (окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, ученую степень и т. п.
В соответствии с пунктом 3 Постановления № 922 о среднем заработке не учитываются при расчете компенсации за неиспользованный отпуск выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха).
Внимание
Время пребывания работника в отпусках, включаемых в отпускной стаж, исключается из расчетного периода для исчисления отпускных (подп. «а» п. 5 Постановления № 922).
Чтобы рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск увольняющемуся работнику, нужно умножить средний дневной заработок на количество календарных дней неиспользованного отпуска.
Внимание
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Если же этот срок был пропущен, работодатель обязан выплатить сотруднику компенсацию за задержку выдачи указанной суммы в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
НДФЛ
В соответствии со статьей 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса определено, что не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.
Таким образом, денежная компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая работнику при увольнении, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Страховые взносы
Вопрос о начислении страховых взносов на обязательное социальное страхование на компенсационные выплаты работнику за неиспользованный отпуск, в том числе предоставляемые в связи с увольнением, рассмотрен в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985. В письме, в частности, указано, что статьей 9 Закона № 212-ФЗ установлен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. В указанном списке отмечены также компенсационные выплаты
(в пределах норм, предусмотренных законодательством), связанные в том числе:
- с увольнением работников, за исключением компенсаций за неиспользованные отпуска;
- с выполнением физическими лицами трудовых обязанностей, кроме выплат за неиспользованные отпуска, не связанных с увольнением работников.
Эта же правовая норма приведена в подпункте 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Таким образом, компенсационная выплата работнику за неиспользованный отпуск, вне зависимости от того, связана ли она с увольнением работника, облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в обще-установленном порядке.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н, расходы на выплату денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ.
Согласно пункту 256 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, учет расчетов по выплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск ведется на счете 302 11 «Расчеты по заработной плате». Документом-основанием для записей является Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) или Расчетная ведомость (ф. 0301010).
В зависимости от типа учреждения при ведении бухгалтерского учета используются положения инструкций:
- по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденного приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н;
- по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н;
- по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденного приказом Минфина России от 23 декабря 2010 г. № 183н.
В соответствии с ними операции по начислению и выдаче компенсации отражаются бухгалтерскими записями.
В автономном учреждении:
Дебет 0 401 20 211, 0 109 60 211
«Расходы по заработной плате», «Затраты на заработную плату в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 0 302 11 000
«Расчеты по заработной плате» — начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 0 302 11 000
«Расчеты по заработной плате»
Кредит 0 303 01 000
«Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — удержан НДФЛ с суммы начисленной компенсации;
Дебет 0 401 20 213, 0 109 60 213
«Расчеты на начисления на выплаты по оплате труда», «Затраты на начисления на выплаты по оплате труда в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 0 303 ХХ 000
«Расчеты по платежам в бюджеты»
ХХ — применяется соответствующий счет аналитического учета (0 303 02 830, 0 303 06 830 — 0 303 11 830)
— начислены страховые взносы с суммы начисленной денежной компенсации;
Дебет 0 302 11 000
«Расчеты по заработной плате»
Кредит 0 201 34 000
«Касса» — выдана денежная компенсация сотруднику из кассы учреждения.
В бюджетном, казенном учреждениях:
Дебет 0 401 20 211, 0 109 60 211
«Расходы по заработной плате», «Затраты на заработную плату в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 0 302 11 730
«Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате» — начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 0 303 01 730
«Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц» — удержан НДФЛ с суммы начисленной компенсации;
Дебет 0 401 20 213, 0 109 60 213
«Расходы на начисления на выплаты по оплате труда», «Затраты на начисления на выплаты по оплате труда в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 0 303 ХХ 730
«Расчеты по платежам в бюджеты»
ХХ — применяется соответствующий счет аналитического учета (0 303 02 830, 0 303 06 830 — 0 303 11 830) — начислены страховые взносы с суммы начисленной денежной компенсации;
Дебет 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения» — выдана денежная компенсация сотруднику из кассы учреждения.