Телефон на службе
Мобильная связь давно перестала быть недоступной диковинкой. Многие учреждения государственного сектора, учитывая особенности работы ряда сотрудников, считают необходимым обеспечить их сотовой связью за счет учреждения.
Обеспечить сотрудника сотовой связью в связи с производственной необходимостью учреждение может несколькими путями:
- оплачивать деловые переговоры, произведенные с личного мобильного телефона (SIM-карты) сотрудника;
- предоставить сотруднику SIM-карту, приобретенную учреждением;
- обеспечить сотрудника служебным мобильным телефоном, имеющим SIM-карту, приобретенную учреждением.
Независимо от выбранного способа учреждению необходимо иметь: положение о производственной необходимости использования мобильной связи сотрудниками учреждения; утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи с детализацией входящих/исходящих звонков. Обязателен приказ об установлении экономически обоснованного лимита расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
Предельный размер расходов на указанные цели определяется на каждого работника в месяц в соответствии с занимаемой им должностью (если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам) (письмо УФНС по г. Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/104055@). В случае превышения работником установленного лимита сумма превышения будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах (письмо Минфина России от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178).
Личный телефон
Использование личного телефона, как и иного имущества, работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах, а также расходы, связанные с их использованием, компенсируются работодателем (ст. 188 ТК РФ). При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В учреждении необходимо хранить документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество — договор об оказании услуг связи, заключенный с оператором сотовой связи. Расходы, понесенные сотрудником при использовании имущества в служебных целях, подтвердит детализированный счет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо, в котором будут указаны все вызовы и стоимость каждого разговора.
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н (далее — Указания № 65н), расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (мобильного телефона) работника в служебных целях отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
В учете учреждения начисление и выплата компенсации фиксируются бухгалтерскими записями согласно соответствующим приказам Минфина России:
- от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);
- от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 162н) — в отношении получателей бюджетных средств;
- от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н);
- от 23 декабря 2010 г. № 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 183н).
Казенное учреждение
Дебет 1 401 20 212, 1 109 61 212, 1 109 71 212, 1 109 81 212
«Расходы по прочим выплатам», «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат»
Кредит 1 302 12 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
— начислена денежная компенсация за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях;
Дебет 1 302 12 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Кредит 1 201 34 610,1 304 05 212
«Выбытие средств из кассы учреждения», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»
— выплачена (перечислена на карту) сумма денежной компенсации за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях.
Бюджетное учреждение
Дебет 0 401 20 212, 0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212
«Расходы по прочим выплатам», «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», «Издержки обращения в части прочих выплат»
Кредит 0 302 12 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
— начислена денежная компенсация за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях;
Дебет 0 302 12 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Кредит 0 201 34 610,0 201 11 610
«Выбытие средств из кассы учреждения», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— выплачена (перечислена на карту) сумма денежной компенсации за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Автономное учреждение
Дебет 0 401 20 212, 0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212
«Расходы по прочим выплатам», «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», «Общехозяйственные расходы в части прочих выплат», «Издержки обращения в части прочих выплат»
Кредит 0 302 12 000
«Расчеты по прочим выплатам»
— начислена денежная компенсация за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях;
Дебет 0 302 12 000
«Расчеты по прочим выплатам»
Кредит 0 201 34 000, 0 201 11 000
«Касса», «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
— выплачена (перечислена на карту) сумма денежной компенсации за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Рассмотренная выше ситуация относится к компенсационным выплатам непосредственно за использование аппарата. Но есть еще и сами услуги связи — переговоры. Компенсация за переговоры в служебных целях с использованием SIM-карты сотрудника осуществляется на основании личного заявления работника с приложением оправдательных документы (счета на оплату, распечатки телефонных звонков). Следует помнить, что размер возмещения расходов работнику не должен превышать установленного лимита.
Расходы на оплату переговоров отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ. В учете учреждения производятся записи:
Казенное учреждение
Дебет 1 401 20 221, 1 109 60 221, 1 109 70 221, 1 109 80 221
«Расходы по услугам связи», «Затраты на услуги связи в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой
продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи»
Кредит 1 302 21 730
«Увеличение кредиторской задолженности по услугам связи»
— начислена денежная компенсация сотруднику за служебные переговоры с личной SIM-карты;
Дебет 1 302 21 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по услугам связи»
Кредит 1 201 34 610, 1 304 05 221
«Выбытие средств из кассы учреждения», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по услугам связи»
— выплачена (перечислена на карту) сумма денежной компенсации сотруднику за служебные переговоры сотрудника с личной SIM-карты.
Бюджетное учреждение
Дебет 0 401 20 221,0 109 60 221, 0 109 70 221, 0 109 80 221, 0 109 90 221
«Расходы по услугам связи», «Затраты на услуги связи в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой
продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Издержки обращения в части услуг связи»
Кредит 0 302 21 730
«Увеличение кредиторской задолженности по услугам связи»
— начислена денежная компенсация сотруднику за служебные переговоры с личной SIM-карты;
Дебет 0 302 21 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по услугам связи»
Кредит 0 201 34 610, 0 201 11 610
«Выбытие средств из кассы учреждения», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— выплачена (перечислена на карту) сотруднику сумма денежной компенсации за служебные переговоры с личной SIM-карты с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Автономное учреждение
Дебет 0 401 20 221, 0 109 60 221, 0 109 70 221, 0 109 80 221, 0 109 90 221
«Расходы по услугам связи», «Затраты на услуги связи в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Общехозяйственные расходы в части услуг связи», «Издержки обращения в части услуг связи»
Кредит 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
— начислена денежная компенсация за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях;
Дебет 0 302 12 000
«Расчеты по прочим выплатам»
Кредит 0 201 34 000, 0 201 11 000
«Касса», «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
— выплачена (перечислена на карту) сотруднику сумма денежной компенсации за служебные переговоры с личной SIM-карты с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Собственность учреждения
Для обеспечения сотрудников мобильными телефонами учреждению необходимо их приобрести. Аппараты учитываются как основное средство, и расходы на их приобретение отражаются по статье КОСГУ 310 «Увеличение стоимости основных средств». При начислении амортизации на телефоны, как и на прочие движимые объекты основных средств, следует соблюдать нормы пункта 92 Инструкции № 157н:
- при стоимости свыше 40 000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации;
- при стоимости до 3000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, нематериальных активов, амортизация не начисляется;
- при стоимости от 3000 до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.
В зависимости от типа учреждения операции, связанные с приобретением и принятием к учету мобильных телефонов, отражаются в учете учреждения согласно Инструкциям № 162н, 174н, 183н.
Казенное учреждение
Дебет 1 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 302 31 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
— формирование первоначальной стоимости объекта основных средств (мобильного телефона);
Дебет 1 302 31 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
Кредит 1 304 05 310
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению основных средств»
— оплата поставщику приобретенного объекта основных средств (мобильного телефона);
Дебет 1 101 34 310
«Увеличение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 1 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
— принят к учету по первоначальной стоимости объект основных средств (мобильный телефон).
Бюджетное учреждение
Дебет 0 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 0 302 31 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
— формирование первоначальной стоимости объекта основных средств (мобильного телефона);
Дебет 0 302 31 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
Кредит 0 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— оплата поставщику приобретенного объекта основных средств (мобильного телефона) с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»;
Дебет 0 101 34 310
«Увеличение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
— принят к учету по первоначальной стоимости объект основных средств (мобильный телефон).
Автономное учреждение
Дебет 0 106 31 000
«Вложения в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 0 302 31 000
«Расчеты по приобретению основных средств»
— формирование первоначальной стоимости объекта основных средств (мобильного телефона);
Дебет 0 302 31 000
«Расчеты по приобретению основных средств»
Кредит 0 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
— оплата поставщику приобретенного объекта основных средств (мобильного телефона) с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Далее учреждению необходимо приобрести SIM-карты. Для их обслуживания учреждение должно заключить с оператором связи договор возмездного оказания услуг связи. В рамках этого договора отношения между пользователем услуг сотовой связи и оператором связи регулируются Правилами оказания услуг подвижной связи, утвержденными постановлением Правительства России от 25 мая 2005 г. № 328 (далее — Правила). В договоре с оператором сотовой связи должны быть указаны следующие существенные условия:
назначенный абоненту абонентский номер из выделенного оператору связи ресурса нумерации географически не определяемой зоны нумерации или уникальный код идентификации;
- оказываемые услуги подвижной связи;
- порядок, сроки и форма расчетов;
- система оплаты услуг подвижной связи (п. 20 Правил).
Оплата услуг подвижной связи может производиться посредством авансового платежа либо посредством отложенного платежа. При оплате услуг подвижной связи посредством авансового платежа осуществляется внесение определенных денежных сумм на лицевой счет абонента, с которого оператор связи снимает платежи за оказанные абоненту услуги подвижной связи.
При оплате услуг подвижной связи посредством отложенного платежа оказанные услуги подвижной связи оплачиваются по окончании расчетного периода. Срок оплаты услуг подвижной связи оператор связи устанавливает самостоятельно, но этот срок не должен быть менее 10 дней, следующих за днем окончания расчетного периода. Более длительный срок оплаты услуг подвижной связи может быть предусмотрен договором (п. 43 Правил).
В большинстве случаев сумма, уплаченная учреждением в рамках договора при приобретении телефонных номеров (SIM-карт), зачисляется оператором связи на соответствующий лицевой счет учреждения (абонента) в качестве аванса за услуги связи. В целях учета и контроля учреждение может учесть SIM-карты на забалансовом счете. Для этого, согласно норме пункта 332 Инструкции № 157н, учреждение вправе ввести дополнительный забалансовый счет и принять к учету соответствующие объекты в условной оценке: один объект (SIM-карта) — один рубль.
Расходы на приобретение SIM-карт для мобильных телефонов, а также затраты, связанные с уплатой ежемесячных платежей по услугам сотовой связи, в соответствии с Указаниями № 65н отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ. Принятие к учету расходов на приобретение услуг сотовой связи отражается на основании документов, оформленных согласно условиям договора, представленных исполнителями услуг и подтверждающих исполнение услуг (к примеру, на основании акта приемки-сдачи оказанных услуг).
В учете учреждения расходы, связанные с приобретением услуг сотовой связи, отражаются в зависимости от типа учреждения.
Казенное учреждение
Дебет 1 206 21 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по услугам связи»
Кредит 1 304 05 221
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по услугам связи»
— приобретена SIM-карта или перечислен аванс за услуги сотовой связи;
Дебет 1 401 20 221, 1 109 60 221, 1 109 70 221, 1 109 80 221
«Расходы по услугам связи», «Затраты на услуги связи в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи»
Кредит 1 302 21 730
«Увеличение кредиторской задолженности по услугам связи»
— приняты к учету расходы в размере стоимости оказанных услуг сотовой связи согласно подтверждающим документам;
Дебет 1 302 21 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по услугам связи»
Кредит 1 206 21 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по услугам связи»
— зачтен ранее перечисленный аванс за услуги сотовой связи.
Бюджетное учреждение
Дебет 0 206 21 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по услугам связи»
Кредит 0 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— приобретена SIM-карта или перечислен аванс за услуги сотовой связи с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»;
Дебет 0 401 20 221, 0 109 60 221, 0 109 70 221, 0 109 80 221, 0 109 90 221
«Расходы по услугам связи», «Затраты на услуги связи в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой
продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Издержки обращения в части услуг связи»
Кредит 0 302 21 730
«Увеличение кредиторской задолженности по услугам связи»
— приняты к учету расходы в размере стоимости оказанных услуг сотовой связи согласно подтверждающим документам;
Дебет 0 302 21 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по услугам связи»
Кредит 0 206 21 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по услугам связи»
— зачтен ранее перечисленный аванс за услуги сотовой связи.
Автономное учреждение
Дебет 0 206 21 000
«Расчеты по авансам по услугам связи»
Кредит 0 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
— приобретена SIM-карта или перечислен аванс за услуги сотовой связи с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»;
Дебет 0 401 20 221, 0 109 60 221, 0 109 70 221, 0 109 80 221, 0 109 90 221
«Расходы по услугам связи», «Затраты на услуги связи в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части услуг связи», «Общехозяйственные расходы в части услуг связи», «Издержки обращения в части услуг связи»
Кредит 0 302 21 000
«Расчеты по услугам связи»
— приняты к учету расходы в размере стоимости оказанных услуг сотовой связи согласно подтверждающим документам;
Дебет 0 302 12 000
«Расчеты по прочим выплатам»
Кредит 0 206 21 000
«Расчеты по авансам по услугам связи»
— зачтен ранее перечисленный аванс за услуги сотовой связи.