О ГЛОНАСС, ГСМ и материальной ответственности
В статье рассмотрена процедура возмещения излишне израсходованного ГСМ работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности в соответствии с нормами Трудового кодекса.
В бюджетном учреждении на автомашины установлены бортовые комплексы ГЛОНАСС. Они обеспечивают показания по маршруту, отражая пробег автомашин в километрах, пункты стоянок. При проведении сверки километража, отраженного в путевом листе водителя, с показаниями системы ГЛОНАСС выявлены расхождения. По путевому листу водитель показывает больше пройденного километража, хотя маршрут по ГЛОНАСС полностью совпадает с маршрутом, указанным в путевом листе. В связи с этим выявлен перерасход топлива. С водителями заключены договора о полной материальной ответственности. Что нужно предпринять для удержания недостачи ГСМ с водителя?
Спутниковая система слежения ГЛОНАСС, установленная на автомобили, фиксирует расход топлива на основании данных, получаемых непосредственно от топливной системы. Поэтому расход топлива по одному и тому же рейсу может различаться в зависимости от различных факторов, в том числе от степени изношенности узлов и деталей автомобиля и т. д.
Используя в учреждении спутниковую систему слежения ГЛОНАСС, необходимо утвердить внутренний локальный акт об использовании информации, полученной в результате обработки данных указанной системой, которые используются при списании топлива в совокупности с применяемыми плановыми нормами расхода топлива в рамках сформированной учетной политики. При этом необходимо проводить плановые мероприятия по сверке сведений об остатках топлива в баках транспортных средств с фактическим его наличием.
В случае если фактический расход топлива отличается от расхода по нормативу, необходимо выяснить причину указанного перерасхода. Установленное значение по факту проверки расхода топлива может относиться на прочие расходы учреждения по объективным причинам.
Если же установлен перерасход топлива по вине водителя, сумму ущерба от перерасхода следует удержать из заработной платы работника либо внести в кассу учреждения по решению самого работника.
Коротко о ГСМ
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) подлежат строгому учету, как и прочие нефинансовые активы. Для расчетов нормативного значения расхода ГСМ в целях учета, отчетности, планирования расходов, экономии, а также проведения расчетов с водителями применяются методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р (далее — Распоряжение № АМ-23-р)1.
Нормы расхода топлив могут устанавливаться для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Они включают расход топлив, необходимый для осуществления транспортного процесса. Издержки ГСМ на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включены и устанавливаются отдельно (п. 4 Распоряжения № АМ-23-р).
В Распоряжении № АМ-23-Р приведены базовые нормы расхода топлива для автомобилей различных моделей, марок, модификаций. Базовая норма расхода топлив зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.), от вида используемых топлив, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах «Правил дорожного движения» (п. 4 Распоряжения № АМ-23-р).
Пунктом 5 Распоряжения № АМ-23-р определены условия, при которых нормы расхода топлив повышаются. Там же указаны поправочные коэффициенты и надбавки, учитывающие выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. Условия и величина коэффициентов, снижающих нормы расхода топлива, приведены в пункте 6 Распоряжения № АМ?23-р.
Учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ с учетом конкретных условий. Размеры поправочных коэффициентов и надбавок вводятся локальным актом учреждения. Для марок автомобилей, не указанных в Распоряжении № АМ-23-р, а также в случае отклонения от определенных законодательством цифр нормы расхода топлива и смазочных материалов устанавливаются по результатам контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения на основании приказа руководителя. Результаты контрольного замера оформляются актом, который служит основанием для приказа об утверждении нормы расхода топлива.
Количество израсходованных ГСМ подтверждается первичными документами. Согласно пункту 36 приказа Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н) для списания в расход всех видов топлива применяется путевой лист (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — приказ № 173н) предусматривает применение указанных унифицированных форм первичных учетных документов (путевых листов), отражающих расход ГСМ. Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД, предусмотренные приказом № 173н, обязательны к применению организациями государственного сектора.
Порядок заполнения путевых листов определен в приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
В путевом листе содержится информация, необходимая для учета ГСМ, в том числе: количество топлива, находящегося в баке автомобиля на начало и конец дня, количество ГСМ, заправленного в течение рабочего времени, показания спидометра, пройденный километраж, маршрут поездок. Одним из реквизитов, предусмотренных в формах путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме.
Порядок списания ГСМ учреждением, в том числе и в случае если фактический расход ГСМ превысил нормы, рекомендованные Минтрансом России, разъяснены в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 02-06-10/3056 (далее — письмо № 02-06-10/3056). В результате различных факторов фактические нормы расхода топлива могут превышать нормы, приведенные в Распоряжении № АМ-23-р. Поэтому, в целях избежания перерасхода топлива, учреждение может распоряжением руководителя вводить свои, более высокие нормы по расходованию ГСМ. Эти нормы могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации. Одновременно в письме указано, что в соответствии с приказом Минфина России от 20 ноября 2007 г. № 112н (далее — Приказ № 112н) при представлении учреждением на утверждение главному распорядителю бюджетных средств (ГРБС) сметы к ней должны прилагаться обоснования (расчеты) плановых сметных показателей, использованных при формировании сметы. При этом согласно пункту 6 Приказа № 112н расчетные показатели доведенных объемов лимитов бюджетных обязательств утверждает ГРБС.
Выявленный факт превышения расхода ГСМ над нормой расхода, рекомендованной Минтрансом России или утвержденной распоряжением руководителя учреждения, должен быть объективно изучен, так как причины перерасхода могут быть разными.
Материальная ответственность
Как правило, водители являются материально ответственными лицами. Положения о материальной ответственности сторон трудового договора определены в разделе XI Трудового кодекса. Обязанность возмещать нанесенный ущерб возлагается и на работодателя, и на работника. Материальная ответственность одной из сторон трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия) (ст. 233 ТК РФ).
Материальная ответственность конкретизируется и закрепляется трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем — выше, чем это предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами. Расторжение трудового договора после причинения ущерба не освобождает стороны этого договора от материальной ответственности (ст. 232 ТК РФ).
При составлении документов сторонам (прежде всего работнику) следует учитывать, что полная материальная ответственность работника состоит в обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 242 ТК РФ).
Список причин полной материальной ответственности работника приведен в статье 243 Трудового кодекса. Она наступает в случае:
- когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
- ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- умышленного причинения ущерба;
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Несовершеннолетние работники (в возрасте до восемнадцати лет) несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка (ст. 242 ТК РФ).
Доказательство ущерба
Для установления причин возникновения ущерба необходимо потребовать с работника письменное объяснение. В случае его отказа от предоставления объяснения, составляется соответствующий акт. Срок истребования объяснения Трудовым кодексом не установлен, поэтому работодатель может запросить его в любое время.
Прежде чем обращаться к работнику с требованием возместить материальный ущерб, работодатель обязан доказать его размер (ст. 233 ТК РФ). Кроме установления суммы убытка следует выявить причину его возникновения. Для этого работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов (ст. 247 ТК РФ) или привлечь комиссию по поступлению и выбытию активов, созданную в учреждении на постоянной основе. В случае с ущербом, причиненным водителем, в некоторых случаях разумно прибегнуть к услугам автосервиса, чтобы провести проверку узлов и агрегатов, работа которых влияет на расход ГСМ. По полученным и документально зафиксированным результатам исследования автомобиля станет очевидной причина ущерба. Если выяснится, что перерасход вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя. Согласно нормам статьи 239 Трудового кодекса, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, материальная ответственность работника исключается. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.
С учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, работодатель имеет право полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Собственник имущества организации может ограничить указанное право работодателя в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 240 ТК РФ).
Работник и (или) его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с ее результатами (ст. 247 ТК РФ). В случае отсутствия документов, подтверждающих проведение проверки, работник, в отношении которого она организовывалась, может оспорить привлечение к материальной ответственности в судебном порядке.
Процедура взыскания
Если будет установлено, что перерасход ГСМ произошел из-за ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля по вине водителя учреждения, то сумма выявленного перерасхода учитывается как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке.
Порядок взыскания ущерба определен в статье 248 Трудового кодекса. Так, если сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка виновного, то взыскание производится по распоряжению работодателя, которое может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Необходимо ознакомить сотрудника с распоряжением под подпись. В случае его отказа подписать документ работодатель должен составить соответствующий акт.
Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. То есть работник возмещает работодателю сумму причиненного ущерба в полном размере или частично. Оставшуюся сумму работодатель удерживает из заработной платы работника в размере 20 процентов вплоть до окончательного возмещения ущерба. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ст. 248 ТК РФ). При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.
Удерживать с работника сумму ущерба необходимо в соответствии с требованиями статьи 138 Трудового кодекса: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных законодательством (исполнении исполнительного документа), — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.
Бухгалтерский учет взыскания ущерба
В учете бюджетного учреждения операции по взысканию сумм недостач отражаются записями в соответствии с приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н).
Если сумма ущерба будет удержана из зарплаты работника:
Дебет 0 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
Кредит 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
— отражена сумма недостачи по излишне израсходованным на ГСМ денежным средствам;
Дебет 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 0 304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержана из заработной платы водителя сумма недостачи;
Дебет 0 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 0 209 74 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
— произведено возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы.
В случае если водитель примет решение сумму причиненного им ущерба внести в кассу учреждения, в бухгалтерском учете эта операция отразится записями:
Дебет 0 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
Кредит 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
— отражена сумма недостачи по излишне израсходованным на ГСМ денежным средствам;
Дебет 0 201 34 510
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 0 209 74 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
— в кассу учреждения виновным лицом внесена сумма ущерба.
1 Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие Распоряжением № АМ-23-р, носят рекомендательный характер (письмо Минфина России от 8 июля 2011 г. № 02-06-10/3056)