Печати, штампы, факсимиле
У учреждения в наличии, как правило, есть целый набор печатей и штампов, используемых в различных целях. Главной печатью учреждения является гербовая печать. Она имеет круглую форму, в центре ее клише — зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
Изготавливают гербовые печати специальные организации, имеющие лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для выпуска этой продукции в соответствии с ГОСТ Р
Также в организации могут быть и иные печати. Вместо герба на оттиске могут быть надписи «Для справок», «Отдел кадров» и так далее. Их используют в бухгалтерии, отделе кадров, в иных подразделениях и филиалах учреждения. Так как задача печати — скрепить подпись должностного лица, то и оттиск печати располагается рядом с ней. На ряде документов место печати обозначено отметкой «М. П.» (место печати).
Для ускорения документооборота (проставление отметок справочного характера, подтверждающих получение, регистрацию, исполнение документов) применяется штамп. Если говорить о форме печатей, штампов, то печать всегда круглая, а штамп может быть круглым, треугольным, прямоугольным, квадратным.
Штамп ставится на документы и может включать в себя реквизиты учреждения (название юридического лица (полное и сокращенное), юридический и фактический адреса, банковские реквизиты), исходящий номер. Простые штампы могут содержать надписи, например, «оплачено», «погашено», «копия верна» и др.
Для работы с большим объемом документации может применяться факсимиле (разновидность штампа, на котором указывается подпись должностного лица в натуральную величину). Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Поэтому во внутреннем локальном акте учреждения (внутренней инструкции по учету печатей и штампов) следует четко определить перечень документов, на которых можно ставить факсимильное воспроизведение подписи.
Приобретение печатей и штампов
Вопрос правильного отнесения расходов в финансово-хозяйственной деятельности учреждения на приобретение печатей и штампов возникает довольно часто.
Печати и штампы относятся к нефинансовым материальным активам, поэтому затраты на их покупку в любом случае будут отнесены к группе 300 «Поступление нефинансовых активов». Чтобы определить более конкретно, какую статью применять, 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов», обратимся к нормативным документам.
Согласно пункту 41 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций. Печати и штампы вполне соответствуют указанному требованию. Однако нельзя пренебрегать еще одним требованием к материальным активам — сроком полезного использования объекта. Этим сроком является период, в течение которого предусматривается использование в процессе деятельности учреждения объекта нефинансовых активов в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен (в запланированных целях) (п. 44 Инструкции № 157н). Согласно положениям пункта 39 Инструкции № 157н к основным средствам не относятся предметы, служащие менее двенадцати месяцев, независимо от их стоимости, а в соответствии с пунктом 99 Инструкции № 157н к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости.
Таким образом, если печати и штампы будут использоваться более 12 месяцев, то расходы на их приобретение отражаются по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. Если же предполагаемый срок полезного использования не превысит года, то расходы следует относить на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Кроме того, принятие к учету объектов нефинансовых активов, в том числе печатей, штампов, осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов. Эта комиссия определяет срок полезного использования активов в целях принятия объекта к бухгалтерскому учету исходя из:
- срока действия прав учреждения на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и периода контроля над активом;
- срока действия патента, свидетельства и других ограничений сроков использования объектов интеллектуальной собственности;
- ожидаемого срока использования актива, в течение которого учреждение предполагает использовать актив в деятельности, направленной на достижение целей создания учреждения (п. 60 Инструкции № 157н).
Основное средство
Если решением указанной комиссии определено принять к учету печати и штампы как основное средство, следует учесть, что согласно пункту 53 Инструкции № 157н группировка основных средств осуществляется по группам имущества (п. 37 Инструкции № 157н) и видам имущества, соответствующим подразделам классификации, установленным Общероссийским классификатором основных фондов ОК
ОКОФ не содержит отдельного кода для печатей и штампов. В этом случае правомерно применить код 19 0009000 «Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках».
Учет печатей и штампов, отнесенных к группе основных средств, аналогичен учету прочих объектов.
Дебет 0 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 0 302 31 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
— отражены расходы на приобретение печати (первоначальная стоимость);
Дебет 0 101 38 310
«Увеличение стоимости прочих основных средств — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
— принята к учету печать по сформированной первоначальной стоимости.
Если стоимость печати находится в пределах от 3000 до 40 000 руб. включительно, то согласно пункту 92 Инструкции № 157н амортизация начисляется в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче ее в эксплуатацию.
Дебет 0 401 20 271
«Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов»
Кредит 0 104 38 310
«Уменьшение за счет амортизации стоимости прочих основных средств — иного движимого имущества учреждения»
— принята к учету печать по сформированной первоначальной стоимости.
Как правило, стоимость печатей и штампов не превышает 3000 руб. Для учета таких объектов предусмотрены некоторые особенности. Прежде всего, первоначальная стоимость введенных в эксплуатацию данных основных средств списывается с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации» (п. 50 Инструкции № 157н). Соответственно амортизация на них не начисляется (п. 92 Инструкции № 157н).
Принятие к учету объектов основных средств осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод объекта в эксплуатацию в условной оценке: один объект один рубль; в случае утверждения учреждением в рамках формирования учетной политики иного порядка — по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта.
Материальный запас
В случае если решением указанной комиссии определено принять к учету печати и штампы как объекты материальных запасов, то расходы на их приобретение отражаются по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Печати и штампы учитываются на счете 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения».
Основанием для принятия их к учету, который ведется в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям и количеству, являются сопровождающие первичные документы с указанием в них всех необходимых реквизитов.
Хранители печати
На основании Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. №
В рамках исполнения указанного акта (положения), а также в целях контроля имеющихся в учреждении печатей и штампов необходимо вести журнал учета печатей и штампов (далее — Журнал). В нем фиксируются все печати и штампы, применяемые в деятельности учреждения, а также движение этих объектов. Форма журнала утверждается в рамках сформированной учетной политики учреждения, учитывая, что листы в нем должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью руководителя. В Журнале проставляется оттиск каждой печати или штампа, указываются должность и фамилия ответственного лица, дата передачи этому лицу печати (штампа), место хранения. Все это подтверждается подписью означенного лица.
Если печать или штамп передаются на время другому сотруднику, то в Журнале указываются сведения о передаче: кому, когда, на каком основании. Передача подтверждается подписью сотрудника о получении печати с указанием срока ее возврата. Процедура возврата печати (штампа) фиксируется отдельной записью в Журнале. В случае списания объекта в Журнале также указываются основание и дата выбытия или уничтожения печати. Учреждение вправе в одном Журнале отражать сведения по всем печатям и штампам либо на каждую печать завести отдельный Журнал.
Ответственное лицо по скреплению гербовой печатью (печатью учреждения) подписей должностных лиц назначается приказом руководителя. Обязанность хранения (использования) печати или штампа может быть зафиксирована в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника (в этом случае приказ не нужен).
Печати, штампы должны храниться в сейфах, металлических шкафах и ящиках. Наряду с другими объектами печати и штампы подлежат инвентаризации в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовым обязательствам, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. То есть проверка наличия, правильности хранения и использования печатей и штампов должна проводиться не реже одного раза в год. О проведенной проверке в Журнале делаются соответствующие отметки.
Результаты инвентаризации фактического наличия объектов основных средств, числящихся на счетах учета, и материальных запасов отражаются в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В случае расхождения фактического наличия печатей и штампов с данными бухгалтерского учета составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются установленные недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении (по рыночной стоимости). Ведомость расхождений является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), который подписывается членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Если выявлена утрата печати или штампа, должно быть проведено служебное расследование. По результатам его виновное лицо может быть подвергнуто дисциплинарной ответственности за нарушение правил хранения печатей и штампов. Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы.
Уничтожена и списана
Причинами уничтожения печатей и штампов являются их физический износ, а также утрата актуальности, связанная, например, с изменением наименования, типа учреждения, его ликвидацией и т. п.
Порядок уничтожения может быть утвержден региональными нормативными актами. В этом случае учреждение должно действовать в соответствии с ними. При отсутствии таких нормативных актов учреждение может разработать их самостоятельно. Решение об уничтожении оформляется приказом руководителя учреждения. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, в составе которой должно быть не менее трех человек, одним из которых должен быть работник, ответственный за сохранность печатей и штампов.
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые или устаревшие печати (кроме гербовой), штампы и бланки сдаются в подразделение делопроизводства для их уничтожения.
Процедура уничтожения обычных печатей может быть проведена самостоятельно учреждением, специальной штемпельно-граверной мастерской, органом по учету печатей. Гербовые печати и их дубликаты уничтожаются в порядке, установленном для секретных документов.
Уничтожение печатей и штампов состоит в разрушении печатающей поверхности, что делает невозможным их дальнейшее использование. В зависимости от материала, из которого изготовлена печать, определяется способ разрушения. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями или просто спиливаются.
Процедура уничтожения подтверждается актом, который хранится в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожается в установленном порядке. На основании этого документа в Журнале указывается информация об уничтожении объекта.
Уничтоженные печати и штампы списываются с учета. Списание производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Данный акт применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход. Он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем.