Готовимся к годовой отчетности

Л. А. Лаптева

Прежде чем приступать к формированию годовой отчетности, следует провести инвентаризацию. Именно на основании ее результатов можно выявить фактическое наличие активов, проверить полноту отражения в учете имеющихся обязательств. Причем любые найденные отклонения необходимо будет отражать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Инвентаризация имеет немаловажное значение в хозяйственной деятельности государственного учреждения. Эта процедура обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, так как в ходе данного мероприятия проверяются и документально подтверждаются в том числе наличие, состояние и оценка:

• имущества — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, расчетов, расходов будущих периодов, объектов незавершенного строительства, материальных запасов;
  
• финансовых обязательств — кредиторской задолженности, кредитов банков, денежных средств документов и бланков строгой отчетности.
  

Основные цели инвентаризации — это выявление фактического наличия имущества, сопоставление его фактического наличия с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств. Порядок ее проведения и отражения результатов регламентируется следующими нормативными актами:

• Закон от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402‑ФЗ);
  
• приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее — Методические указания);
  
• приказ Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н «Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений» (далее — Инструкция № 33н);
  
• приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191н «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;
  
• приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
  

Общий порядок

Инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается приказом руководителя учреждения.

До начала проведения инвентаризации председатель комиссии обязан завизировать последние приходные и расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на „__дата________“». После этого работники бухгалтерии отражают в регистрах учета указанные документы, определяют остатки инвентаризируемого имущества и обязательств к началу инвентаризации (п. 2.4 Методических указаний). Проверка комиссией наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний).

Одновременно с материально ответственных лиц члены инвентаризационной комиссии обязаны взять расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний).

При инвентаризации фактическое наличие находящегося в учреждении имущества проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель учреждения должен предоставить членам комиссии необходимый персонал и механизмы (весы, контрольно-измерительные приборы и т. п.) (п. 2.7 Методических указаний).

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность данных о фактических остатках имущества, правильность и свое­временность оформления материалов инвентаризации (п. 2.6 Методических указаний). Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационных описях (карточках). Их формы утверждены приложением № 3 к Инструкции № 173н и приложениями к Методическим указаниям.

Формы, которые не утверждены нормативными правовыми актами, но необходимы в применении (в частности, при определенной специфике учреждения), учреждения разрабатывают самостоятельно в рамках сформированной учетной политики учреждения.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний) отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственным лицам. Указанные документы подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Кроме того, расписка подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии (п. 2.10 Методических указаний). Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственных лиц.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний).

Что инвентаризируем

Инвентаризации подлежат все виды финансовых обязательств и все имущество учреждения независимо от его местонахождения (п. 1.2, 1.3 Методических указаний), в том числе:

• имущество и обязательства: основные средства; нематериальные активы; непроизведенные активы; материальные запасы; объекты незавершенного строительства, продукция незавершенного производства; затраты на НИОКР и права на результаты научно-технической деятельности; денежные средства; денежные документы; финансовые вложения; расходы будущих периодов, расчеты, а также имущество, переданное в безвозмездное (временное) пользование;
  
• производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам (абз. 2 п. 1.3 Методических указаний).
  

Сроки проведения

Согласно пункту 1 статьи 11 Закона № 402‑ФЗ активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Согласно пункту 1.5 Методических указаний государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить инвентаризацию один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация материальных запасов может проводиться в период их наименьших остатков.

Кроме того, проведение обязательной инвентаризации библиотечных фондов в государственных (муниципальных) библиотеках осуществляется в сроки, установленные пунктом 7.2 приказа Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда». Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

Порядок проведения инвентаризации с учетом особенностей устанавливается в рамках сформированной учетной политики учреждения (п. 6 Инструкции № 157н1).

Имущество и обязательства

Порядок проведения инвентаризации зависит от вида имущества и финансовых обязательств, в отношении которых устанавливается полнота и достоверность информации. Более подробно остановимся на инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов проводится с:

• бюджетом;
  
• поставщиками, покупателями;
  
• дебиторами и кредиторами;
  
• депонентами;
  
• подотчетными лицами.
  

Данная процедура заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, и документов, представленных в бухгалтерию (п. 3.44 Методических указаний).

Инвентаризация расчетов охватывает значительное число счетов бухгалтерского учета: 0 205 00 000 «Расчеты по доходам»; 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»; 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»; 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу»; 0 210 00 000 «Прочие расчеты с дебиторами»; 0 301 00 000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам»; 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»; 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты»; 0 304 00 000 «Прочие расчеты с кредиторами».

Отчетным периодом для годовой бухгалтерской отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно (п. 1 ст. 15 Закона № 402‑ФЗ, п. 3 Инструкции № 33н), поэтому инвентаризация в учреждении должна проводиться по состоянию на 31 декабря текущего года. При проведении инвентаризации используются данные аналитического учета, первичные документы, акты сверки расчетов.

Последние необходимы для подтверждения отраженной в бухгалтерском (бюджетном) учете задолженности и ее суммы.

При инвентаризации расчетов необходимо провести сверку расчетов с:

• налоговым органом по налогам и сборам (подп. 5.1 п. 1 ст. 21 НК РФ). Результаты оформляются актом совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Форма документа утверждена приказом ФНС России от 20 августа 2007 г. № ММ-3-25/494@ «Об утверждении формы Акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам»;
  
• внебюджетными фондами по страховым взносам. По ее итогам оформляется акт сверки в произвольной форме, с указанием всех необходимых реквизитов;
  
• контрагентами, на основании которой составляется акт сверки расчетов и направляется для согласования и подписания. Отметим, что акт сверки с контрагентами не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Подписанный акт сверки свидетельствует лишь о том, что ваш контрагент подтверждает (признает) свой либо ваш долг на отчетную дату.
  

Проведя документальную проверку, инвентаризационная комиссия устанавливает сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей, их реальность, правильность отраженных в бухгалтерском (бюджетном) учете сумм задолженностей, а также обоснованность предъявления исков на взыскание задолженностей в принудительном порядке;

• работниками по расчету и выплате заработной платы. При сверке выявляются невыплаченные суммы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний);
  
• подотчетными лицами по учету документов и сумм. При этом проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи и целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний). У подотчетных лиц, которые к началу проведения инвентаризации не отчитались за выданные авансы, проверяется наличие выданных денежных средств и оправдательных документов, подтверждающих расход подотчетных сумм (в том числе на предмет законности и целесообразности).
  

Результаты инвентаризации расчетов по счету 0 205 00 000 «Расчеты по доходам» заносятся в инвентаризационную опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091), по остальным счетам расчетов — в инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (Инструкция № 173н).

Денежные средства и документы, бланки строгой отчетности

При инвентаризации кассы должно быть проверено наличие следующих ценностей (п. 3.40 Методических указаний, п. 17 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»):

• денежных средств (денежная наличность);
  
• денежных средств на лицевых счетах, открытых в органе казначейства (финансовом органе), и расчетных (текущих) счетах, открытых в кредитных организациях;
  
• денежных средств в пути;
  
• денежных документов (почтовых марок и маркированных конвертов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожных билетов, карт оплаты услуг связи, топливных карт и др.);
  
• бланков строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты и др.);
  
• путевок, полученных безвозмездно (п. 347 Инструкции № 157н).
  

При инвентаризации наличных денежных средств в кассе производится обязательный полистный пересчет банкнот и монет по номиналам. После пересчета денежной наличности (в том числе иностранной валюты по видам валют) и денежных документов результат сверяется с данными учета по кассовой книге (ф. 0504514). Результат проверки наличия денежных документов (по их видам) сверяется с данными аналитического учета, отраженными в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции № 157н), и отражаются в инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088).

Проверка денежных документов, бланков строгой отчетности, путевок, полученных безвозмездно, производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний).

При проверке бланков строгой отчетности количество имеющихся бланков сверяется с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) и забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

Наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами, которые отражены на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) (абз. 3 п. 170 Инструкции № 157н).

Путевки, полученные безвозмездно, сверяются с данными карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов и бланков строгой отчетности применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Унифицированных форм для отражения результатов инвентаризации путевок, полученных безвозмездно, не установлено, поэтому учреждение разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их согласно сформированной учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н).

Денежные средства учреждения, находящиеся на лицевых счетах, открытых в органе казначейства, расчетных счетах, открытых в учреждениях Банка России и кредитных организациях, инвентаризируются путем сверки остатков по счетам 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», 0 201 21 000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации», 0 201 22 000 «Денежные средства учреждения, размещенные на депозиты в кредитной организации», 0 201 26 000 «Аккредитивы на счетах учреждения в кредитной организации», 0 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации» с выписками органа казначейства (финансового органа) по лицевым счетам, кредитного учреждения по расчетным (текущим) счетам. При инвентаризации денежных средств в пути сверяется остаток по данным учета по счетам 0 201 23 000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути» с данными платежных документов учреждения, денежные средства по которым на счет учреждения еще не поступили. Результаты инвентаризации денежных средств на счетах отражаются в инвентаризационной описи остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

Драгоценные металлы и камни

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении и военной технике, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000 г. № 731 «Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности» и Инструкцией № 68н2.

Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы, драгоценные камни, включая изделия из них, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей (п. 5.2 Инструкции № 68н). Нераспакованные посылки с ценностями, имеющиеся на момент проведения инвентаризации, подлежат вскрытию (с оформлением акта вскрытия) в присутствии членов инвентаризационной комиссии (п. 5.9 Инструкции № 68н). Фактическое наличие драгоценных металлов и камней при инвентаризации определяется обязательным взвешиванием, подсчетом, обмером, отбором и анализом проб.

Комиссия устанавливает наличие драгоценных металлов и камней, находящихся в составе оборудования, драгоценных металлов в сплавах, химических соединениях, находящихся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, которая предохраняет их от порчи, по учетной и технической документации, документам поставщика или данным входного контроля для установления и внесения в инвентаризационную опись.

Результаты инвентаризации драгоценных металлов и камней отражаются в соответствии с пунктом 5.7 Инструкции № 68н в следующих унифицированных формах:

• форме № ИНВ-8 «Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них»;
  
• форме № ИНВ-8а «Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях»3.
  

Сведения о драгоценных металлах, драгоценных камнях и изделиях, содержащихся в ломе и отходах, которые переданы в другие организации на переработку или находятся в пути, но числятся на учете учреждения, оформляются отдельной описью. В ней указываются наименования организации, ценностей, количество, масса, дата передачи ценностей, номера и даты документов.

Объекты незавершенного строительства

Инвентаризация незавершенного строительства включает в себя проверку:

• состояния работ по строительству сооружений, зданий, иных объектов капитальных вложений. Объемы выполненных работ по строительству (включая данные о монтаже отдельных конструкций) и работ, связанных с монтажом оборудования, устанавливают путем обмера по каждому объекту;
  
• наличия оборудования, которое предназначается для установки на строящихся объектах и на момент инвентаризации находится в процессе монтажа. Если инвентаризационная комиссия в составе незавершенного строительства выявит оборудование, уже переданное в монтаж, но к началу монтажа которого еще не приступили, в бухгалтерский учет вносятся изменения;
  
• состояния объектов, строительство которых временно прекращено или законсервировано. Причем инвентаризация незавершенного строительства должна выявить и отразить основания и причины консервации;
  
• незавершенного строительства, которое не обеспечивается источниками финансирования.
  

В ходе инвентаризации незавершенного строительства используют техническую документацию, акты выполненных работ или их этапов, журналы учета работ, выполненных на объектах строительства, иные документы. Также следует обратить внимание на объекты, безосновательно отраженные в бухгалтерском учете на счете 0 106 10 000 «Вложения в недвижимое имущество учреждения», по которым выполнены условия, предусмотренные абзацем 2 пункта 38 Инструкции № 157н, для принятия к учету в составе основных средств.

По результатам инвентаризации незавершенного строительства составляют сличительные ведомости (инвентаризационные описи), в которых по каждому объекту указывают наименование, объем выполненных работ по объекту в целом и по каждому отдельно взятому виду работ, оборудование, конструктивные элементы, другие затраты, общую стоимость. Эти данные сравниваются со сведениями бухгалтерского учета, которые отражают фактическую сумму затрат на данный объект. В случае выявления несоответствий необходимо выяснить причину их возникновения.

На объекты, которые уже ввели в эксплуатацию, но не оформили на это соответствующих документов, составляются отдельные сличительные ведомости (инвентаризационные описи). Это касается и объектов, строительство которых уже закончено, но еще не введенных в эксплуатацию. В сличительных ведомостях (инвентаризационных описях) по этим объектам обязательно указываются причины, по которым ввод в эксплуатацию задерживается.

Отдельные сличительные ведомости (инвентаризационные описи) составляются на объекты, строительство которых прекращено и сумма проектно-изыскательских работ по которым подлежит списанию с баланса. В этих документах указывают характер выполненных работ, их стоимость, причины прекращения строительства.

Чтобы получить точные данные инвентаризации незавершенного строительства, нужно одновременно проводить как проверку возведенных объектов, так и документальную проверку расходов на строительство.

Если проверка выявит объекты, по которым в бухгалтерском учете отсутствуют данные или они указаны неверно, в обязанности комиссии входит внесение в опись правильных сведений и технических показателей по этим объектам.

Поскольку специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для незавершенного строительства не установлено, учреждение, не относящееся к федеральному уровню, разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их в рамках своей сформированной учетной политики (п. 6 Инструкции № 157н).

Что касается объектов незавершенного строительства, находящихся в федеральной собственности, имеющихся у федеральных учреждений — проведение инвентаризации осуществляется в соответствии с нормами Методических указаний по проведению инвентаризации объектов незавершенного строительства, находящихся в федеральной собственности, утвержденных распоряжением Минимущества России от 18 января 2001 г. № 91-р.

Инвентаризация объектов незавершенного строительства осуществляется рабочей группой по инвентаризации. В состав рабочей группы входят сотрудники территориального органа Мин­имущества России или органа по управлению государственным имуществом соответствующего субъекта Российской Федерации, наделенного полномочиями территориального органа Минимущества России. В состав рабочей группы могут включаться представители министерства (ведомства), которому подведомственна организация. При необходимости в состав рабочей группы включаются представители заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, в том числе Госкомстата России, Госстроя России и Росземкадастра. Руководителем рабочей группы является сотрудник территориального органа.

Форма инвентаризационной описи утверждена Методическими указаниями.

Форма инвентаризационной описи заполняется по каждому объекту незавершенного строительства в двух экземплярах без исправлений и подчисток, подписывается всеми членами рабочей группы и ответственными лицами организации (руководитель и главный бухгалтер).

Продолжение читайте в следующем номере.1 Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н).

2 Приказ Минфина РФ от 29 августа 2001 г. № 68н «Об утверждении Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении» (далее — Инструкция № 68н).

3 Приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации».