Паспорт объекта
Инвентарную карточку можно назвать паспортом объекта основных средств. Вспомним, какую информацию она содержит и какова ее роль в учете.
Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Инструкция № 173н) к использованию приняты следующие виды инвентарных карточек:
Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031);
Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032).
Паспорт объекта
В пункте 3 приложения 5 к Инструкции № 173н приведен порядок применения и формирования регистров бухгалтерского учета, в том числе инвентарных карточек. Рассмотрим порядок, определенный для инвентарной карточки (ф. 0504031), которая применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.
Инвентарная карточка открывается учреждением на каждый инвентарный объект и заполняется на основании:
- Акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030);
- Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);
- Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);
- паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующих объект, принимаемый к учету.
Основываясь на данных прилагаемой документации, в инвентарной карточке указываются также признаки объекта:
- инвентарный номер, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации);
- дата ввода в эксплуатацию, дата и номер акта ввода в эксплуатацию при его наличии (для животных, многолетних насаждений, земельных участков — дата и номер акта приемки);
- первоначальная (восстановительная), кадастровая (иная) стоимость;
- сведения о начисленной на дату принятия к учету амортизации, содержащиеся в документах на приобретение (при наличии);
- сведения по переоценке, а также о наличии драгоценных металлов (с приведением перечня деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименования детали и массы металла, указанных в паспорте).
В инвентарной карточке отражается годовая сумма начисленной амортизации (в рублях, с двумя десятичными знаками) в соответствии с данными Журналов операций по прочим операциям (ф. 0504071), производятся записи о завершенных работах по реконструкции, модернизации, достройке, дооборудованию, частичной ликвидации существующего объекта (на основании Акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002)), в результате которых изменяется первоначальная (восстановительная, кадастровая) стоимость объекта (графа 6).
На оборотной стороне инвентарной карточки приводятся следующие сведения:
о поступлении (на основании Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001));
о перемещении (на основании Накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. 0306032));
о выбытии объектов учета (в том числе на основании Акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003), Акта о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033) или Акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004));
краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).
Поступление, перемещение и выбытие объектов основных средств также сопровождаются обязательными записями в инвентарной карточке.
Согласно положениям пункта 34 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), принятие к учету объектов основных средств осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного соответствующим актом, подписанным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.
Для каждой категории основных средств предусмотрены соответствующие формы актов. Так, вновь выстроенные здания, сооружения принимаются к бухгалтерскому учету на основании оформленного комиссией акта о приеме-передаче зданий (сооружений) (ф. 0306030) с приложением в установленных законодательством случаях документов о государственной регистрации прав на недвижимость или их копий, заверенных в установленном порядке.
При поступлении иных объектов основных средств комиссией оформляется акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) и акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
Указанными актами не оформляется прием следующих объектов:
- зданий, сооружений;
- объектов движимого имущества стоимостью до 3000 рублей включительно;
- объектов библиотечного фонда.
В актах независимо от их формы обязательно должно быть заключение комиссии о пригодности объекта основных средств к эксплуатации, заверенное
подписями.
Акт приема-передачи является основанием для заполнения инвентарной карточки. В дальнейшем в течение всего срока использования объекта, вплоть до выбытия, в карточке будет отражаться его история.
Следует обратить внимание, что согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402?ФЗ) кроме подписей должностных лиц необходимо указывать фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц.
С точки зрения учета
Для обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций (результатов операций) учреждение должно сформировать первичный учетный документ в момент их совершения, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции в порядке, предусмотренном положениями:
- Закона № 402?ФЗ;
- Инструкции № 173н;
- Инструкции № 157н.
Чем является инвентарная карточка с точки зрения учета, определено в соответствующих инструкциях. Согласно Инструкции № 173н инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031) является первичным учетным документом и применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов. Пунктом 3 приложения 5 к Инструкции № 173н установлено также, что инвентарная карточка является регистром бухгалтерского учета. Таким образом, инвентарная карточка как первичный учетный документ является основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операциях с ними.
Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях — в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее — электронный документ) (п. 7 Инструкции № 157н). Аналогичная норма отражена в части 6 статьи 10 Закона № 402?ФЗ — регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Далее, по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года), первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются.
В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичности формирования регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).
Правильность отражения фактов хозяйственной жизни в регистрах бухгалтерского учета согласно представленным для регистрации первичным учетным документам обеспечивают лица, составившие и подписавшие их (п. 11 Инструкции № 157н).
Из норм этого пункта следует, что распечатывать электронный документ необязательно. Достаточно внести его в соответствующий реестр. При этом периодичность формирования указанных реестров на бумажном носителе устанавливается субъектом учета в рамках документооборота в соответствии с периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета — журналов операций (операционного дня, месяца, квартала) в составе учетной политики учреждения.
Как часто нужно печатать инвентарные карточки учета основных средств? Нужно ли это делать каждый год, или достаточно распечатать при принятии к учету и при списании объекта?
Оформление инвентарных карточек на бумажном носителе при обязанности отражать в инвентарной карточке изменения сведений об объекте (смена места эксплуатации, изменение характеристик объекта и его стоимости, сумм амортизации и иные) при большом количестве объектов основных средств в учреждении потребует определенных затрат: трудозатраты, большой расход материалов — бумаги, картриджей, что не всегда экономически обоснованно.
Можно применить вариант, когда при принятии к учету объекта инвентарная карточка формируется и распечатывается на бумажном носителе, а далее все сведения, отражающие процесс использования предмета, все изменения, с ним связанные, вносятся вручную.
Учитывая, что учреждения осуществляют бухгалтерский учет с помощью автоматизированных бухгалтерских программ и в этих же программах ведут инвентарные карточки, можно не распечатывать инвентарные карточки на бумажном носителе или распечатывать их по мере необходимости. Это условие (порядок распечатывания инвентарных карточек) необходимо предусмотреть при формировании учетной политики. В этом случае учреждение вполне может формировать инвентарные карточки в виде электронного документа, содержащего электронную подпись (п. 11 Инструкции № 157н).
Законодательством предусмотрены ситуации, когда учреждение обязано представить инвентарную карточку на бумажном носителе с подписью руководителя, должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета. По письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры учреждение обязано изготавливать за свой счет копии электронного документа на бумажных носителях (п. 7 Инструкции № 157н, ч. 7 ст. 10 Закона № 402?ФЗ).