Арендуем и ремонтируем

Л. Ю. Симонова

С течением времени возникает необходимость в ремонте объектов основных средств. В том числе ремонту подлежат и арендованные помещения. Причем договором может быть предусмотрено, что обязанность ремонта возложена на арендатора, которым является, например, казенное учреждение. На основании каких документов и в каком порядке в бухгалтерском учете должны быть отражены такие расходы?

Обязанности сторон по содержанию арендованного имущества определены в статье 616 Гражданского кодекса. Согласно ей арендодатель должен производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды. Статьей также определено, что сроки проведения капитального ремонта устанавливаются договором аренды. В случаях, если договором срок не определен или вызван неотложной необходимостью, ремонт должен быть проведен в разумный срок.

Нарушение арендодателем своих обязанностей по производству капитального ремонта дает арендатору право по своему выбору:

• произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
• потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
• потребовать расторжения договора и возмещения убытков (п. 1 ст. 616 ГК РФ).

На арендатора законодательством возложены следующие обязанности:

• поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Внимание!

В договоре аренды должны быть отражены условия проведения ремонтных работ, а также обязанности арендодателя и арендатора при их осуществлении.

Виды ремонтных работ

В зависимости от работ и конечного результата ремонтные работы подразделяются на следующие группы:

• текущий;
• капитальный;
• реконструкция.

Определения этих видов работ даны в Градостроительном кодексе (далее — ГСК РФ), а также в приказе Госкомархитектуры от 23 ноября 1988 г. № 312 «Об утверждении ведомственных строительных норм Госкомархитектуры «Положение об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания жилых зданий, объектов коммунального и социально-культурного назначения» (вместе с «ВСН 58-88 (р).)» (далее — Приказ № 312).

Текущий ремонт

Проводится в целях обеспечения надлежащего технического состояния зданий и сооружений, то есть поддержания параметров устойчивости, надежности зданий, а также исправности строительных конструкций, систем и сетей инженерно-технического обеспечения, их элементов (п. 8 ст. 55.24 ГСК РФ).

Ремонт здания с целью восстановления исправности (работоспособности) его конструкций и систем инженерного оборудования, а также поддержания эксплуатационных показателей (Приложение № 1 к Приказу № 312).

Капитальный ремонт

Замена и (или) восстановление строительных конструкций объектов капстроительства или элементов таких конструкций (за исключением несущих), систем и сетей инженерно-технического обеспечения объектов или их элементов, а также замена отдельных элементов несущих конструкций на аналогичные или иные, улучшающие их показатели, и (или) восстановление указанных элементов (п. 14.2 ст. 1 ГСК РФ).

Ремонт здания с целью восстановления его ресурса с заменой при необходимости конструктивных элементов и систем инженерного оборудования, а также улучшения эксплуатационных показателей (Приложение № 1 к Приказу № 312).

Реконструкция

Изменение параметров объекта капстроительства, его частей (высоты, количества этажей, площади, объема), в том числе надстройка, перестройка, расширение данного объекта, а также замена и (или) восстановление несущих строительных конструкций объекта, за исключением замены отдельных элементов таких конструкций на аналогичные или иные, улучшающие показатели таких конструкций (п. 14 ст. 1 ГСК РФ).

Комплекс строительных работ и организационно-технических мероприятий, связанных с изменением основных технико-экономических показателей (строительного объема и общей площади здания, вместимости или пропускной способности, или его назначения) в целях улучшения условий проживания, качества обслуживания, увеличения объема услуг (Приложение № 1 к Приказу № 312).

Техническое задание

Чтобы понять масштаб ремонта, в том числе перечень предполагаемых работ и размер предстоящих затрат, составляется техническое задание (ТЗ). Для его формирования используются первичные документы, относящиеся к помещению, в котором планируется ремонт. Это могут быть планы помещений, чертежи, эскизы, а также предписания контролирующих органов (пожарной, трудовой или административно-технической инспекций, Ростехнадзора, санитарно-эпидемиологического надзора, экологического надзора, вневедомственной охраны).

ТЗ должно быть составлено максимально подробно, отражать все предполагаемые виды работ, так как оно является основой для формирования проектно-сметной документации. Установленной формы ТЗ нет, то есть оно составляется в произвольной форме, с указанием всех необходимых реквизитов. Подробно составленное задание может последовательно отразить весь процесс ремонта.

В ТЗ необходимо указать общие положения — характеристики помещения, подлежащего ремонту; адрес, площадь, количество комнат и т. д.; перечень документов, регламентирующих требования к проектированию и производству работ.

Отдельная часть технического задания должна отражать архитектурно-строительные работы. В ней должны быть указаны помещения, где будет проводиться ремонт. Необходимо описать, где демонтировать или установить перегородки, а также размер, материалы, из которых они должны быть изготовлены. Кроме того, требуется определить, в каких помещениях заменить окна, указать характеристики новых конструкций. В ТЗ следует предусмотреть демонтаж отделки, оборудования и прочих элементов, необходимый для проведения работ.

Внимание!

Для предотвращения недоразумений с исполнителем в техническом задании необходимо полностью отразить все виды и объемы ремонтно-строительных работ, на основании чего будет составлена проектно-сметная документация. Не пропускайте промежуточные этапы.

Следует предусмотреть наличие скрытых работ. Оговорите в документе обязанность исполнителя представить акты об их выполнении.

Также в ТЗ необходимо уделить внимание электропроводке, монтажу линий пожарной и охранной сигнализации, систем видеонаблюдения, локально-вычислительной сети и другим работам, с указанием помещений, где они будут проводиться.

Еще одна важная составляющая ремонта — отделочные работы. Учитывая многообразие видов отделочных материалов, нужно указать необходимые характеристики и требования. Установка светильников, дверей, монтаж сантехники — необходимо учесть все нюансы. При проведении ремонта могут быть затронуты коммуникации — отопительные, вентиляционные системы, кондиционирование, электроснабжение и другое внутреннее инженерное оборудование.

Внимание!

Все работы должны быть выполнены в соответствии с требованиями СНиП РФ и ГОСТ.

Проектно-сметная документация, сформированная на основании ТЗ, составляется по действующим ценам, а также нормам, тарифам и расценкам, прейскурантам и калькуляциям, установленным для работ по текущему (капитальному) ремонту, или по другим нормам, тарифам и расценкам, которые разрешено применять при формировании сметно-технической документации. На конструкции и виды работ, на которые отсутствуют единичные расценки, составляются дополнительные единичные расценки на основании действующих сметных или производственных норм. Проектно-сметная документация утверждается руководителем учреждения.

К договору (государственному контракту), заключенному с исполнителем ремонтных работ по результатам конкурсных процедур, прикладывается смета, утвержденная исполнителем и согласованная заказчиком.

Первичные документы

Оформление ремонтных работ в учреждении производится следующими документами, формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100:

• Акт о приемке выполненных работ (КС-2).

Применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ. Акт составляется на основании формы КС?6а «Журнал учета выполненных работ» и подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющих право подписи (исполнителя и заказчика). При подписании актов выполненных работ представители заказчика обязаны сверить фактически произведенные объемы работ с объемами, указанными в актах;

• Справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3).

Составляется на основании данных Акта о приемке выполненных работ (форма КС-2). Содержит сведения о выполненных строительных и монтажных работах, работах по капитальному ремонту зданий и сооружений, других подрядных работах в отчетном периоде и представляется подрядчиком учреждению-заказчику. Применяется для расчетов заказчика за выполненные работы с исполнителем. Выполненные работы и затраты в указанной справке отражаются исходя из договорной стоимости.

В стоимость выполненных работ и затрат включаются стоимость строительно-монтажных работ, предусмотренных сметой, а также прочие затраты, не включаемые в единичные расценки на строительные работы и в ценники на монтажные работы.

В графе 4 стоимость работ и затрат указывается нарастающим итогом с начала выполнения работ, включая отчетный период.

В графе 5 стоимость работ и затрат указывается нарастающим итогом с начала года, включая отчетный период.

В графе 6 выделяются данные за отчетный период.

В Справке формы КС-3 по требованию учреждения могут быть приведены данные по видам оборудования, относящегося к стройке (пусковому комплексу, этапу), к монтажу которого приступили в отчетном периоде. При этом в графе 2 указываются наименование и модель оборудования, а в графах 4, 5, 6 — данные о выполненных монтажных работах.

По строке «Итого» отражается итоговая сумма работ и затрат без учета НДС.

Отдельной строкой указывается сумма НДС.

По строке «Всего» указывается стоимость выполненных работ и затрат с учетом НДС;

• Общий журнал работ (КС-6).

Общий журнал должен быть пронумерован, прошнурован, оформлен всеми подписями на титульном листе и скреплен печатью строительной организации, которая его выдала. Применяется для учета выполнения строительно-монтажных работ и является основным первичным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства.

Описание работ должно производиться по конструктивным элементам здания или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций и помещений, где выполнялись работы. При сдаче в эксплуатацию законченного строительного объекта общий и специальный журналы работ предъявляются рабочей комиссии и после приемки объекта передаются на постоянное хранение заказчику или, по поручению заказчика, — эксплуатационной организации;

• Журнал учета выполненных работ (КС-6а).

Применяется для учета выполненных работ и является накопительным документом, на основании которого составляются Акт приемки выполненных работ по форме КС-2 и Справка о стоимости выполненных работ по форме КС-3.

Затраты по строке «Накладные и прочие расходы» отражаются на основе смет этих расходов за отчетный период в размерах, определяемых в соответствии с принятой методикой в строительной организации.

Внимание!

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными остаются формы документов, используемые в качестве первичных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Учет ремонтных работ

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, расходы на проведение ремонта (текущего и капитального) и реставрацию нефинансовых активов относятся на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Положения Налогового кодекса предусматривают, что выполнение работ (оказание услуг) казенными учреждениями не облагается НДС (пп. 4.1 п. 2 ст. 146 НК РФ). Вследствие этого суммы налога, предъявленные казенному учреждению при выполнении ремонтных работ, учитываются в стоимости таких работ (услуг) (п. 2 ст. 170 НК РФ).

Таким образом, расходы на ремонт переданного в аренду имущества казенные учреждения учитывают на счете 1 401 20 225 «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества» в сумме с учетом НДС.

Материал заказчика

Возможен вариант, когда заказчик самостоятельно приобретает необходимые материалы и передает их исполнителю ремонтных работ. В этом случае расходы на оплату материалов в учете учреждения относятся на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ и отражаются внутренним перемещением на счете 1 105 34 000 «Строительные материалы — иное движимое имущество учреждения».

Если при закупке материалов у учреждения возникли дополнительные расходы, например, оплата транспортных услуг (доставка), то их следует учесть в стоимости приобретенных запасов. Согласно пункту 100 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, в которую входят (п. 102 Инструкции № 157н):

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
• таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
• суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе — расходы по доставке). Если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований материальных запасов, то расходы по их доставке (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования материального запаса в их общей стоимости;
• суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанных с их использованием);
• иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Если кроме непосредственной стоимости материалов присутствуют иные расходы, то фактическая стоимость материальных запасов формируется на основании произведенных затрат с использованием счета 0 106 34 340 «Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»:

Дебет 0 106 34 340
«Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— отражены расходы на приобретение строительных материалов; 

Дебет 0 106 34 340
«Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по транспортным ус­лугам»
— отражены расходы на доставку приобретенных строительных материалов; 

Дебет 1 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 1 106 34 340
«Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
— приняты к учету приобретенные строительные материалы по фактической стоимости. 

Аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения, с учетом положений, предусмотренных отраслевыми особенностями. Материально ответственные лица ведут учет материалов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству (п. 119 Инструкции № 157н).

Для выполнения ремонтных работ материалы передаются исполнителю:

Дебет 1 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
Дебет 1 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
— переданы исполнителю строительные материалы.

После окончания работ исполнитель должен отчитаться в использовании материала, полученного от заказчика. Не израсходованные материалы в полном объеме необходимо возвратить в учреждение. В учете это отражается записью:

Дебет 1 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
Дебет 1 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
— переданы исполнителем неизрасходованные строительные материалы по окончании ремонтных работ. 

Списание израсходованных на ремонт материалов производится на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) (п. 25 Инструкции № 162н). В этом документе следует указать, какой объект основных средств отремонтирован и какие материалы, запасные части были использованы. В учете учреждения это отражается записью:

Дебет 1 401 20 272
«Расходование материальных запасов»
Кредит 1 105 34 440
«Уменьшение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
— списаны на ремонтные работы строительные материалы. 

Выполненные подрядчиком работы оформляются Актом выполненных работ по форме КС-2 и Справкой по форме КС?3. В окончательную сумму работ, отраженных в Акте, стоимость израсходованных материалов, переданных заказчиком, не включается. Справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС?3) также не содержит сведений о стоимости материалов заказчика. После подписания всех подтверждающих документов затраты на ремонтные работы отражаются записью:

Дебет 1 401 20 225
«Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»
Кредит 1 302 25 730
«Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
— отражены расходы на проведение ремонта. 

Материалы и работы — забота исполнителя

На практике чаще встречается ситуация, когда в контракте с производителем ремонтных работ обязанность приобретения материалов возлагается на исполнителя. В этом случае операции, отражающие расчеты заказчика с исполнителем за проведение ремонтных работ, сопровождаются записями:

Дебет 1 401 20 225
«Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»
Кредит 1 302 25 730
«Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
— отражены расходы по проведению ремонта. 

В случае если в контракте предусматривается выплата аванса исполнителю, в бухгалтерском (бюджетном) учете указанная операция отражается записью:

Дебет 1 206 25 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по работам, услугам по содержанию иму­щества»
Кредит 1 304 05 225, 1 201 11 610
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по работам, услугам по содержанию имущества», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислена сумма аванса исполнителю согласно заключенному контракту; 

Дебет 1 302 25 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
Кредит 1 206 25 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по работам, услугам по содержанию иму­щества»
— учтен ранее перечисленный аванс. 

После подписания документов, подтверждающих выполнение ремонтных работ в полном объеме, заказчик перечисляет исполнителю оставшуюся сумму:

Дебет 1 302 25 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
Кредит 1 304 05 225, 1 201 11 610
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по работам, услугам по содержанию имущества», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— оплачены ремонтные работы согласно контракту.