Переходим на новые формы
Согласно нормам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402?ФЗ) формы первичных учетных документов для учреждений государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Недавно вступили в силу изменения, которые затронули порядок составления первичных документов. В рамках одной статьи невозможно дать информацию, касающуюся всех нововведений. Поэтому вначале разберемся с расчетом заработной платы.
Общие изменения
Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 52н) утвержден единый порядок оформления финансово-хозяйственных операций учреждений государственного сектора.
Кроме того, утверждены абсолютно новые формы, применяемые учреждениями государственного сектора, некоторые формы дополнены новыми позициями. Порядок применения форм первичных учетных документов и формирование регистров бухгалтерского учета отражены в Методических указаниях Приказа № 52н.
Согласно пункту 6 статьи 8 Закона № 402?ФЗ и в связи с утверждением Минфином России новых форм первичной учетной документации для организаций государственного сектора учреждениям необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику учреждения.
В соответствии с пунктом 6 Приказа № 52н этот документ применяется при формировании учетной политики субъекта учета начиная с 2015 года.
Возникает резонный вопрос: как можно внести изменения в учетную политику уже наполовину прошедшего года?
Минфин России в письме от 10 июня 2015 г. № 02-07-07/33768 дал разъяснение, что применение новых форм осуществляется учреждением с момента утверждения изменений в акты, устанавливающие правила его документооборота и технологию обработки учетной информации в целях организации и ведения бухгалтерского учета, принятые в рамках формирования его учетной политики на 2015 год, с учетом организационно-технической готовности.
Как сказано в пункте 1 Приложения № 5 к Приказу № 52н, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности формирования и хранения первичных документов в электронном виде и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Приказ № 52н содержит:
- перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями;
- формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений;
- перечень регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями;
- формы регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями;
- Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями.
Отметим, что согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации формы бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления относятся к классу 05. Несмотря на то, что Приказ № 52н по сравнению с приказом Минфина России от 15 декабря № 173н (далее — Приказ № 173н), который он отменил, расширил перечень форм документов класса 05, отдельные формы стали более емкими, что упрощает работу бухгалтеров.
Например, форма Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) пришла на смену следующим формам ранее действовавшего Приказа № 173н:
- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030);
- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);
- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001).
Оформление операций по начислению и выплате заработной платы
Одним из наиболее социально значимых участков работы в бухгалтерии является расчет заработной платы работникам. Что служит основанием для начисления заработной платы? Рассмотрим формы документов, применяемые при расчете заработной платы.
Расчетно-платежная ведомость (код формы 0504401)
Для отражения начислений заработной платы работникам учреждения, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца, и сумм, причитающихся к выплате в окончательный расчет, применяется Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) (далее — Расчетно-платежная ведомость). Она также применяется для отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний.
Основанием для начисления заработной платы, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых физическим лицам, служат:
- приказ (распоряжение) руководителя учреждения о приеме на работу, увольнении и перемещении сотрудников (студентов, учащихся);
- приказ о назначении пособий;
- договоры гражданско-правового характера;
- Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421);
- Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
- другие документы по учету труда и его оплаты.
Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению (структурным (обособленным) подразделениям, филиалам учреждения), подписывается исполнителем, ответственным за формирование (расчет) ведомости, и лицом, проверившим ее, а потом подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, то выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе «Сумма к выдаче» напротив фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».
В конце документа кассир делает запись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме, сверенной с общим итогом по Расчетно-платежной ведомости, и подтверждает ее своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом — раздатчиком денег, то дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в ней, формируется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на сумму, выданную из кассы, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости. Указанный Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на сумму выданной заработной платы по Расчетно-платежной ведомости регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).
В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения (уполномоченным им лицом) и руководителем централизованной бухгалтерии (уполномоченным им лицом), а также исполнителем, ответственным за расчет.
Расчетная ведомость (код формы 0504402)
Документ применяют для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).
В этом случае выдача наличных денег производится по Платежной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).
Обратите внимание!
Появилась возможность отражения задолженности (за учреждением / за работником). Раздел «отработано дней/часов» упразднен.
Платежная ведомость (код формы 0504403)
Она применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляются в межрасчетный период и не совпадают с составлением общего расчета.
Порядок оформления выдачи денежных средств в Платежной ведомости (ф. 0504403) аналогичен порядку, предусмотренному для Расчетно-платежной ведомости.
Обратите внимание!
Указанная форма предусматривает детализацию начислений. Появилась возможность отражения задолженности (за учреждением / за работником).
Карточка-справка (код формы 0504417)
Форма используется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой помимо общих сведений о работнике ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
Карточка-справка (ф. 0504417) (далее — Карточка-справка) заполняется на основании Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости.
Учреждение вправе использовать Карточку-справку для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу — исполнителю работ (услуг) по гражданско-правым договорам, заключенным учреждением.
Табель учета использования рабочего времени (код формы 0504421)
Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее — Табель) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального его использования. Выбор способа заполнения этого документа определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики.
Табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и других структурных подразделений), обособленных подразделений (филиалов). Он открывается ежемесячно за 2–3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.
Изменения списочного состава работников производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).
В Табеле регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.
Кроме того, при регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника повторяется.
В сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работник, ответственный за ведение Табеля, отражает количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы. Заполненный документ подписывает лицо, на которое возложено его ведение. Табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0504402)).
Сотрудник, ответственный за составление и представление Табеля, при наличии отклонений или неполноте представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику и другие документы, представленные с опозданием), обязан учесть данные изменения и представить корректирующий документ, составленный с их учетом, в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.
В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», а при представлении Табеля с внесенными в него изменениями указывается значение «корректирующий», при этом при заполнении показателя «Номер корректировки» указывается:
- цифра «0» проставляется в случае представления первичного Табеля;
- цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период. Его данные служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.
Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота.
При заполнении Табеля применяются следующие условные обозначения (см. таблицу).
Учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
Обратите внимание!
Табель учета использования рабочего времени применяется исключительно для отражения (учета) рабочего времени работника (исключен блок с информацией о расчетах). Появилась возможность для отражения работодателем количества явок / неявок работника.
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (код формы 0504425)
Этот документ (далее — Записка-расчет) применяется при расчете среднего заработка для определения сумм отпускной заработной платы, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.
Сведения о виде отпуска, дате начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняется на основании приказа. Номер Записки-расчета соответствует номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику.
В заголовочной части указывается период, за который предоставляется отпуск, а также период времени, в котором работнику предоставляется отпуск.
В таблице «Количество расчетных дней» следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.
Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании Карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев. Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы «Всего за год» переносится на страницу 2 в соответствующие графы строки 04 «Итого за расчетные месяцы».
В таблице для расчета начисленной заработной платы строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет 3 месяца. В данном расчетном периоде количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы заполняется на основании Карточки-справки с учетом положений, установленных законодательством о труде.
Показатели «Дни» и «Сумма» по строке 04 равны сумме показателей по строкам 01, 02, 03 соответствующих граф.
Показатель «Средний заработок месячный» по строке 05 определяется путем деления суммы по строке 04 «Итого за расчетные месяцы» на 12 месяцев или на 3 месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода).
Показатель «Средний дневной заработок» по строке 06 определяется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф.
Сумма отпускных за текущий месяц по строке 07 и за будущий месяц по строке 08 определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного по строке 06 в графе 12, на количество дней отпуска, приходящихся соответственно на текущий и будущий месяцы.
Сумма по строке 09 «Итого за отпуск» равняется сумме строк 07, 08.
По строке 10 «Заработная плата за текущий месяц» отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании Карточки-справки (ф. 0504417).
Показатели по графе 12 «Всего» определяются путем суммирования граф 4, 7, 10 по каждой строке (01–11).
В таблице для расчета «Удержано из заработной платы» сумма налога на доходы (графы 3–5) определяется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 «Всего начислено» за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника.
Показатели разделов «Другие удержания» и «Выплаченная заработная плата» (графы 6–10) заполняются на основании Карточки-справки.
Сумма по графе 11 «Всего» равна сумме граф 3–10.
Сумма к выплате определяется как разность графы 12 по строке 11 на странице 2 «Всего начислено» и графы 11 по строке 01 на странице 3 «Удержания».
Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и по кредиту соответствующих счетов.
Обратите внимание!
Новый документ дает возможность оформлять операции по отражению расчетов с работником при прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), а также расчетов заработной платы, причитающейся работнику за отпуск.