Электронная карта учащегося
Внедрение электронной карты учащегося позволяет ускорить положительную динамику реализации целого комплекса задач в учреждениях образования, но для этого учебному заведению необходимо проделать множество операций, в которых участвуют и сотрудники бухгалтерий.
Все чаще образовательные учреждения (школы, колледжи, вузы) вводят многофункциональные электронные карты учащегося, позволяющие получать доступ ко всем ресурсам, необходимым для организации учебного процесса, таким как:
- обеспечение уровня безопасности обучающихся и сотрудников образовательных учреждений;
- образование, воспитание, профессиональная подготовка, контроль посещаемости и успеваемости учащихся;
- адресный учет использования бюджетных средств, выделяемых в виде дотаций на организацию питания, безналичным расчетам за питание. Последний процесс является одним из преимуществ данной системы;
- универсальный механизм доступа к информационным ресурсам (библиотечный фонд школы, электронный дневник и другие);
- возможности планирования индивидуального обучения школьника.
Для этого образовательные учреждения должны быть оснащены высокотехнологичным оборудованием, программными продуктами и иметь квалифицированных специалистов.
Организация и учет
Электронный пропуск
Образовательные учреждения вместо электронной карты могут ввести только электронные пропуска. Они содержат индивидуальные коды доступа, считываемые турникетом, которые служат для входа в учебное заведение и выхода из него.
Пропуска могут закупаться как за счет бюджетных средств, так и за счет родительской платы. Пропуска, приобретенные за счет родительской платы, принимаются к учету на основании договора пожертвования (дарения), заключенного с родителями, и акта приема-передачи. Согласно пункту 1 статьи 572 и пункту 1 статьи 582 Гражданского кодекса стороны подписывают договор, по которому одна сторона, жертвователь (даритель), безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) в собственность имущество. В договоре необходимо прописать:
- наименование жертвователя;
- права жертвователя;
- действие договора;
- форс-мажорные обстоятельства;
- реквизиты сторон.
Электронный пропуск является материальным объектом имущества независимо от его стоимости, поскольку имеет срок полезного использования более 12 месяцев. Он предназначен для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения (п. 38 Инструкции № 157н1). Стоимость этих карт может варьироваться, но не должна превышать 3000 рублей. Согласно пункту 46 Инструкции № 157н такому объекту не присваивается уникальный инвентарный порядковый номер, и в соответствии с пунктом 50 Инструкции № 157н он списывается с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете в порядке, предусмотренном для соответствующего типа учреждения Инструкциями по применению Планов счетов. Принятие к учету объектов основных средств осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод (передачу) объекта в эксплуатацию в условной оценке один объект — один рубль (п. 373 Инструкции № 157н). Бухгалтерский (бюджетный) учет ведется на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» по материально ответственным лицам. Выдачу пропусков осуществляют на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)2.
Электронная карта
Для создания единой информационной системы и автоматизации жизнедеятельности учебного заведения вводятся электронные карты учащегося, которые представляют собой пластиковую карту. Она дает возможность ученику пользоваться различными услугами на территории учебного заведения и оплачивать их безналичным способом.
Организация по оформлению карт ложится на образовательное учреждение. Приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое предоставляет в банк заполненные каждым учеником анкеты-заявки установленной формы с необходимым списком документов. Отметим, некоторые банки взимают комиссию за ведение счета, поэтому целесообразно предварительно согласовать с родителями стоимость таких услуг. На каждого учащегося открывается счет, который используется для зачисления средств родителями. Для учеников, имеющих льготу, открывается отдельный счет, куда зачисляются бюджетные средства. Перевод средств на такие счета производится в начале учетного периода. Выдача карты осуществляется банком либо через ответственное лицо, утвержденное учреждением, либо на руки родителям учащихся начальной школы, а учащимся средней, старшей школы — лично.
Для обеспечения контроля учащихся, применения карт и сбора информации об ученике учреждению необходимо закупить и установить турникеты со считывающими устройствами, а также компьютерную технику с программным обеспечением. Например, при проходе через турникет с помощью карточки на мониторе у охранника появляется информация об ученике, то есть происходит идентификация учащегося, а также фиксируется время прихода (посещаемость). Кроме того, учреждению следует заключить договор с вневедомственной охраной или частной охранной организацией, имеющей лицензию на оказание данного вида услуг3. В соответствии с требованиям Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94, утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 359 (далее — ОКОФ), турникеты со считывающим устройством следует отнести к подразделу «Машины и оборудование» на один из кодов ОКОФ 14 3319250 «Устройства приемно-контрольные охранные и охранно-пожарные».
Пример 1
Для обеспечения системы контроля в бюджетном образовательном учреждении за счет субсидии на иные цели приобретены турникеты в количестве трех штук. Стоимость договора составила 146 910 руб., в том числе НДС 18 % — 22 410 руб. С ООО «Дело» был заключен договор на монтаж и подключение турникетов. После завершения работ бухгалтер учреждения составил акт приемки-сдачи выполненных работ, согласно которому стоимость монтажа составила 26 727 руб., в том числе НДС 18 % — 4 077 руб.
В учете учреждения были сделаны следующие бухгалтерские записи:
Дебет 5 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 5 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— поступление от поставщика турникетов, которые требуют монтажа. Сумма работ составила 146 910 руб., в том числе НДС 18 % — 22 410 руб. (в соответствии с пунктом 39 Инструкции № 157н к основным средствам не относятся предметы, находящиеся в пути или числящиеся в составе незавершенных капитальных вложений);
Дебет 5 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 5 105 34 440
«Уменьшение стоимости строительных материалов — иного движимого имущества учреждения»
— передача турникетов для монтажа на основании Требованиянакладной (ф. 0504204) (Методические указания № 52н);
Дебет 5 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 5 302 26 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
— выполнение монтажных работ по установке турникетов на основании акта на сумму 26 727 руб., в том числе НДС 18 % — 4 077 руб.;
Дебет 5 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 5 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечисление с лицевого счета учреждения денежных средств поставщику за турникеты;
Дебет 5 302 26 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
Кредит 5 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечисление с лицевого счета учреждения денежных средств за монтажные работы по установке турникетов.
Одновременно отражается выбытие денежных средств со счетов учреждения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (п. 367 Инструкции № 157н);
Дебет 5 101 34 310
«Увеличение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 5 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
— принятие к учету турникетов в составе основных средств в сумме 173 637 руб. (146 910 + 26 727).
Установка считывающего устройства также осуществляется и в столовых учебного заведения, которое идентифицирует учащегося на основании открытого личного лицевого счета. С помощью такого оборудования ученик может выбрать на терминале из электронного меню то, что предлагается на сегодняшний день. После подтверждения учеником выбора он переходит к пункту выдачи питания, где карта вновь подносится к считывающему устройству и заказ высвечивается на мониторе. Если суммы на карте достаточно для оплаты питания, работник столовой подтверждает заказ и пробивает чек, в этот момент со счета ученика происходит списание суммы заказа. Далее выдается заказ и чек с подробным описанием. Не использованные в течение месяца средства переходят на следующий месяц. Сотрудники столовой ежедневно передают данные о текущем состоянии счетов учащихся во внутреннюю локальную платежную систему, в которой ведутся счета всех учащихся. Далее данные передаются в бухгалтерию для планирования, учета и составления отчетов. Для организации этого процесса учреждению необходимо приобрести и установить программное обеспечение, которое, в свою очередь, должно соблюдать требования Закона от 27 июля 2006 г. № 152?ФЗ «О персональных данных».
Обратите внимание!
Если в штате образовательного учреждения отсутствуют работники общественного питания, то с комбинатом школьного питания необходимо заключить договор на оказание услуг.
Программа для организации питания учащихся дает возможности осуществить:
- комплексный автоматизированный учет, контроль и управление финансовыми и материальными потоками;
- безналичную систему оплаты питания;
- автоматизированное формирование отчетности в электронном виде;
- недопущение нецелевого расходования средств, как выделенных из бюджета, так и за счет родительской платы;
- систему общественного мониторинга и оценки качества питания;
- отражение на едином сервере и в единой базе всех данных по организации питания в общеобразовательных учреждениях и информации о поставщиках, что, в свою очередь, позволяет уменьшить стоимость и упростить обслуживание системы.
Программное обеспечение может быть разработано самостоятельно или приобретено у организаций — разработчиков таких программ. В соответствии с требованиями Указаний № 65н расходы по приобретению неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение следует отражать на подстатье 226 «Прочие работы, услуги» классификации операций сектора государственного управления.
В дальнейшем единую электронную карту учащегося планируется использовать для обеспечения доступа в учреждения дополнительного образования, здравоохранения, культуры, спорта, транспорта и других социальных служб.