Применение кассового аппарата в учреждениях
Учреждения при осуществлении внебюджетной деятельности в расчетах с плательщиками могут применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Остановимся на основных моментах работы с кассовым аппаратом.
При оформлении и учете кассовых операций учреждения должны руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. №
Особенности применения
В тех случаях, когда учреждение осуществляет продажу товаров или оказание услуг, выполнение работ, расчеты наличными денежными средствами должны происходить с применением кассового аппарата или по бланкам строгой отчетности.
Законом № 54‑ФЗ устанавливаются исключения, при которых кассовый аппарат можно не применять. Они определены в статье 2:
-
оказание услуг населению (бытовые услуги, раздел 010000 Общероссийского классификатора услуг населению ОК
002-93 (ОКУН), утвержденного постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163) при условии выдачи учреждением соответствующих бланков строгой отчетности, где форма бланков строгой отчетности приравнена к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации; -
если учреждения в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении видов деятельности, которые перечислены в пункте 3 статьи 2 Закона № 54‑ФЗ. Например, обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий.
В этот перечень можно включить и получение наличных денежных средств, которые не связаны с оплатой товаров (работ, услуг). Например, при возврате денег, выданных под отчет, или при возврате займа, а также уплате процентов по нему. Такого мнения придерживается Минфин России в письме от 28 мая 2012 г. № 03-01-15/4-104.
Регистрация, перерегистрация и снятие с учета
До начала применения кассового аппарата необходимо зарегистрировать его в налоговой инспекции, где учреждение поставлено на учет по своему месту нахождения или по месту нахождения обособленного подразделения (письмо ФНС от 15 декабря 2005 г. № 06-9-10/110). Это необходимо независимо от того, является кассовый аппарат самостоятельным объектом или установлен в платежном терминале (п. 1.1 ст. 4 Закона № 54‑ФЗ).
В силу положений приказа Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации» (далее — Приказ № 94н) регистрация кассового аппарата начинается с предоставления в налоговую инспекцию следующего пакета документов (п. 25):
-
заявление по форме, утвержденной приказом ФНС России от 9 апреля 2008 г. № ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники»;
-
паспорт контрольно-кассовой техники (учетный талон);
-
договор на техобслуживание кассового аппарата, заключенный со специализированной организацией.
При регистрации ККТ дополнительно необходимо предоставить:
-
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) (прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью учреждения);
-
журнал учета вызовов технических специалистов (форма № КМ‑8) (прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью учреждения);
-
свидетельство ОГРН (оригинал и ксерокопия);
-
свидетельство о присвоении ИНН (оригинал и ксерокопия).
Внимание!
Если регистрацию (перерегистрацию) ККТ будет осуществлять не руководитель учреждения, а другой работник, то на него необходимо оформить доверенность на право регистрации.
После проверки документов, при отсутствии основания для отказа в регистрации кассового аппарата, с учреждением согласовываются время и место осмотра, который проводится специалистом налогового органа в присутствии представителя учреждения. При осмотре специалист налогового органа обращает внимание на целостность корпуса; проверяет наличие на корпусе марки-пломбы, знака «Сервисное обслуживание» (об образце и нанесении знака «Сервисное обслуживание» на кассовый аппарат сказано в письмах ФНС от 25 ноября 2015 г. № ЕД-4-2/20514@, от 7 сентября 2015 г. № ЕД-4-2/15725).
Отметим, наличие на корпусе знака «Государственный реестр» не обязательно. На это указывает ФНС в письме от 18 февраля 2013 г. № АС-4-2/2696@.
После осмотра в установленном порядке осуществляется опломбирование кассового аппарата маркой-пломбой установленного образца, включение фискального режима, а также активация накопителя фискальной памяти.
Налоговый орган одновременно с регистрацией контрольно-кассовой техники выдает пользователю карточку регистрации контрольно-кассовой техники, а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению (паспорт, учетный талон, журнал кассира-операциониста (все документы должны быть заверены подписью и печатью налоговой инспекции), а также договор на техобслуживание, заключенный со специализированной организацией).
Перерегистрация кассовой техники регламентируется пунктом 75 Приказа № 94н и осуществляется в случаях:
-
замены фискальной памяти или накопителя фискальной памяти контрольно-кассовой техники и программно-аппаратных средств, обеспечивающих некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации;
-
смены адреса места установки контрольно-кассовой техники;
-
изменения наименования бюджетного учреждения;
-
смены центра технического обслуживания.
Снятие с регистрации осуществляется самостоятельно учреждением в случаях:
-
истечения нормативного срока амортизации модели кассового аппарата, исключенной из Государственного реестра. При этом территориальный налоговый орган письменно уведомляет учреждение о снятии с регистрации указанной техники не позднее дня, следующего за днем истечения нормативного срока ее амортизации;
-
исключения сведений о юридическом лице из Единого государственного реестра юридических лиц.
Внимание!
На рассмотрение в Госдуму направлен законопроект №
Оформление документов при работе с кассой
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения производится с помощью расходного кассового ордера (ф. 0310002), подписанного директором учреждения, главным бухгалтером (или замещающими их лицами). Перед началом работы с кассовым аппаратом бухгалтеру (кассиру) необходимо выдать кассиру-операционисту разменные деньги, которые оформляются с помощью расходного кассового ордера, где в строке «Основание» прописывается: «для размена». Выданную сумму бухгалтер (кассир) заносит в кассовую книгу (ф. 0504514) и в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005).
В начале работы с кассой кассир-операционист указывает в журнале (форма № КМ-4) показания счетчиков кассового аппарата на начало дня, которые должны совпадать с показаниями счетчиков на конец предыдущей рабочей смены. По окончании рабочего дня кассир-операционист распечатывает Z-отчет, данные которого вписываются в справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) и журнал (форма № КМ-4). Отметим, в журнале сумму выручки по банковским картам следует указать отдельно. Далее выручка сдается в кассу, где бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и делает запись в кассовой книге.
Напомним, кассовая книга в ручном или электронном виде фиксирует все поступления и выдачу наличных денежных средств учреждения. Она ведется в одном экземпляре, должна быть пронумерована, прошита и опечатана, с заверенным директором и главным бухгалтером количеством листов. Записи в ней копируются с помощью копировальной бумаги. Если кассовая книга ведется в электронном формате, то согласно Инструкции № 157н в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).
По истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих Журналов операций записываются в Главную книгу.
Согласно пункту 4.7 Указаний №
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями.
По окончании отчетного года книга заверяется подписями и опечатывается.
При этом согласно пункту 19 Инструкции № 157н автоматизация бухгалтерского учета субъекта учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных (сводных) учетных документов и отражения операций по соответствующим счетам Рабочего плана счетов при условии обеспечения полной сохранности первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Таким образом, периодичность формирования указанных реестров на бумажном носителе устанавливается субъектом учета в рамках документооборота в соответствии с периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета — Журналов операций (операционного дня, месяца, квартала).
Бухгалтерский учет
В соответствии с пунктом 38 Инструкции № 157н материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, принимаются к учету в качестве основных средств. Объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы (п. 41 Инструкции № 157н). Таким образом, кассовый аппарат в учреждении принимается к учету в составе основных средств. В соответствии с Общероссийским классификатором объектов основных фондов ОК
Техническая поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание на него марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации и перерегистрации кассовой техники, а также замена накопителей фискальной памяти осуществляются специализированной организацией (п. 12 Положения № 470)[2]. В соответствии с Указаниями № 65н[3] по применению бюджетной классификации расходы по оплате договоров на выполнение работ, оказание услуг, связанных с содержанием (работы и услуги, осуществляемые с целью поддержания и (или) восстановления функциональных, пользовательских характеристик объекта), обслуживанием, ремонтом кассовых аппаратов, относятся на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.
В силу статьи 298 Гражданского кодекса учреждения могут осуществлять приносящую доход деятельность согласно своим учредительным документам. Доходы, полученные от указанной деятельности, поступают в собственное распоряжение учреждения, однако казенные учреждения должны их полностью перечислить в доход соответствующего бюджета. Учет расчетов по доходам от реализации товаров, выполнения работ, оказания платных услуг через терминал ведется на счете 0 205 31 000 «Расчеты с плательщиками доходов от оказания платных работ, услуг» (п. 197 Инструкции № 157н).
Доходы от оказания платных услуг в соответствии с Указаниями № 65н отражаются в учете по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.
При использовании кассового аппарата расчеты в учреждении осуществляются как наличными денежными средствами, так и с помощью платежных (пластиковых) карт. Оплата платежными картами требует установки специального оборудования — POS-терминала. Оно может приобретаться учреждением самостоятельно или поступать в пользование от банка в рамках договора эквайринга. В случае самостоятельного приобретения оборудования учреждением его необходимо поставить на учет в составе основных средств на счете 0 101 00 000 «Основные средства», так как оно удовлетворяет условиям пункта 38 Инструкции № 157н. Если оборудование получено в рамках договора эквайринга, его следует учитывать на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование».
Отметим, порядок документального оформления операций, совершаемых с использованием платежных карт, определен пунктами
Произведенные через терминал операции с использованием платежных карт в бухгалтерском учете будут отражаться как денежные средства в пути. Согласно пункту 162 Инструкции № 157н учет таких операций в российской или иностранной валюте в пути осуществляется на счете 0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути». Отметим, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт организации, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны в момент оплаты выдавать покупателям (клиентам) отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки (п. 1 ст. 5 Закона № 54‑ФЗ). При этом оформлять приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и отражать операцию в кассовой книге (ф. 0504514) не нужно. Следовательно, и оснований для отражения на счете 0 201 34 000 «Касса» нет.
В соответствии с Указаниями № 65н расчеты с банком по договору эквайринга необходимо отражать по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Пример 1
Бюджетное учреждение Институт космонавтики реализует сувенирную продукцию через киоск. В марте 2016 года за счет приносящей доход деятельности был приобретен новый кассовый аппарат и POS-терминал, стоимость которых составила 25 500 рублей. В этом же месяце был заключен договор с ООО «Сервис» на техническое обслуживание кассового аппарата. В апреле сервисный центр выставил счет на оплату услуг, которая составила 1200 рублей. В связи с тем что оплата продукции осуществляется как наличными денежными средствами, так и платежными картами через терминал, учреждение заключило с банком договор эквайринга без открытия расчетного счета. Комиссия банка за услугу составляет 0,8 процента от суммы расчетов. Выручка за март составила 27 000 рублей, в том числе за счет оплаты банковскими картами — 21 000 рублей.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие операции:
Дебет 2 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 2 302 31 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
— приобретен кассовый аппарат и POS-терминал по цене 25 500 руб.;
Дебет 2 302 31 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— оплачена поставщику поставка кассового аппарата и POS-терминала в сумме 25 500 руб. Одновременно отражается выбытие денежных средств со счетов учреждения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (п. 367 Инструкции № 157н);
Дебет 2 101 34 310
«Увеличение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 2 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
— принят к учету кассовый аппарат и POS-терминал в составе основных средств;
Дебет 2 109 60 225
«Затраты на работы, услуги по содержанию имущества в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 2 302 25 730
«Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
— приняты к учету расходы по техническому обслуживанию кассового аппарата и POS-терминала в размере 1200 руб.;
Дебет 2 302 25 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения в органе казначейства»
— оплачен счет, выставленный сервисным центром за техническое обслуживание, в сумме 1200 руб.;
Дебет 2 205 31 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит 2 401 10 130
«Доходы от оказания платных услуг»
— начислен доход от продажи сувенирной продукции в сумме 27 000 руб.;
Дебет 2 201 23 510
«Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 2 205 31 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
— отражена выручка в сумме 21 000 руб. от продажи сувенирной продукции, оплата которой произведена посредством платежных карт через платежный терминал, установленный в кассе учреждения. Одновременно отражается поступление денежных средств со счетов учреждения на забалансовом счете 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» (п. 365 Инструкции № 157н);
Дебет 2 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 2 201 23 610
«Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
— поступление на лицевой счет денежных средств от продажи сувенирной продукции в сумме 21 000 руб., внесенных с использованием расчетных (дебетовых) карт плательщиков через платежный терминал, установленный в кассе учреждения. Одновременно отражается поступление и уменьшение денежных средств со счетов учреждения на забалансовом счете 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения»;
Дебет 2 401 20 226
«Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит 2 302 26 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
— начислено вознаграждение за услуги банка по договору эквайринга 168 руб. (21 000 × 0,8 %);
Дебет 2 302 26 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— оплачены услуги банка по договору эквайринга в сумме 168 руб.;
Дебет 2 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 2 205 31 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
— поступление доходов в кассу учреждения от продажи сувенирной продукции в сумме 6000 руб.;
Дебет 2 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Дебет 2 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— сдача денежных средств от продажи сувенирной продукции в сумме 6000 руб. на лицевой счет, открытый в органе казначейства;
Дебет 2 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 2 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— поступление средств из кассы бюджетного учреждения на лицевой счет, открытый в органе казначейства на основании объявления на взнос наличными в сумме 6000 руб.
Контрольные мероприятия
Основные функции осуществления контроля за применением кассовой техники учреждениями возложены на налоговые органы. Основанием для контрольных мероприятий налоговой службы служит приказ Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения» (далее — Регламент № 132н). Так, пунктом 20 определены основные мероприятия контроля.
В первую очередь проверке подвергается выручка, ее оприходование в полном объеме. Основанием для контрольных мероприятий налоговой службы по проверке выручки служит приказ Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей». При этом контрольные мероприятия проходят по финансовым и хозяйственным операциям, совершенным учреждением в проверяемый период. Проводится анализ и оценка полученной информации из представленных учреждением документов. Проверка может проводиться сплошным и выборочным методом. Разница методов заключается в объеме проверяемых финансовых и хозяйственных операций (документов). Например, при выборочном методе могут проверить только выручку за сегодняшний день.
Стоит обратить внимание, что в ходе проверки изучаются документы, связанные с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением кассового аппарата. Одновременно не стоит забывать и о правильном применении и уничтожении бланков строгой отчетности, документов, связанных с выдачей товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), а также по проверке соблюдения требований к кассовому аппарату.
Обратим внимание, объекты государственного (муниципального) финансового контроля определены статьей 266.1 Бюджетного кодекса. Особенности государственного (муниципального) финансового контроля и применения кассового аппарата при осуществлении торговли на сегодняшний день отражены в письме Минфина России от 22 января 2016 г. № 02-10-08/2347. Законодатели разъясняют функции внешнего и внутреннего, предварительного и последующего финансового контроля, а также рассматриваются случаи, когда могут производиться наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Напомним, внутренние контрольные мероприятия должны быть отражены в сформированной учетной политике учреждения: их периодичность, состав проверяющей комиссии.
Ответственность
Если в ходе проверки или рассмотрения дела в суде будет выявлено нарушение законодательства, которое регламентирует основания и порядок применения контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт, то Кодексом об административных правонарушениях предусмотрены наказания в виде административного штрафа в таких случаях, как:
- применение при наличных расчетах за реализуемые товары (работы, услуги) кассового аппарата, не зарегистрированного в налоговых органах, или применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка (например, отклонение времени на кассовом чеке от реального составило более 5 минут, в связи с чем учреждение, которое использовало неисправную кассовую технику, привлекли к административной ответственности в виде штрафа (постановление ВС РФ от 24 ноября 2015 г. № 308-АД15-10504); работник учреждения-продавца не применил кассовый аппарат, а также при отсутствии установленной информации об изготовителе (исполнителе, продавце) либо иной информации. В соответствии со статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях налоговая служба в таких случаях может наложить штраф:
на учреждение — в размере от 30 000 до 40 000 рублей;
на его руководителя — в размере от 3000 до 4000 рублей;
на граждан — в размере от 1500 до 2000 рублей;
- нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций сверх установленных размеров, неполное оприходование в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств. Например, операции по выдаче и возврату разменных денег, а также оприходованию выручки, полученной через кассовый аппарат. Такие операции надо оформить днем завершения рабочей смены кассира-операциониста, даже если старший кассир заканчивает работу раньше, чем кассир-операционист, и если деньги у кассира-операциониста забирают инкассаторы. В этих случаях при проверке налоговая служба может наложить штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
на учреждение — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
на руководителя учреждения — в размере от 4000 до 5000 рублей.
[1] Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н).
[2] Постановление Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» (далее — Положение № 470).
[3] Приказ Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» (далее — Указания № 65н).