Деньги начислены, но…
...возникли трудности с документами. Такая ситуация может сложиться, если скончался сотрудник учреждения. Как соблюсти все правила, установленные законодательством, читайте в статье.
Законодательная база
1. Общий срок исковой давности составляет три года со дня начала течения срока исковой давности (п. 1 ст. 196 ГК РФ).
2. Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ).
3. Отражение сумм оплаты труда, не полученных в установленный срок, производится в бухгалтерском (бюджетном) учете (Инструкция № 157н[1], Приказ № 52н[2]).
4. Предоставление пособия на погребение согласно Закону от 29 декабря 2006 г. № 255?ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
5. Закон от 12 января 1996 г. № 8?ФЗ «О погребении и похоронном деле».
6. Приказ Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами».
7. Коллективный договор.
8. Учетная политика учреждения. Положение об оплате труда учреждения.
Выдача средств родственникам
Основанием для расторжения трудового договора является смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Датой прекращения трудового договора считается день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти.
Формат получения причитающихся начисленных сумм родственникам (иждивенцам) законодательно не ограничен. Поэтому при представлении соответствующих обосновывающих указанный факт документов родственники (иждивенцы) вправе получить заработную плату (начисления по листам временной нетрудоспособности, премии, компенсацию за неиспользованный отпуск и т. д.) путем перечисления денежных средств на их банковскую карту. В указанном случае в заявлении необходимо отразить банковские реквизиты.
Выдача причитающихся сумм родственникам умершего работника из кассы учреждения на основании свидетельства о смерти, расходного кассового ордера и заявления на выдачу депонированных сумм отражается в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими записями:
Дебет 0 304 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения».
Если родственников нет...
Согласно пункту 6.5 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» срок выдачи наличных денег по выплате заработной платы, стипендий и осуществлению других выплат не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Истечение данного срока является основанием для отнесения не полученных денежных сумм на депонент.
Депонент
Бухгалтерский учет расчетов с депонентами регламентирован пунктом 107 Инструкции № 162н[3], пунктами 137, 138 Инструкции № 174н[4] и пунктами 165, 166 Инструкции № 183н[5].
Депонированные суммы не полученной заработной платы согласно реестру депонированных сумм отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 0 304 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами».
При этом невостребованные депонированные суммы после истечения срока исковой давности относятся по результатам инвентаризации на основании приказа руководителя учреждения на финансовый результат деятельности учреждения.
Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету на счет 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета.
Однако согласно методологии бюджетного (бухгалтерского) учета при наличии подтверждающих документов (свидетельства о смерти) и отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) бухгалтерская запись по забалансовому счету 20 не производится.
Оформление первичных учетных документов
Первичные учетные документы организациями государственного сектора оформляются в соответствии с Приказом № 52н.
Аналитический учет расчетов по оплате труда ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071).
Согласно Приказу № 52н депонированная заработная плата отражается в Книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).
Случай в командировке
Возникают случаи, когда работник учреждения умер, находясь в служебной командировке. При этом на дату печального случая начислена заработная плата, выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы.
Что касается выплаты заработной платы, ее необходимо выплатить родственникам умершего согласно нормам гражданского и трудового законодательства, а с вопросом дебиторской задолженности обратимся к Гражданскому кодексу.
Согласно статье 1183 Гражданского кодекса право на получение подлежавших выплате наследодателю, но не полученных им при жизни по какой-либо причине сумм заработной платы и приравненных к ней платежей, пенсий, стипендий, пособий по социальному страхованию, возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алиментов и иных денежных сумм, предоставленных гражданину в качестве средств к существованию, принадлежит проживавшим совместно с умершим членам его семьи, а также его нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали они совместно с умершим или не проживали.
Требования о выплате сумм по вышеперечисленным основаниям должны быть предъявлены обязанным лицам в течение четырех месяцев со дня открытия наследства.
При отсутствии лиц, имеющих право на получение сумм, не выплаченных наследодателю, или при непредъявлении этими лицами требований о выплате указанных сумм в установленный срок соответствующие суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных Гражданским кодексом.
При этом согласно статье 1112 Гражданского кодекса не входят в состав наследства права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, в частности, право на алименты, право на возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается Гражданским кодексом или другими законами.
Также согласно нормам статьи 418 Гражданского кодекса обязательство прекращается смертью должника, если исполнение не может быть произведено без личного участия должника либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника.
Таким образом, удержание суммы дебиторской задолженности, возникшей из подотчетных денежных средств умершего работника, из средств начисленной заработной платы либо требование к наследникам умершего работника погашения долга неправомерны.
Долг умершего работника признается нереальным к взысканию и подлежит списанию на расходы учреждения на основании представленного свидетельства о смерти (нотариально заверенной копии).
Списание нереальной к взысканию суммы дебиторской задолженности отразится в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими записями:
Дебет 0 401 20 273
«Чрезвычайные расходы по операциям с активами»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц».
Учетная политика
Напомним, что учетная политика учреждения это совокупность внутренних локальных актов, положений учреждения, в составе которой утверждается Положение об оплате труда.
В Положении об оплате труда учреждения в том числе утверждаются порядок выплат причитающихся сумм умершему работнику, материальной помощи родственникам на погребение, отражения расходов на погребение самим учреждением.
Обратите внимание, что порядок признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию необходимо отразить в сформированной учетной политике учреждения.
Налоги, уплачиваемые учреждением
НДФЛ
В силу подпункта 3 пункта 3 статьи 44 Налогового кодекса обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физического лица — налогоплательщика или с объявлением его умершим в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации. При этом наследникам вменяется в обязанность погашение задолженности умершего лица либо лица, признанного умершим, в пределах стоимости наследственного имущества.
Согласно пункту 18 статьи 217 Налогового кодекса не облагаются НДФЛ доходы в денежной и натуральной форме, получаемые от физических лиц в порядке наследования, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также открытий, изобретений и промышленных образцов.
Таким образом, обязанности учреждения как налогового агента по уплате налога на доходы физических лиц не возникает.
Кроме того, согласно нормам пункта 2 статьи 266 Налогового кодекса безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа.
Нормы законодательства аналогичны и в отношении исчисления и удержания НДФЛ с выданных под отчет суточных, превышающих установленные законодательно нормы.
Обратите внимание, что доходы, полностью освобожденные от НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса, в справке по форме 2-НДФЛ не отражаются.
По вопросу возврата излишне удержанного НДФЛ: его следует производить в соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса на основании письменного заявления наследников.
Страховые взносы
Согласно нормам Закона от 24 июля 2009 г. № 212?ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212?ФЗ) учреждение обязано начислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование в виде ежемесячного платежа.
Начисление всех страховых взносов не зависит от того, выплачена или нет заработная плата работнику.
Однако, как было сказано выше, согласно пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса смерть работника является основанием для прекращения трудового договора, и, принимая во внимание, что получение результатов обязательного страхования невозможно, зарплата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в пользу умершего работника, не подлежат обложению страховыми взносами.
Расходы на погребение
Пособие на погребение
Выплата социального пособия на погребение производится за счет средств Фонда социального страхования, осуществляется на погребение умерших работавших граждан (в том числе работавших пенсионеров) и умерших несовершеннолетних членов семьи работающих граждан.
Пособие выплачивает организация, в которой работал умерший либо работает один из родителей или другой член семьи умершего несовершеннолетнего.
Размер пособия ежегодно индексируется.
Требования работодателя для выплаты пособия на погребение:
- заявление от супруга, близкого родственника, иного родственника, законного представителя или иного лица, взявшего на себя обязанность осуществить погребение умершего;
- справка о смерти, выдаваемая органами ЗАГС.
Требование от застрахованного лица иных документов неправомерно.
Какие документы необходимо представить для получения социального пособия на погребение, если смерть произошла на территории иностранного государства?
Согласно разъяснениям, представленным в Информации Фонда социального страхования «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», выплата социального пособия на погребение умершего работника, если смерть произошла на территории иностранного государства, осуществляется за счет средств Фонда социального страхования той организацией, в которой работал умерший.
Документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов России по законам соответствующих иностранных государств, признаются действительными при наличии их легализации.
Легализация не требуется, если государство, выдавшее соответствующие документы, является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, заключенной 5 октября 1961 года в г. Гааге. В этом случае для удостоверения подписи проставляется апостиль. Он может проставляться как на самом документе, так и на отдельном листе, скрепленном с документом, и должен соответствовать образцу, приложенному к настоящей Конвенции.
При наличии апостиля на свидетельстве о смерти либо на отдельном листе, скрепленном с ним, справки о смерти, выдаваемой органами ЗАГС, при обращении за социальным пособием на погребение не требуется.
Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса, пункту 1 части 1 статьи 9 Закона № 212?ФЗ сумма пособия на погребение не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Материальная помощь родственникам умершего работника
Коллективным договором, Положением об оплате труда учреждения может быть установлен порядок выплаты материальной помощи близким родственникам работника учреждения в случае его смерти.
Согласно статье 41 Трудового кодекса коллективным договором работодатель вправе утвердить возможность выплаты материальной помощи по определенным основаниям.
Расходы на выплату материальной помощи родственникам умершего работника отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 0 401 20 263
«Расходы на пенсии, пособия, выплачиваемые организациями сектора государственного управления»
Кредит 0 302 63 730
«Увеличение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»
— начислена материальная помощь;
Дебет 0 302 63 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выдана из кассы материальная помощь родственникам умершего работника.
Северная надбавка. Районный коэффициент
Согласно пункту 19 приказа Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами» в состав заработка, на который начисляются надбавки, не включаются выплаты по коэффициентам к заработной плате, единовременному вознаграждению за выслугу лет, вознаграждение по итогам работы за год, выплаты по среднему заработку, материальная помощь, а также выплаты, носящие разовый поощрительный характер и не обусловленные системой оплаты труда.
Таким образом, к материальной помощи, выплачиваемой родственникам умершего работника, северная надбавка, районный коэффициент не применяются.
[1] Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
[2] Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[3] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н.
[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н
[5] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 23 декабря 2010 г. № 183н