Инкассация в учреждении

О. Б. Воробьева

Современные технологии позволяют очень быстро перечислять денежные средства в любую точку мира. Однако наличные расчеты еще имеют место. Сохранность доставки наличных денежных средств от кассы учреждения до хранилища банка обеспечивает инкассация. В статье рассмотрим возникающие у бухгалтера вопросы по инкассации наличных средств.

Порядок проведения

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности учреждение вправе принимать наличные денежные средства в кассу.

Взаимоотношения кредитной организации с клиентами, в том числе по вопросам осуществления инкассации наличных денежных средств, строятся на основании заключаемых договоров. При этом договор инкассации может содержать услуги не только по инкассации наличных денежных средств, полученных от учреждения, но и доставку разменной монеты в учреждение.

Учреждение, лицевые счета которому открыты в органе Федерального казначейства, вправе заключить договор на осуществление инкассаторских услуг при условии, что инкассируемые суммы наличных денег учреждения в соответствии с условиями указанного договора будут внесены инкассаторскими работниками на счет 40116 без зачисления указанных сумм на счета кредитных организаций, оказывающих инкассаторские услуги.

В рамках Гражданского кодекса договор на оказание услуг инкассации наличных денежных средств представляет собой договор возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Порядок ведения кассовых операций регламентирован указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания № 3210-У). При этом юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указаниям № 3210-У исходя из характера своей деятельности и с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денег (специфики учреждения).

Лимит остатка наличных денег это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (касса), после выведения в Кассовой книге (ф. 0310004) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо — ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Указаниями Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указания № 3073?У) определен предельный размер наличных расчетов в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, который равен ста тысячам рублей (п. 6 Указаний № 3073-У).

Порядок внесения наличных денежных средств учреждением в банк регламентируется Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 24 апреля 2008 г. № 318-П (далее — Положение № 318-П).

Порядок действий инкассатора и кассового работника определен пунктами 7.5, 9.6, 9.7 Положения № 318-П:

• инкассаторский работник перед получением сумки с наличными деньгами от учреждения предъявляет кассовому работнику учреждения документы, удостоверяющие личность, и доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, Явочную карточку (ф. 0402303) и порожнюю сумку. При приеме в учреждении сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника проверяет целостность сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке, квитанции к сумке, подписывает Квитанцию к сумке (ф. 0402300), проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает Квитанцию к сумке (ф. 0402300) кассовому работнику учреждения;
• кассовый работник учреждения предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также Накладную к сумке (ф. 0402300) и Квитанцию к сумке (ф. 0402300).

Бухгалтерский учет

Согласно заключенному договору на инкассацию наличных денежных средств предусматривается ежемесячная оплата услуг кредитной организации за предоставленную услугу.

Стоимость указанной услуги в рамках заключенного договора может устанавливаться в фиксированном размере или в процентном отношении к инкассируемой сумме наличных денежных средств.

Расходы на оплату договора, предметом которого является инкассация наличных денежных средств, согласно требованиям Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, подлежат отнесению на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» классификации операций сектора государственного управления.

Операции расходов по оплате инкассаторских услуг учреждениями отражаются с использованием счета 0 109 00 226 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» или счета 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги» согласно сформированной учетной политике учреждения.

Пример 1

Бюджетное учреждение заключило договор, предметом которого являются инкассаторские услуги. Ежемесячный платеж определен в размере 6 254 рублей (в том числе НДС 954 руб.). Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 2 109 ХХ 226
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части прочих работ, услуг»
Кредит 2 302 26 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
— отнесены расходы за услуги инкассации на сумму 5 300 рублей (6 254 — 954);

Дебет 2 210 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»
Кредит 2 302 26 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
— отражен входящий НДС согласно счету-фактуре за услуги инкассации на сумму 954 рубля;

Дебет 2 302 26 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислены денежные средства за услуги инкассации на сумму 6 254 рубля;

Дебет 2 303 04 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»
Кредит 2 210 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»
— принят к возмещению НДС согласно книге покупок и декларации по НДС на сумму 954 рубля.

Пример 2

Бюджетное учреждение при осуществлении приносящей доход деятельности (размещение курсантов по повышению квалификации в общежитии, принадлежащем ему на праве оперативного управления) получило в кассу учреждения 50 125 рублей за проживание. Лицензия на право осуществления образовательной деятельности в объеме часов на повышение квалификации имеется. Также есть калькуляция проживания в общежитии. Лимит установлен в размере 45 000 рублей. Бухгалтерские
записи будут следующими:

Дебет 2 201 23 510
«Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 2 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— денежные средства переданы инкассаторской службе кредитной организации в размере 50 125 рублей с одновременным отражением на забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»;

Дебет 2 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 2 201 23 610
«Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
— поступление денежных средств в размере 50 125 рублей с одновременным отражением на забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»;

Дебет 2 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 2 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— денежные средства в размере 50 125 рублей зачислены на лицевой счет бюджетного учреждения с одновременным отражением на забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Операции по приобретению расходных материалов для осуществления мероприятий по инкассации (пломбы свинцовые, пломбы пластиковые номерные, бечевка) отражаются с использованием бухгалтерского счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения, с учетом положений, предусмотренных отраслевыми особенностями.

При этом пломбиратор с оттисками учреждения бухгалтер вправе принять к учету согласно нормам Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, а также сформированной учетной политике учреждения в составе основных средств.

Ответственность

Частью 1 статьи 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

• при осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров (п. 6 Указаний № 3073-У);
• неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
• при накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Территориальные налоговые органы в случае выявления нарушений в части несоблюдения требований Указаний № 3210?У и Указаний № 3073-У, ответственность за которые установлена КоАП РФ, привлекают виновных лиц к административной ответственности (письмо ФНС России от 9 июля 2014 г. № ЕД-4-2/13338).

Согласно статье 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Вместе с тем работникам учреждения, осуществляющим взаимодействие со службой инкассации, необходимо применять должную осмотрительность.

Перед сдачей денежной наличности необходимо проверить документы инкассатора, график обслуживания, установленный в договоре, и при возникших сомнениях получить необходимую дополнительную информацию от инкассаторской службы.

Обратите внимание, что инкассатор не несет ответственности за утрату денег, если она произошла из-за неосмотрительности сотрудников клиента.

Недостача

Согласно пункту 4.6 Положения № 318-П при выявлении излишка, недостачи в сумке с наличными деньгами определены следующие действия.

В случае предъявления в кредитную организацию сумки с наличными деньгами, имеющей повреждения, а также при расхождении сумм, указанных в Накладной к сумке (ф. 0402300) и Явочной карточке (ф. 0402303), в присутствии лиц, предъявивших такую сумку:

• кассовый работник вскрывает сумку и принимает находящиеся в ней наличные деньги полистным, поштучным пересчетом;
• контролирующий работник передает указанную сумку одному из кассовых работников для пересчета вложенных в нее наличных денег.

Учреждению выдается Квитанция к сумке (ф. 0402300) с проставленным оттиском штампа кассы и оформленным актом вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег;

• от инкассаторской службы составляется акт пересчета наличных денег в произвольной форме в трех экземплярах.

В акте пересчета указываются фирменное наименование кредитной организации или наименование филиала, дата, наименование организации, реквизиты упаковки, причина вскрытия упаковки, наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег, в каком помещении осуществлялся пересчет наличных денег, сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета подписывается лицами, осуществлявшими пересчет наличных денег и присутствовавшими при пересчете наличных денег.

Первый экземпляр акта пересчета передается кассовым работником контролирующему работнику или контролирующим работником — заведующему кассой, второй экземпляр акта пересчета направляется организации, третий экземпляр акта пересчета передается инкассаторским работникам.

Следует отметить, что бюджетное учреждение субъекта Российской Федерации, лицевые счета которому открыты в органе Федерального казначейства, вправе заключить договор на осуществление инкассаторских услуг при условии, что инкассируемые суммы наличных денег бюджетного учреждения, в соответствии с условиями указанного договора, будут внесены инкассаторскими работниками на счет 40116 без зачисления указанных сумм на счета кредитных организаций, оказывающих инкассаторские услуги (письмо Минфина России от 16 декабря 2013 г. № 02-03-007/55345).

Налоговый учет

Налог на прибыль

Определение налогоплательщиков и налогооблагаемой базы по налогу на прибыль дано в главе 25 Налогового кодекса.

Расчет и уплата указанного налога по общей системе налогообложения осуществляется бюджетными учреждениями согласно налогооблагаемой базе, рассчитанной по приносящей доход деятельности.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Вместе с тем подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относит другие (не указанные в данной статье) расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Перечень открытый.

Пунктом 4 статьи 252 Налогового кодекса установлено, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

В рамках сформированной учетной политики (раздел «Учетная политика в целях налогообложения») вознаграждение кредитной организации за услуги инкассации (без НДС) учреждение вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса либо в составе внереализационных расходов на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса.

Сумму НДС, предъявленную кредитной организацией, осуществляющей инкассацию наличных денежных средств, учреждение вправе принять к вычету после принятия указанных услуг к учету при условии, что они приобретены для осуществления облагаемых НДС операций, при наличии оформленных согласно действующему законодательству первичных учетных документов.

Вычет производится на основании счета-фактуры, выставленного кредитной организацией, осуществляющей инкассацию наличных денежных средств, оформленного в соответствии с требованиями налогового законодательства (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ).

При этом налогоплательщик обязан вести раздельный учет доходов (расходов) по операциям, по которым в соответствии с главой 25 Налогового кодекса преду­смотрен отличный от общего порядок учета прибыли и убытка.

НДС

Согласно подпункту 4.1 пункта 2 статьи 146 Налогового кодекса не признается объектом налогообложения выполнение работ (оказание услуг) казенными учреждениями, а также бюджетными и автономными учреждениями в рамках государственного (муниципального) задания, источником финансового обеспечения которого является субсидия из соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

При этом согласно подпункту 4 пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса суммы налога, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, либо фактически уплаченные при ввозе товаров, в том числе основных средств и нематериальных активов, на территорию Российской Федерации, учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг) в случае приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, имущественных прав, для производства и (или) реализации (передачи) товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 Налогового кодекса.